企業間や個人間など、ビジネス上で日々交わされるさまざまな契約書。最近では電子化する企業も増えてきていますが、まだまだ紙媒体でやり取りをしているところも多いのではないでしょうか。紙媒体の場合、郵送作業が必要になりますよね。
しかし契約書には機密情報や重要な情報が記載されていることも多く、普通の手紙のように送って良いのか、何か特別な郵送方法があるのではないか、と不安になることもあるかもしれません。
そこで本記事では、契約書の郵送方法についてご紹介します。
郵送の際に気をつけるべきポイントやマナーなど、契約書を初めて郵送する前に確認しておくべき事項が盛りだくさんです。また最後には、契約書の電子化についても記載しています。
是非参考にしてみてくださいね。
目次
契約書の送り方とは？
ほとんどの場合、契約書の郵送方法は「郵便」です。契約書は重要な書類のため、予定通りに届かないというトラブルを防ぐためにも、「特定記録郵便」・「レターパック」・「簡易書留」の中から郵送方法を選ぶと良いでしょう。
- 特定記録郵便
- レターパック
- 簡易書留
特定記録郵便とは、郵便局が郵便物やゆうメールの引受けを記録するサービスで、記録に残したい時や確実に郵送物を届けたい時におすすめです。特定記録郵便はポストへの投函は不可となっています。そのため、特定記録郵便で郵送したい場合は直接郵便局の窓口に行く必要があります。
レターパックは、A4サイズ・4kgまで全国一律料金で、信書も送れるサービスです。郵送物の配達状況を追跡することが可能です。また、窓口への差し出しだけでなくポストへの投函も可能で、土日祝日も配達してくれるのが特徴です。レターパックは、対面で配達して受領印を受け取る「レターパックプラス」と、郵便受けに配達する「レターパックライト」の2種類から選ぶことができます。レターパックは、郵便窓口やコンビニ、ネットショップ等で購入できます。まずはレターパックを購入し、書類を中にいれてポストに投函または郵便局へ行きましょう。
最後は簡易書留。簡易書留でも、特定郵便記録やレターパック同様、引受けから配達までの郵便物等の送達過程を記録することができます。さらに、万一ゆうパックを除く郵便物等が壊れた場合や届かなかった場合は、原則として差出の際に申し込んだ損害要償額の範囲内で、実損額を賠償してくれるサービスです。簡易書留も、特定記録郵便と同じでポスト投函はできないため、郵便局の窓口に行く必要があります。
これら3つの郵送方法に共通する事項として、何かしらの「記録が残せること」です。契約書は重要書類のため、郵送物が送付された記録を残せたり、追跡できる方法で郵送することをおすすめします。
契約書を郵送する際に気をつけるべきポイントを解説
契約書の郵送方法を具体的に3つご紹介しました。
以下では、送る際に気をつけるべきポイントについてもご紹介していきます。
契約書は信書に該当する書類
契約書は、信書と呼ばれる書類です。信書とは、郵便法及び信書便法において「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」と規定されています。信書には契約書の他に納品書や年金に関する通知書・申告書、結婚式の招待状などさまざまな種類のものが含まれています。契約書を含む信書は、法令で定められた方法で送付しなければなりません。
具体的には、日本郵便、または国から許可を得た企業が提供している信書の郵送サービスを利用する必要があるのです。契約書は、法令で定められたもの以外のメール便や宅配便などで送付すると法令違反となり、3年以下の懲役または300万円以下の罰金が科されてしまうので、要注意です。
法律（郵便法第四条）
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昭和二十二年法律第百六十五号
郵便法
第四条（事業の独占） 会社以外の者は、何人も、郵便の業務を業とし、また、会社の行う郵便の業務に従事する場合を除いて、郵便の業務に従事してはならない。ただし、会社が、契約により会社のため郵便の業務の一部を委託することを妨げない。
② 会社（契約により会社から郵便の業務の一部の委託を受けた者を含む。）以外の者は、何人も、他人の信書（特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書をいう。以下同じ。）の送達を業としてはならない。二以上の人又は法人に雇用され、これらの人又は法人の信書の送達を継続して行う者は、他人の信書の送達を業とする者とみなす。
③ 運送営業者、その代表者又はその代理人その他の従業者は、その運送方法により他人のために信書の送達をしてはならない。ただし、貨物に添付する無封の添え状又は送り状は、この限りでない。
④ 何人も、第二項の規定に違反して信書の送達を業とする者に信書の送達を委託し、又は前項に掲げる者に信書（同項ただし書に掲げるものを除く。）の送達を委託してはならない。
契約書は宅配便では送れない！
上記と一部同じ内容となりますが、契約書は宅配便では送ることができません。宅配便で送ってしまうと違反となるため、郵送で送るよう気をつけた方が良いです。
最初にご紹介した3つの郵送方法のどれかで送付すれば問題ないため、それ以外での郵送はしないようにしましょう。
