こんにちは、KDANライターの辰濱です。今回は、既存の業務システムとAPI連携して、効率よく契約を電子化できる電子契約システムの選び方をご紹介します！
デジタル庁の調査によれば、現在、日本国内の企業で電子契約システムを導入しているのは全体の56%程度です。そのうち60%は大企業が占めており、中小企業にお勤めの方の中には、まさにこれから導入する！といった段階にある方もおられるでしょう。
しかし商工中金の調査によると、せっかく新たなシステムを導入しても費用対効果が十分に感じられない、という企業は少なくありません。その理由の一つが、他システムとの連携ができず、十分に機能を活用できないためです。
つまり、新たな業務システムを選定する際には、自社が利用する他システムとの連携機能（API）の確認が不可欠なのです。
そこで今回は、電子契約に精通したKDANから、これから電子契約の導入を検討する企業の方へ、API連携の具体的なメリットや、電子契約システムを選ぶ際のポイントをご紹介します。
社員が満足できる電子契約システムをお探しの企業の方は、必見です！
目次
1.電子契約システムの概要とメリット
1-1.電子契約システムとは
電子契約システムとは、契約書の作成や署名・押印など、契約手続きに関する一連の業務をパソコン上で行えるシステムのことです。
紙の契約書に押印する代わりに、インターネット上で、電子ファイルに押印・署名（電子署名やタイムスタンプを付与）することで、契約を締結できます。
また、契約の締結だけでなく、契約書を作成したり、締結後の契約書を保管できるサービスもあります。
1-2.電子契約がビジネスにもたらすメリット
電子契約は、システム上で全ての手続きを完結できるため、書面での契約締結に比べて、手間やコストを大幅に削減できるメリットがあります。
また、システム上で契約フェーズの可視化・管理ができ、さらにアクセス制限やタイムスタンプなどを組み合わせて活用することで、コンプライアンスの強化を図ることもできます。
2.電子契約システム選定で、API連携を重視すべき理由
2-1.API連携とは？
APIとは、「アプリケーション・プログラミング・インタフェース (Application Programming Interface) 」の略であり、異なるアプリケーションとアプリケーションを繋ぐインターフェースのことを指します。
APIを通じて、外部のソフトウェアやプログラムなどとデータを連携させることで、簡単に機能を拡張させることができます。
2-2.API連携可能な電子契約を選ぶとなぜ良いのか？3つのメリット
次に、API連携できる電子契約サービスを選ぶメリットを3つご紹介します。
1. 業務効率・生産性
API連携を行うと、すでに利用中のシステムに登録されているデータを使用して電子契約を行うことができるため、契約内容や顧客情報を手作業で入力・編集する手間を省けます。
また、自動でデータが利用中のシステムに共有されるため、情報を一元管理でき、削減された時間を、本来の業務に専念するところに当てることができます。
また、開発面では、社内で新たなアプリケーションを開発する必要がなく、API連携を行うだけで完了するため、開発のハードルが下がるだけではなく、社内リソースの節約にもつながります。
2. 利便性の向上
情報を自動同期することで、契約情報を入力する手間を省略できるため、従業員に加え、利用する側の利便性の向上にもつながります。
また、入力ミスや誤送信など、ヒューマンエラーによるリスクの軽減もできます。
3. コスト削減
本来アプリケーションの機能を拡張するためには、要件定義から開発、テストまで多くの段階を踏む必要がありますが、APIの場合、サービス会社が全て必要な機能を提供するため、設計・開発にかかる費用を削減することができます。
このように、API連携可能な電子契約を選ぶことで多くのメリットが期待できます。
3.API連携が可能な電子契約システムの選び方
3-1.選び方のポイント3つ
API連携が可能な電子契約システムを選ぶ際に重視すべきポイントは、以下の３つです。
- システムの搭載機能
- 他システムとの互換性
- セキュリティ体制
システムの搭載機能
まずは、自社の業務要件に合った機能を持つシステムを選ぶことが重要です。
例えば、署名プロセスの自動化、文書管理機能、通知機能など、特定の業務に必要な機能が搭載されているかを検証します。
また、将来のビジネス拡大や変化に対応できるよう、スケーラビリティや拡張性も考慮に入れた上で、最適なシステムを選択します。
他システムとの互換性
既存の業務システムや他のアプリケーションとの互換性は、スムーズな業務運用と効率化を実現するために不可欠です。
先述したように、API連携を通じて異なるシステム間でデータを自動的に共有できるため、業務の自動化を図ることができます。
セキュリティ体制
電子契約システムのセキュリティは、データ漏洩や不正アクセスを防ぐために最も重要な要素の一つです。
暗号化、多要素認証、アクセス制御、監査証跡などのセキュリティ機能が充実しているかを確認する必要があります。
また、法規制の遵守が確実に行われているか、定期的なセキュリティ監査や評価が行われているかも検討すべきポイントです。
3-2.API連携を活用した成功事例
API連携できる電子契約サービスを選ぶメリットをいくつか挙げましたが、実際にどのような活用事例があるのでしょうか。
以下では、電子契約システムのAPI連携により成功した企業の例を一つご紹介します。
電子署名システムのAPI連携により業務を自動・効率化し、ミスや漏れ防止、顧客体験の改善、環境への配慮などに成功！
台湾の大手旅行代理店 LION TRAVEL（雄獅旅遊）では、 KDANの電子署名サービス「DottedSign （ドットサイン）」を導入し、社内で利用中のシステムとAPI連携させました。
従来は紙ベースの契約を行っており、旅行客が自分で契約書を印刷・署名・返送する必要がありました。
しかし、電子署名を導入したことで、システム上で全ての契約プロセスが完了するようになり、契約にかかる時間やコストを大幅に削減することに成功しました。
また、自社システムとAPI連携させたことで、旅行客がLION TRAVELのウェブサイトで旅行取引を完了すると、入力情報がそのまま契約書に自動転記されるようになり、契約業務を簡略化することもできました。
LION TRAVELは、電子契約のAPI連携により、業務効率の向上、ミスや漏れ防止、顧客体験の改善、環境への配慮など、多くの成果を得ることができました。
詳しくは、以下の記事をご参考ください。
4.API連携が豊富な電子契約システムならDottedSign（ドットサイン）！
いかがでしたか？ 今後、中小企業でもAPI連携可能な電子契約サービスへの需要が高まっていく中で、どのサービスが自社の要件に最適か、悩まれる方も多いと思います。
そんな方におすすめしたいサービスが、 API連携が充実した電子契約システム「DottedSign（ドットサイン）」です。
DottedSign（ドットサイン）は、ドキュメントの作成から取引完了まで、別のシステムに移ることなく、進捗状況の確認、文書の作成、完了した書類の保存まで一元化した管理が可能です。
また、数行のコードを埋め込むだけでAPI連携ができ、あらゆる基幹システムやワークフローシステム、CRM（顧客管理システム）などと、スムーズに連携させることができます。
契約業務や、顧客の重要情報を扱う業務に関しても、暗号化、監査証跡、バックアップシステムなど、厳格なセキュリティポリシーのもと情報のセキュリティを保護するため、安心して利用することが可能です。
現在DottedSign（ドットサイン）には４つのプランがあり、プロプランとビジネスプランでは、 料金・プランページから「トライアルを始める」を選択いただくと、14日間のトライアルのコードを入手することができます。
特に全ての機能を体験でき、かつ14日間無料で利用できるビジネスプランは、コストを抑えながらも、使いやすいサービスを探している中小企業に最適です！
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