2022年5月に賃貸物件の電子契約が解禁され、電子ファイルにインターネット上で署名をすることで、オンライン上で賃貸契約を完結させることができるようになりました。
本記事では、賃貸物件の電子契約について詳しくご紹介します。後半では、誰でも簡単に電子契約ができるサービスもご紹介していますので、ぜひチェックしてみてください。
目次
賃貸借契約書とは？
賃貸借契約書は、マンションやアパートなどの賃貸物件を借りるための契約書で、物件の内容や賃貸条件が記されています。賃貸人と賃借人の双方が内容を確認し、合意の元に賃借人が署名・捺印することで契約が成立します。
従来の不動産取引では、宅地建物取引業法に基づき、書面による交付が必要なものがありました。それが重要事項説明書と賃貸借契約書です。賃貸借契約書は37条書面といい、宅建士の記名・押印が必要なため、書面での交付が義務付けられていました。
賃貸借契約書は電子契約で締結できるの？
前述の通り、書面での交付が義務付けられていたそれらの書類ですが、2017年に賃貸借契約における「重要事項説明の対面原則」の規制緩和開始をきっかけに、2019年10月1日からの3ヵ月間、国土交通省は「重要事項説明書等(35条、37条書面)の電磁的方法による交付(電子書面)に関する社会実験」を試験的に実施しました。
その後、ガイドラインを見直して2020年9月から社会実験を再開し、実施した登録事業者からの「時間短縮」「保管しやすい」といったアンケート結果を踏まえ、対象書面の電子化を進めていく流れとなりました。
そして2021年9月の「デジタル改革関連法」の施行によって本格的に電子化が解禁され、重要事項説明書や賃貸借契約書は2022年5月に電子化することが可能となりました。
賃貸借契約書を電子化するメリットをご紹介！
不動産会社によっては、まだ電子契約を導入していない場合もありますが、不動産賃貸の仲介業者が電子契約を導入することで、仲介業者・賃貸ユーザーの双方にメリットがあります。ここでは、賃貸借契約書を電子化するメリットを解説します。
ユーザーの部屋探しや内見の負担を軽減できる
不動産賃貸の仲介業者が電子契約を導入することで、賃貸ユーザーの時間的負担を軽減することができます。最近では、不動産ポータルサイトや不動産会社の公式サイトが充実しているため、お客様自身がインターネット上で部屋を探すケースが増えています。そのため、初回の来店時には、希望の物件がすでに決まっているという方も少なくありません。
また、現地を訪れずにオンライン内見のみで物件を決める方も一定数いるでしょう。なるべく早く入居を希望している方や、契約手続きに十分な時間を取れない方の中には、手続きのためだけに不動産会社を訪問することを煩わしく感じる場合もあります。
電子契約を活用することで、相談から契約締結までの手続きが全てオンラインででき、ユーザーの時間的な負担も最小限に抑えることができます。
収入印紙が不要になる
賃貸借契約書が電子化されると、契約書を作成した際に添付しなければならない収入印紙も不要になります。
収入印紙は印紙税を納めるために貼付するもので、紙で作成される契約書等に課せられる税です。そのため、売買代金といった書面に記載されている金額に応じて印紙税を納めなくてはなりません。建物のみの場合はもともと非課税扱いですが、土地の賃貸借には印紙税がかかりますので収入印紙を貼付して納税します。
ですが、印紙税は紙で作成される契約書などを対象としているため、電子化された契約書等は課税対象外となります。つまり、印紙税を納める必要がなくなる為、金銭的な負担が無くなり、収入印紙の用意や貼付作業の手間も不要になるのです。
契約完了までの時間を短縮できる
電子化することによって、契約完了までの時間を大幅に短縮することができます。紙の契約書は、書類の作成、印刷、郵送、お互いに署名や捺印をするなど、相当な時間がかかります。書類に不備などがあると、修正のやり取りでさらに時間が掛かるでしょう。そのため、契約の内容は既に決まっているにも関わらず、契約が完了するまでに終日〜1週間以上かかることも珍しくありません。