契約書を郵送する際のマナーを紹介
また、契約書を郵送する際は郵送方法以外にも気をつけるべきマナーが存在します。そこで、契約書を郵送する際のマナーを具体的に3つご紹介します。
契約書は折らずにクリアファイルに挟んで送る
まず、契約書は折らずにクリアファイルに挟むことです。お知らせや手紙などは3つ折などにして封筒に入れ、郵送することもありますが、契約書は基本的には折らずに郵送します。契約書は非常に重要な書類であり、送付先がファイルに綴じて保管するケースも少なくありません。そのため、折り目がつかないようにクリアファイルに挟んで送付しましょう。また、契約書は枚数が多く物理的に折りたたむとかさばったり、折りたたむことに向いていないというのも理由の1つです。クリアファイルに挟むことで雨などから書類を守る効果もあります。
契約書に送付状を添付して送る
続いて、契約書を郵送する際は送付状を添付するのもマナーです。送付状とは、同封書類の内容を記載するものです。日付や送り主、送り先の名前などと共に、同封する書類の名前を記載します。「何が送られてきたのか」「どのような内容なのか」「いつまでに返送すれば良いのか」などを端的に記載し、相手に書類が届いた際に対応がわかりやすくなります。企業によっては、契約書の締結者である本人以外が開封をすることも少なくありません。そのため、送付状を添付することは必須と言えるでしょう。また、送付状には挨拶の意味も込められており、「本来であれば手渡しすべきところを送付で失礼します」といった意味合いもあるため、マナーとして添付するとより印象が良くなります。送付状は、カバーレター、挨拶状、添え状など他の名称で呼ばれることもあります。
返信用の封筒も同封する
最後に、返信用の封筒も同封することが契約書郵送時のマナーとされています。契約書に署名や押印をして返送する必要がある場合、返信用の封筒も同封します。同封しておかないと、相手方は返信の際に封筒と切手の準備をして、宛名を書いて送らなければなりません。相手方の手間を省くためにも、契約までの時間を短縮するためにも、返信用封筒の同封は必須です。
電子契約を活用すれば郵送コストや手間を省くことができる
ここまで、契約書を郵送する際の詳細についてご紹介してきました。いずれも、窓口に行ったりポスト投函をしたり、書類印刷や宛名書きなど、契約書を郵送する際には多くの工程があり、あらゆる作業が必要となります。
最近では、これらの手間や時間を省き効率化するために、契約書の電子化が主流となってきています。そこで、電子契約とおすすめの電子契約サービスをご紹介します。
電子契約とは？
電子契約とは、これまで紙媒体で行っていた契約を電子化したものです。紙の契約書の場合は、ここまで記載してきた通り、当事者同士が押印を交わしたり、郵送したり、書類を物理的に保管したりしなければなりませんでした。これに対し、電子契約では電子署名を付与し、オンラインで送付してクラウド上に保管するだけ。契約書の作成から、契約締結が完了するまで一連の作業がすべて電子化され、かかる手間や時間が圧倒的に少なくなるのです。
電子契約では保管場所や郵送も不要になる上に、過去の契約書を簡単に検索することも可能です。紙の契約書の場合はカテゴリーごとに手作業で分けて、保管場所やラベルを作成していたものが、パソコン上でキーワードや日付、書類の名前を検索するだけですぐに振り返ることができます。今では、ツールを使えばタイムスタンプや電子署名で本人性や非改ざん性も証明することもできるため、セキュリティ面を考慮しても安全に契約を取り交わせます。
書類の送付・受領・管理どれにおいても、スピーディに行うことができるのが、電子契約のメリットです。さらに電子契約の場合は印紙は不要です。そのため、印紙代がかからないのも企業にとっては魅力的な点ですよね。紙媒体から電子契約に切り替える企業も多く出てきているのです。
このように注目されている電子契約ですが、最後におすすめの電子契約サービス「DottedSign（ドットサイン）」をご紹介します。
DottedSign（ドットサイン）とは？
モバイルでも、PCでも
いつでも契約締結 DottedSign（ドットサイン）
DottedSign（ドットサイン）とは、Kdan Mobileが提供している電子契約サービスです。DottedSignを使うことで、クラウドベースで契約業務を行えます。機能の豊富さや安全性の高さ、使いやすさがユーザーに好評で、機能には「タスクの一括送信」や一元管理ができる「ダッシュボード機能」、よく使う契約書の項目を保存して再利用できる「テンプレート機能」など、さまざまなものが存在します。種類が多く、全機能は書ききれないですが、どの機能も作業効率をアップしてくれるものばかりです。
また、さきほど触れた本人確認などの安全性についても、OTP（ワンタイムパスワード）機能やタイムスタンプ機能がついているため、ユーザーは安心して使うことができます。詳細が気になる方は、ぜひ以下の公式HPを確認してみてください。
公式 Dotteds Sign はこちら
公式 Kdan Mobile はこちら
まとめ
いかがでしたか？今回は契約書の郵送方法や電子契約について記載しました。皆さんもぜひ一度、電子契約を使って便利さを実感してみてください。
