Kdan Mobileが提供する電子サインサービスのDottedSign（ドットサイン）がMicrosoft 社が提供するオンラインストレージサービス、One Drive（ワンドライブ）との連携を開始しました。
本記事では、One Driveと連携することによって実現できる便利なポイントについて詳しく解説します。後半では、One Drive以外にも連携可能なサービスをご紹介していますので、ぜひチェックしてみてください。
目次
DottedSign（ドットサイン）とは
DottedSign（ドットサイン）はKdan Mobileが提供している電子サインサービスです。クラウドベースで契約業務を安全かつ迅速に行うことができ、従来のような紙の契約書への署名作業を自動化することが可能です。また、契約業務の効率化やプロセスの簡易化をすることもできます。
電子サインは、デジタル署名とは異なり、認証や検証のための厳格なテクノロジーは必要ありません。あらゆるデバイスで利用することができ、場所を問わず契約書の準備や締結を完了させることが可能です。そのため、煩雑になりがちな手続きにかかる手間と時間の削減にもつながるのです。
その利便性や作業効率の向上効果から、企業規模の大小問わず多くの企業で採用されています。DottedSignには、タスクのステータスの一元管理や契約書の一斉送信など、豊富な機能が備わっています。また、現在さまざまな外部ツールとの連携を実施しており、さらに便利なツールとして進化を遂げています。
One Driveとは
One DriveはMicrosoft 社が提供するオンラインストレージサービスです。「クラウドサービス」に分類され、インターネットを経由してクラウド上にデータを保存することができます。また、保存したデータを別のデバイスから閲覧・編集したり、他の人と共有したりすることが可能です。似たようなサービスとして、iCloudやGoogle Driveがあります。
One Driveには、無料のプランと有料のプランがあります。無料のプランでは５GBのストレージを利用することができます。有料プランに加入することで、100BTから1TBまでストレージを拡張することが可能です。
DottedSignとOne Driveの連携によって実現することとは？
今回DottedSignとOne Driveが連携したことによって、新たにOne Driveへの自動バックアップが可能になりました。DottedSignでのOne Driveへの自動バックアップ機能とは、DottedSignを通じて依頼された電子署名の契約書をOne Driveへ定期的に自動でバックアップを取得することができる機能です。
DottedSignでは、公開フォームという機能（以下で紹介しています）を利用することで、URLをクリックするだけで依頼された側が署名を確認して、作業を進めることができます。この機能とOne Driveへの自動バックアップ機能を組み合わせることで、依頼者はお客様へ署名を依頼した後にOne Driveから閲覧するだけで契約書の確認が可能になります。書類の確認作業だけでなく、One Driveから手動で契約書を一括ダウンロードすることも可能です。定期的に自動バックアップされた契約書を確認し、ダウンロードするまでの流れがOne Drive上でスムーズに行うことができ、One Driveユーザーの方はより快適に契約書の保存・管理を実現することができるのです。
このようにDottedSignは様々な外部のサービスと連携することで、より便利に契約業務を行うことができます。One Drive以外にも最近連携が可能になった外部サービスがいくつかあります。後半では、その他の外部連携が可能なサービスについてもご紹介します。
最近アップデートされた３つの機能を紹介
ここでは、最近アップデートされた便利な３つの機能、公開フォーム、ダッシュボード、モバイルパネルについてご紹介します。
・公開フォーム
公開フォーム機能とは、DottedSignの契約書テンプレートからリンクを生成して、顧客にメールやLINE、ビジネスチャットツールなどのメッセージにURLを添付することで簡単に契約書を送信することができる機能です。
電子署名の依頼を受ける側は、送られてきたリンクを開くだけで契約書を開くことができます。複数のアプリを横断したりする必要がなく、簡単に署名をすることができるため、初めての方でもスムーズに利用することができます。
また、署名を依頼する側も従来の電子契約プロセスのように、契約書をPDFファイルで作成し、メールに添付して送信する作業を省くことができます。契約書の共有をより簡単に行えるため、署名を依頼する側、依頼を受ける側の双方にとって嬉しい機能です。
・ダッシュボード