電子化することで、契約書の作成から契約締結まで全てオンラインで完結させることができるため、郵送でのやり取りの時間を省くことができます。早ければ、その日のうちに契約を完了させることも可能でしょう。
これは契約当事者双方にとってのメリットとなります。忙しい賃貸ユーザーは郵便物を受け取ったり、何度も店舗に足を運んだりする手間が省け、早く物件を利用することができます。仲介業者は業務を効率化することができるだけでなく、紙代や印刷代など様々なコスト削減を実現することができるでしょう。
テレワークにも対応できる
仲介業者が紙で契約書を作成する場合には、書類を印刷したり、捺印が必要となり出社を余儀なくされてしまいます。電子化することで、インターネット環境があれば場所を問わず契約手続きを進めることができ、出張先や外出先、在宅ワークなどでもお客様とやり取りすることが可能です。また、出先や移動中などのスキマ時間を活用して作業を進めることができるため、業務の効率化を図ることができます。
コロナ禍で日本のデジタル社会の遅れが顕在化しましたが、今まで出社せざるを得なかった会社でも、電子契約を導入することでテレワークの推進や地方に住む有能な人材の活用なども積極的に行うことができるのです。
契約書の管理・検索が容易になる
今までの紙の契約書は、原本をファイリングして管理しておく必要がありました。そのため、書類を閉じたり探したりする手間や、書類の管理場所を用意しておかなければいけませんでした。
電子化することで、それらの手間も省くことができます。電子データとして保管ができるので、場所も取らず、必要な時に表題や日付、キーワードで検索して目的の書類を素早く見つけることも可能です。紙の書類を1ページずつめくって探すような時間や手間ももう必要なくなります。
一般的には電子契約のクラウドサービスを利用しますので、クラウド上で書類を管理することで、インターネット環境があれば、いつでもどこでもファイルにアクセスすることが可能になります。また、万が一端末が壊れてしまった場合でもファイルを失ってしまうリスクからも守ることができます。
賃貸借契約書は電子契約で作成しよう！
今回の法改正によって電子契約が広く認められるようになり、今後はさらに電子化が普及していくでしょう。
電子契約の導入により、社内業務の効率化や様々なコストの削減を実現することができます。それにより、社員が働きやすい環境を整えたり、自社の収益増を見込める点は大きな魅力です。また、賃貸ユーザーにとっても、契約締結のプロセスを短縮でき、店舗に何度も足を運ぶ手間と交通費を節約することができるメリットがあります。
しかし、「どんな電子契約サービスを使ったらいいかわからない・・」という方も多いのではないでしょうか？ここでは、電子契約が初めての方でも簡単に署名ができるDottedSign（ドットサイン）についてご紹介します。
「DottedSign（ドットサイン）」の紹介
Kdan Mobileが提供している電子サインサービス、DottedSignはクラウドベースで契約業務を安全かつ迅速に行うことができ、あらゆるデバイスで場所を問わず契約業務を完結させることができます。アカウントを持っていない初めての方でも簡単に署名ができるため、電子契約に不慣れな方でも安心して利用することができます。
電子サインは、デジタル署名とは異なり、認証や検証のための厳格なテクノロジーは必要ありません。そのため、煩雑になりがちな手続きにかかる手間と時間の削減にもつながるのです。
また、契約業務の効率化やプロセスの簡略化を行うことも可能です。これまでの「暗黙の了解」や曖昧なルールを排除し、改めて契約の起案者、チェック者、決裁者などを明確にすることで最も効率的な契約フローを自然と定着させることができます。
まとめ
いかがでしたか？これまで紙の契約書、対面での手続きが義務とされていた賃貸借契約書もようやく電子化が可能となりました。家を借りる世代は年配の方よりも若い方が多いので、従来のアナログなやり方のみでやり続けていると、「まだ紙の契約書しかないの？」と思われて機会損失をしてしまいかねません。社内の業務効率化やコスト削減のメリットだけではなく、お客様一人一人のニーズに合わせた対応や顧客獲得の手段の一つとして考えてぜひ早めに電子化の導入を検討するようにしましょう。
