【介護 x DX】介護業界における書類の電子化について解説！

世界中で急速に進んでいるDX（デジタルトランスフォーメーション）。さまざまな業界でDXへの取り組みが始まっており、私たちの生活がより便利に、業務がより効率化されています。そのような中で、介護業界でもDXへの取り組みが行われているのはご存知でしょうか。介護とDXがどのように結びつくのか、いまいちピンと来ない方もいるかもしれません。

そもそもDXとは、デジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）の略称で、デジタル技術を活用することで、消費者の利益や自社の組織風土・ビジネスモデルの革新などを行うこと。「デジタル技術を使って私たちの生活をより良くする取り組み」を指しています。介護業界でも、デジタル技術を活用して、デジタル化することでより良くできる業務はたくさんあります。

そこで本記事では、介護業界におけるDXについて、メリット・デメリットや電子化できる書類など、あらゆる視点からご紹介していきます。

電子化可能な書類を紹介

令和3年度、介護報酬改定により、介護業界における電子契約の利用が可能になりました。具体的には、「利用者等への説明・同意」「諸記録の保存・交付等」の2点について、原則電子化が認められています。これにより、介護に関わるさまざまな書類が電子化できるようになったのです。介護業界で使用する書類の中には、電子化できるものが多く存在します。

例えば、重要事項説明書。重要事項説明書は、売り手（サービス事業者側）が買い手（被介護者やその家族）に対して、契約上の重要な事項を説明するための書類です。介護施設へ入る際などは、契約時に重要となるポイントを必ず説明しなければなりません。こういった書類を電子化して交付できるため、これまで郵送で送付したり直接持参していたものを、電子メールで送ることが可能になります。さらに、保管もしておけるため、関係者は探すのがより簡単になります。家族の書類を家に保管しておいてどこにあるかわからなくなるより、関係している人にメールで一斉送信しておいた方が、探す手間も省けますよね。

介護業界で電子化可能な書類は重要事項説明書以外にもさまざまなものがあります。被介護者とその家族の希望に沿って、支援の方針や課題、目標、そして提供予定のサービス内容などをまとめた介護計画書やケアプラン。介護施設に入所の申請を行う際に提出する介護施設利用申込書なども、電子化することができます。

介護DXのメリットとデメリットは？

上記では、介護業界でもDXへの取り組みが進んでおり、その一例として書類の電子化、電子契約が可能になったことをお伝えしました。では、実際に介護DXが促進されると、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

メリット

介護DXは、従業員、顧客共に手間を省いて作業効率を向上できることです。先程ご紹介したような書類を電子化することで、自宅訪問の手間が省けたり、契約にかかる時間を大幅に削減できることで、双方にとって効率良く契約を進めることができます。効率良く進められることで、余ったリソースを必要としているところに配分することができるため、人材不足の解消や、無駄なコストの削減にも繋がります。

また、DXとは書類の電子化だけではありません。その他にも、介護用のソフトを導入することで書類作成や保管、顧客管理などにかかる時間が削減できたり、データを活用することでより効果的な介護ができるようになります。あらゆる情報をクラウド上で管理することで、情報漏洩を防止できたり、データの紛失を防ぐこともできます。さらに、ツールを使ってグループ介護の際に従業員同士で情報を素早く共有したり、行動履歴を残すことができたりと、さまざまな場面で介護DXによるメリットが存在します。

デメリット

一方でデメリットは、介護DXを進めるためには、導入コストや教育コストがかかることです。新しくツールを導入するためには初期費用や管理費用がかかります。また、新しいものを導入する際に既存のツールとの互換性を良くするためには導入するだけでなく、既存のシステムを変えなければならない場合もあるかもしれません。さらに、ある程度デジタルに詳しい人材や使いこなせる人材も必要となります。そのため、外部からそういった人材を引っ張ってくるための採用コスト、または内部でそういった人材を育成するための教育コストがかかるのがデメリットではないでしょうか。