ダッシュボード機能は、管理コンソールにログインした後、色々なレポートを閲覧できる、いわばレポートページです。レポートにアクセスできる管理者が「サマリー」や「ユーザー別」などでデータを閲覧でき、チームの達成率や業務効率を分析することができます。
DottedSignを通して行われている署名契約の進捗データを元に署名タスク数や署名完了率、署名完了時間などの分析も可能で、業務の改善やチームの課題発見に役立ちます。インターフェイスで直接レポートを見ることができるだけでなく、データをCSVファイルでエクスポートして、ビジネスユーザーによる拡張管理も可能です。
・モバイルパネル
モバイルパネル機能とは、PC端末でサインを作成する際、PC画面上のQRコードをスキャンすることで、スマートフォンやタブレットなどの装置上でサインを書くことができる機能です。
パソコンでサインを作成する場合、今まではマウスやタッチパッドなどを使用してサインを書く必要がありました。しかし、マウスだと案外書くのが難しく、きれいに書けずに苦戦した経験がある方も少なくないでしょう。モバイルパネルを利用することで、パソコンでの電子署名をスマートフォンやタブレットでの署名に変換し、指やタッチペンできれいにサインを書くことができます。
ビジネスの場面で署名を求められることは多く、特に社長や経営者、決定権を持つ社員の場合、その人物の署名＝ハンコとしての効力があります。デジタル化が進んでいる昨今、会社の重要書類にハンコ代わりに署名をする機会も増えてきています。そのため、署名はできるだけきれいに、誰が書いたのかしっかりと分かるものである必要があります。今までマウスで思うようにサインを書けなかった方にとって非常に重宝する機能と言えるでしょう。
One Drive以外の連携事例を紹介
ここでは、最近DottedSignと連携できるようになったLINE WORKSとTeamsについてご紹介します。
・LINE WORKS
LINE WORKSは一般のLINEと同じように利用できるビジネス用のチャットツールです。今やほとんどの方が使用しているLINEですが、LINE WORKSは普段のトークと同じ画面でテキストやスタンプの送信ができるため、導入後、誰でもすぐに使い始められるのが大きな特徴です。会社内やチーム内でのやり取りだけでなく、取引先やお客様との連絡も可能です。例えば、お客様から「LINEで連絡を取りたい」と言われた場合には、LINE WORKSを使ってお客様の通常LINEアカウントと連絡を取ることもできます。
また、チャット以外にも通話やタスク管理・情報共有などができるため、ビジネスに欠かせない円滑なコミュニケーションを図ることが可能です。
DottedSignとLINE WORKSが連携したことで、BtoC、BtoBの契約業務の進捗確認作業を自動化し、業務の効率化を実現することが可能になります。DottedSignから署名リクエストを受け取った際や、送信したタスクが完了した際には、LINE WORKS上で通知を受け取ることができます。そのため、お客様に確認連絡をしたり、進捗をDottedSignに毎回見に行く手間と時間を省くことができます。
また、社内の経費精算や承認業務を電子化し、DottedSignで処理された業務の通知をLINE WORKSで受け取ることもできます。LINEとつながる唯一のビジネスチャットであるLINE WORKSとの連携は、今後ますます利便性の高い機能の拡充が進んでいきます。
・Teams
Microsoft社が提供しているMicrosoft Teamsは、チャット、電話、ビデオ共有を1つの場所にまとめたツールです。ビジネスチャットツールとして利用している企業も多く、使ったことがある方も多いのではないでしょうか。
DottedSignとTeamsが連携したことで、Microsoftユーザーがより簡単に電子署名による契約を行うことができるようになり、契約業務を含む全ての作業をシステム上で完結させることが可能になります。そのため、Teamsでオンラインミーティングを行うだけでなく、契約書に署名をしたり、資料の管理も一括して行うことができるのです。
リモートワークや外出先で作業を行う機会が増えている現在、ユーザーのハイブリットオフィス体験や企業のリモートコラボレーションニーズに十分に応えられるものになっています。
まとめ
いかがでしたか？今回はDottedSignとOne Driveの連携したことにより、新たに加わったOne Driveへの自動バックアップ機能についてご紹介しました。それにより、DottedSignを通じて依頼された電子署名の契約書をOne Driveへ定期的に自動でバックアップを取得することができ、One Driveからいつでも最新の状態の書類を確認することが可能です。今後も便利な機能が追加され、よりスムーズに契約業務を進められるよう進化を遂げていくDottedSignにぜひご注目ください。
