こんにちはKdanライターの津山です。今コロナをきっかけに就職説明会や入社面接はどんどんオンラインで行われるようになっていますが、入社の手続きを完全に電子化している会社は多くないのではないでしょうか？
日本では2019年4月に、従来は紙での交付に限定されていた「労働条件通知書」の電子化交付が解禁されました。ですが入社書類には雇用契約書や入社承諾書、従業員証書といった本人記入が必要なものがあるため、完全に電子化するのが難しいというハードルがあります。
その一方で今やアルバイト労働者の90%が入社手続きをスマホで行いたいと希望しています。また今は人材の流動化が激しく、転職が当たり前の時代です。入社手続きを都度紙書類でやり取りするのは人事にとっても負担が大きく、早急な電子化が必要な分野とも言えます。
そこで今回のブログでは、契約書電子化に精通するKdanが、今企業が知りたい入社手続きの電子化の実態やメリット、そして電子化するときの注意点をまとめて紹介します！また中小企業でもコストを抑えて効果的に電子化を進められるオススメのサービスも最後にお伝えします。
今すぐ入社手続きを効率化したい企業人事担当や人材派遣会社の皆さん、このブログで入社手続きの電子化で知っておきたいポイントを押さえて、効率よく電子化を進めていきましょう！
目次
人事担当者に知ってほしい入社書類の電子化について
まだ入社手続きを紙で行なっている人事の方にお伝えしたいのが「現在入社書類は全て電子化が可能になった」ということです。
2019年4月に紙での交付が法律で義務化されてた「労働条件通知書」の電子交付が解禁され、一般の入社手続きに必要な書類は全て電子化が可能になりました。
さらに2021年には、従来紙交付が必須だった派遣元と派遣先の間で結ばれる「労働者派遣契約」も電子交付が認められるようになりました。
つまり現在は、派遣業も含めてほとんどの業種で入社手続きに関する資料を完全電子化できるということです。本来入社手続きの完全電子化を達成したら、人事担当者はテレワークでも全く問題なく入社手続きが行えるはずです。
しかし残念なことに、人事や総務は4割が完全オフィス勤務を続けているという結果も出ており、思ったよりもテレワークが進んでいません。
これは日本の99.7%が中小企業であり、導入コストの面から書類電子化に必要なシステムへの導入意欲が低い、という理由が考えられます。
ですが実際多くの社員は「紙資料への対応」を減らしたいと考えています。特に入社書類の電子化は、郵送や印刷が不要になるだけでなく、内定から契約までの日程を大幅に短縮できるため、内定辞退などのリスクを下げることも期待できます。
つまり入社手続きの電子化を導入するかどうかは、システムコストだけでなく、電子化によるメリットをしっかりと考えて判断する必要があります。
入社書類の電子化で得られる７つのメリット
では入社書類を電子化することで得られるメリットとはなんでしょうか？印刷代や郵便費は誰でもイメージできると思いますがそれ以外にも実はたくさんのメリットがあります。ここではまず導入時に知ってほしい７つのメリットを紹介します。
入社書類電子化による７つのメリット
コスト削減（ペーパーレスで印刷代・輸送費・保管費を削減できる）
人事担当者のテレワーク効率改善
採用業務の業務の可視化と効率化（書類の提出者やチェック状況が一目で管理できる）
サインされた書類管理の効率化
スマホからもアクセスできる利便性の向上
採用から契約締結までの迅速化
コンプライアンスの強化
まず入社書類を電子化すると印刷代や郵送費、保管費が削減できます。また人事担当者は、雇用者との入社手続きのやり取りが全てオンラインで完結するだけでなく、入社手続き申請で発生する社内稟議書なども同時にオンライン化でき、テレワークの効率アップが期待できます。
さらに入社手続きでは一斉採用で一度に大量の資料を扱うので、提出フロー確認や提出有無のチェックなどが大変ですが、これらも書類電子化のサービスを利用すれば全て可視化ができます。
また担当者は入社書類を提出したかどうかを一件ずつエクセルでチェックする必要がないので作業ミスも減り効率が上がります。
更に入社書類を電子化すれば、例えば今まで内定通知書の郵送に3日かかっていたのが一瞬となり、入社希望者の内定を決めるまでの時間を短縮できます。
次に、入社する側の目線でお話しします。今やスマホで入社手続きを済ませることが増えており、それを望む人も多いのです。雇用契約書を電子化することでスマホからのサインも可能になり、入社希望者の利便性が上がります。
筆者は実際に10年前の就職活動で、入社手続きのために何度も会社に行き大量の書類にハンコを押す必要があったため、かなり面倒だったことを覚えています。ですが今はオンラインでの完結が当たり前の時代です。他の会社に優秀な社員を取られないためにも、一早い電子化が必要と考えます。