何事にもメリット・デメリットが存在するように、介護DXにももちろん両方が存在します。そのため、現場に本当に必要なものを見極め、DXの目的を明確にしてから検討した方が良いでしょう。また、介護DXを進めるにあたって、従業員との認識合わせや情報伝達は必須です。

介護DXにおすすめツール

最後に、介護DXにおすすめのツールを3つご紹介します。

1. 勤怠管理システム導入

まず始めにご紹介するのは、勤怠管理システムです。介護業界では、さまざまな職種や雇用形態の従業員がシフト制で勤務している場合が多い傾向にあります。加えて、訪問介護の場合には外勤も発生するなど、職員の勤怠管理を行うのは容易ではありません。そのため、勤怠管理でミスが発生することも少なくありませんでした。

そこで、介護DX促進の流れを受けてさまざまな施設が取り入れ始めたのが、勤怠管理システムです。勤怠管理システムを導入することで、従業員はスマホやPC、ICカードなどで出退勤の打刻が可能で、休暇の情報や打刻データが自動で集計されます。他のツールと組み合わせることで、労務管理や給与計算も簡単に行うことができるようになります。

2. ベッドセンサーカメラ

続いては、ベッドセンサーカメラです。ベッドや周辺機器に設置するセンサーカメラ。ベッドセンサーカメラを設置することで、センサー機能で利用者の身体の状態や離床を確認することができます。実際にその場にいなくても状況確認が可能なため、巡回の回数を減らしたり、一日の動きを記録したりできるのがベッドセンサーカメラの良い点です。また、巡回回数が削減できることで、リソース配置の見直しや、従業員の夜勤の精神的な負担削減にも繋がります。

3. 電子契約ツールの導入

そして最後は、電子契約ツールの導入です。前述した通り、介護業界では電子契約の使用ができるようになり、あらゆる書類を電子化することでコスト削減や業務効率化を実現できます。電子契約ツールの中には、対面署名ができる機能が搭載されているものもあります。電子契約の対面署名とは、介護だけでなく、エステや不動産など接客をして対面で書類に署名をしてもらう場面が多い業界で使われているもので、タブレットを使って電子契約書に直接署名をすることができます。電子契約ツールはここ数年で色々な種類が登場していますが、その中でもセキュリティ性が高く、安全に使えるものを選ぶことで、データ紛失や情報漏洩のリスク削減もできるのがメリットです。

以下では、数ある電子契約サービスの中でも特におすすめのDottedSignについてご紹介しています。

電子契約サービス DottedSign（ドットサイン）

DottedSign（ドットサイン）とは、Kdan Mobileが提供している電子契約サービスです。クラウドベースで契約業務を行うことが可能で、契約締結のすべての作業をオンラインで完結させることができます。DottedSignは、タイムスタンプ機能やOTP（ワンタイムパスワード）機能、バックアップ機能などを駆使して、高いセキュリティ性を担保しているため、ユーザーも安心して使うことができます。文書やファイルの暗号化に加えて、OTPにより、一度きりしか使用できないランダムなパスワードを任意の連絡先に送信して認証を行うことができます。タイプスタンプ機能は、契約書が存在した日時を証明してくれるため、非改ざん性や本人性への信頼も高い電子契約ができます。

高い安全性以外にも、上記で記載した対面署名機能や、その他豊富な機能が搭載されています。よく使う契約書の項目を保存して再利用できるテンプレート機能、契約書テンプレートからリンクを生成し、顧客にメールやLINE、ビジネスチャットツールなどのメッセージにURLを添付・送信することができる公開フォーム機能。さらに、タスクの一括送信や一元管理ができるダッシュボード機能など、さまざまな機能を活用することで、業務効率化を実現します。DottedSignについての詳細が気になる方は、ぜひ以下の公式HPを確認してみてください。

［HP］https://www.dottedsign.com/ja