リモートワークやハイブリットワーク、時短勤務などさまざまな働き方が普及しはじめている中で、個人が働く場所も時間も選んで自由に働ける環境が当たり前になりつつあります。アフターコロナの現在でもこういった動きが継続され、リモートワークと出社を選択できるようになったり、フルフレックス、フルリモートで働ける企業も増えてきているのではないでしょうか。
働き方の多様化に伴って、変化せざるを得なかったものの1つが、契約書です。従来、紙媒体で行っていた契約締結の作業は、郵送や捺印が必要となり、出社しないと行えない作業も多く含まれていました。そのため、契約締結業務は次々と電子化され、契約書も電子契約で完結させる企業が増加したのも事実です。
KDANが提供している「DottedSign（ドットサイン）」は、まさに需要が高まっている電子署名サービスであり、KDANの中でも中心となる業務効率化サービスです。そんなDottedSignに、この度新機能である「合併署名」機能が追加されました。
そこで本記事では、改めてDottedSignの概要をご紹介すると共に、新しく追加された「合併署名」機能について使い方や目的などを詳しくご紹介していきます。
目次
DottedSign（ドットサイン）とは？
DottedSignとは、KDANが提供している電子署名サービスです。DottedSignを使うことで、クラウドベースで契約書の作成から署名作業まで、契約締結の一連の作業をすべてオンラインで完結させることが可能なため、従来の紙媒体に比べて効率的、且つコスト削減に繋がるとして注目が集まっています。直感的で誰でも簡単に使いこなすことができる点がユーザーから好評なDottedSign。すでに多くの企業で導入されています。
料金は無料版から選ぶことが可能で、無料でもある程度の機能が使用可能となっています。さらに、3つのプランから各企業に合ったプランを選んで機能を追加することもできます。使いやすさや価格、どちらにおいても試しやすく導入の敷居が低いのが特徴です。さらに、セキュリティの担保にも力を入れており、、全契約プロセスの暗号化やOTP（ワンタイムパスワード）機能、監査トレイルの提供によって、全プロセスのアクティビティ追跡が可能な機能なども搭載されています。ビジネス上で扱う書類には、機密情報や個人情報が含まれているものも多く存在するため、セキュリティが担保されていることでユーザーも安心して使えるのではないでしょうか。
本記事では、そんなDottedSignに新たに追加された「合併署名」機能について詳しくご紹介します。その他にもあらゆる機能が使用できるので、公式HPでその他の機能についてぜひ確認してみてください。
「合併署名」機能とは？
今回新しくDottedSignに搭載された合併署名機能とは、複数のドキュメントを1つの署名タスクで送信できる機能です。本来、同じ署名者に複数のドキュメントに署名を求めるとき、1つずつタスクを作成して送信しなければなりませんでした。しかし、合併署名を使うことで、複数のドキュメントを1つの署名タスクで送信できるようになったのです。
※テンプレート作成にも適用可能です。
※使用シーン：人事書類など
DottedSign（ドットサイン）で合併署名機能を利用する方法をご紹介
以下では、実際にDottedSignで合併署名機能を利用する手順をご紹介しています。
署名タスクの作成
1.ファイルをアップロードする時に直接に複数のファイルを選択する。（画像①）または「署名者を管理」画面に入って後（画像②）、「ドキュメントをアップロードする」セクションで「ファイルを選択」をクリックしてファイルを追加することもできます。
2.編集画面で、右側に全てのドキュメントのページは表示されます。移動したいページをクリックするとそのページにジャンプします。
3.通常どおりに署名タスクを送信します。
署名完了後
1.通知メール：署名した合併ファイルと添付ファイルのみ送信されます。
※ 「添付ファイル」機能はプロプラン以上のユーザーのみ使えます。
2.「すべてダウンロード（.zip）」：zipファイルは合併ファイル（CAあり）、添付ファイル、監査証跡、各ドキュメントのファイル（CAなしで、名前はアップロード時の元ファイル名となります）を含めます。
※登録会員のみダウンロードできます。
※CA：Certification Authority
まとめ
いかがでしたか？本記事では、DottedSignの新機能「合併署名」機能についてご紹介しました。複数のドキュメントを1つの署名タスクで送信できることで、これまでにかかっていた時間をさらに短縮できるようになり、より業務効率化ができるのではないでしょうか。次々と新しい機能が追加されて便利になっていくDottedSign。今後も目が離せないサービスです。