入社書類を電子化する方法と注意点
ここで人事の皆さんには注意して欲しいのですが、入社書類を完全に電子化するには、専門のサービスの利用が必要です。なぜなら法律面での証拠能力が大きく変わってくるからです。
そこで電子サインサービスを提供するKdanから、法律的な面でも間違いない入社書類の電子化における注意点３つをお伝えします。
法律のルールに沿った締結手続き・保存を行う
入社手続きを電子化する場合、電子化した雇用契約書などに法的な証明力を持たせるには、電子帳簿保存法などで定められた締結手続きや保存のルールに従う必要があります。
例えば雇用契約書を単にエクセルやワードで作成し従業員にサインをさせてしまうと、従業員が「自分は同意していない」と主張した場合、会社は契約書の信憑性を証明できなくなってしまいます。トラブルを避けるためにも、きちんと法的対応した書類電子化サービスの利用が必要です。
契約書等の電子化で知っておきたい法律の要件については、こちらのブログで詳しく説明しています。法律を守り電子化を行うためにぜひ参考にしてください。
事前に電子化の同意を得る
2019年に電子交付が認められた「労働条件通知書」ですが、従業員の事前の同意がないと電子化できません。そのため交付前には従業員の同意を必ず確認しましょう。
法的対応した電子署名サービスを契約する
契約書や重要書類を電子化する場合、法的な証明力を維持するためにも法律要件を満たすタイムスタンプの押印や、書類の改ざん確認ができるシステムを使う必要があります。これらの要件に答えるのが、電子署名サービスです。
また入社手続きの電子化で電子署名サービスを契約するときは、タイムスタンプ提供や改ざん記録の機能があるのはもちろん、対面署名にも対応していることがオススメです。
なぜなら雇用者側でネットを使えない状況が起こった場合、オンラインの電子サインしか対応してなければ他は紙の契約書を使うということになります。これは保管の面からも非常に煩雑です。それを解消するための機能が対面署名です。
今は多くの電子署名サービスがあり、セキュリティレベルやサービス内容も様々です。もしこれから入社手続きで電子署名サービスの導入を考える場合は、ぜひこのブログも参考にしてください！
入社書類や人事関連書類の電子化に強いDottedSign
そこで最後に人事担当者の皆様にオススメしたいのがKdan社が提供する電子サインサービスDottedSign (ドットサイン)です。
ドットサインは「雇用契約書」や「秘密保持誓約書」など従業員のサインが必要な書類、また「労働者派遣契約」など派遣先と交わす契約なども全てオンラインで締結が可能です。
Kdan社のDottedSignを利用した雇用契約書締結フロー
実際にKdanでは、DottedSignを使って簡単に雇用契約書の締結手続きを行っています。
- 人事が雇用契約書をオンラインで送付
- 内定者がサイン
- 人事部門 がチェック＆サイン（内容をダブルチェックする機能により、問題がある場合は差し戻しをすることが可能）
- 修正後再度人事部でチェック→内定者に送付→契約書はオンラインで整理・保管
最初から最後までオンラインで締結・管理できるため、ハンコリレーや不必要な出社で悩まされることがありません。
人事関係書類の電子化でDottedSignを活用すべき３つの理由
対面署名にも対応
DottedSignは対面署名機能があります。そのためもしネット環境が整っていない従業員がいても、タブレットなどで対面サインする方法に切り替えることが可能です。
チェックとリターン機能
多くの電子サインサービスでは内容に不備があった場合、初めからやり直す必要があるのですが、DottedSignでは内容や手続きの不備があった場合、指定したチェッカーが一つ前に差し戻し指示を出すことが可能です。そのためわざわざ書類を作り直す必要がありません。
柔軟なサブスクリプション
個人〜中小企業、大企業まで人数に合わせた柔軟なサブスクリプションプランをご用意していますので中小企業の皆様でもコスト負担を最小に抑えて電子署名サービスを導入することができます。
その他、法律対応に必須のタイムスタンプ機能や改ざん記録への対応はもちろんのこと、人事関連書類で絶対に欠かせないセキュリティ対策についてもDottedSignでは世界最高レベルのAATL認証局と連携しているため、安心してご利用いただけます。
現在DottedSign は14日の無料トライアルを実施しています！もし人事関連書類を電子化したい企業様がおられましたら、ぜひこちらからお試しください。
