こんにちは！Kdanライターの津山です。日本では、ワークライフバランス向上のため政府主導でテレワークや時短勤務を推進してますね。皆さんの会社でも何か取り組みを始めてるでしょうか？
ワークライフバランスの向上は、世界の中でも比較的長時間労働である日本企業の課題です。最近では少子高齢化、介護者の増加によりさらにライフスタイルに合わせた自由な働き方への対応が必要になっています。
しかし特に中小企業では、女性社員が少ない、人材不足、などの問題でワークライフバランス向上の対策を取れていない企業も多いのではないでしょうか？
そこで今回は、ワークライフバランス向上の必要性からメリット、そして今、取るべき施策まで、業務効率化のためのツールを提供するKdanがまとめてお伝えします。
社内のワークライフバランス向上の必要性を感じつつも、今ひとつメリットがわからず実施できない中小企業の管理職の皆様。この記事でしっかり重要性を理解し、職場の改善に活かしてください！
目次
ワークライフバランスの定義
厚生労働省が示すワークライフバランスの定義は「仕事と生活の調和」を推進することです。
具体的には、仕事、家庭、地域生活、個人の趣味などについて、各自が希望するバランスで活動を行える状態を保つことです。例えば、出産後の女性が、子育てを重視し時短勤務を選択することもワークライフバランスのある生活の一つです。
企業が社員のワークライフバランスを向上させるためには、社員の長時間労働を減らす、有給休暇を積極的に取らせる、テレワークを導入するなどの方法があります。
ワークライフバランス向上が必要な3つの理由
日本政府は「仕事と生活の調和」推進サイトの中で、ワークライフバランスを「経営戦略の重要な柱」と位置付けています。そこで今、ワークライフバランス向上が求められる、3つの理由を説明します。
日本の生産性の低さへの対応
一つ目は日本の生産性の低さです。2021年、日本の1日当たり労働生産性は49.5ドル(約5000円）でした。OECD加盟の38カ国中23位で、1970年以降最も低い順位です。
原因は、日本は給与格差が少なく優秀な高度人材が集まりにくいためと言われています。企業は労働環境を改善し、優秀な人材の確保や女性の活用を推進する必要があります。
参考：日本生産性本部 国際的にみた日本の時間当たり労働生産性
日本の働き手減少への対応
二つ目は日本の少子高齢化による、働き手の減少への対応です。2060年には15歳〜64歳の「労働力人口」が約4000万人に減り、日本の人口全体の半分を下回ると予想されています。
働き手の減少対策には、女性の積極的な社会進出は必須です。しかし日本ではまだ出産を機に退職する女性が5割弱もいます。ちなみにお隣の台湾では、出産が理由の離職は2割程度です。日本は働き手が減少してるにも関わらず、女性の活用が進んでいない状況です。
参考：内閣府男女共同参画局 第１子出産前後の女性の継続就業率 及び 出産・育児と女性の就業状況について
介護離職防止への対応
三つ目は高齢化に伴う介護者の増加です。日本政府の調査によると2017年時点で介護をしてる人は約670万人、うち仕事がある人は約55％、介護が原因で離職する人は年間10万人もいます。
将来の介護離職を防ぐためには、テレワークの活用やフレックス制度の導入、1時間単位の休暇取得などの整備が欠かせません。
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ワークライフバランス向上の3つのメリットと課題
ワークライフバランス向上の3つのメリット
ワークライフバランス向上の必要性を感じながらも、なかなか実施に踏み切れない方もいるでしょう。そこでまず、ワークライフバランスの向上がもたらす具体的なメリットを3つ紹介します。
企業イメージの向上
東京商工会議所や内閣府が実施した意識調査によると、新入社員や転職者、どちらも「仕事と私生活とのバランス」を重要視したい、有給休暇取得の推進やフレックス勤務に魅力を感じる、と答えています。
つまりワークライフバランスの向上は企業イメージを向上させ、人材の確保がしやすくなるメリットがあると言えます。
女性社員の離職率が減る
女性社員を対象にした調査によると、日本の女性たちが子育てのために必要と考える制度は、1位「時短勤務」2位「在宅勤務」3位「週休3日」です。
企業が子どもの年齢に応じた時短勤務や、週に2〜3回のテレワークを導入するなどの対応を取ることで、出産離職を減らし、優秀な女性社員に活躍してもらいやすくなります。
企業の生産性の向上
経産省の『健康経営』ガイドブックによると、長時間労働による体やメンタルの不調は金銭的な損失を招きます。例えば睡眠不足や体の不調により一人当たりに起こる仕事能率の低下は、金額にすると約1万４千円との結果も出ています。
ワークライフバランス向上を目指し業務を効率化することは、同時に企業の生産性向上をもたらすメリットがあります。
ワークライフバランス向上の課題
ワークライフバランス向上には多くのメリットがある一方、課題もあります。それが隠れ残業の増加や、社内の理解が得られないという問題です。
テレワークの『残業時間』に関するアンケートでは、テレワークを始めたところ仕事と休みが曖昧になり、結果的に残業時間が増えたという意見も出ています。
また大企業に比べ女性社員が少ない中小企業は、育児との両立支援に対して従業員ニーズがないと思われ社内の理解が得られないケースがあります。
これらの課題を解決するには、タスク管理が可視化できるよう工夫したり、社員にアンケートを取って現在の悩みを聞いたりすることが必要です。
ワークライフバランスを向上させる3つの方法
では最後に、企業の持続発展に欠かせないワークライフバランス向上の方法を3つお伝えします！中小企業でも取り組みやすい施策ですので、ぜひチェックしてください。
ペーパーレスによる業務効率化
育児中の女性や介護者にとって欠かせないのがテレワーク。テレワークの悩みで上位に来るのが、紙の請求書や契約書の処理のための出社や、情報共有の難しさです。
そこで導入したいのが、DottedSignなどの電子サインサービスを使った重要資料のペーパーレス化です。
経理の会計書類や営業の契約書をまとめて電子化することで、テレワークの業務効率を改善できます！
電子サインサービスは、人事の勤怠管理や異動通知、入社書類の電子化にも使えるため、一度導入すれば会社全体のワークライフバランスの向上にもつながります！
DottedSignの詳しい機能は後ほど紹介します。また人事部のペーパーレス対策がいかに大事かについては、以下の記事をご覧ください！
会議ルール見直しとタスク管理の可視化
残業が減らない理由を見ると、会議が長い、タスクが平準化できないという悩みが上位にきています。そこで重要なのが会議ルールの見直しとタスク管理の可視化です。
会議ルールの見直しでは、ウェブを利用した会議の活用、会議資料の装飾の簡素化、会議参加者の厳選、制限時間の設定、などが考えられます。
またタスク管理の可視化はツールの利用が有効です。例えば筆者の会社ではasanaというツールで社員のタスクを可視化しています。仕事の調整が必要な人が一眼でわかるので、仕事を平準化しやすくなります。
いかがでしたか？ワークライフバランスの向上は、社員の満足度をあげるだけでなく、企業にとっても優秀な人材を確保し市場競争力をつけるために欠かせません。今回の記事が皆さんの参考になれば幸いです！
資料のペーパーレスにはDottedSign
最後に、今後ペーパーレスに取り組みたい企業へおすすめのツールを紹介します。それがKdan社のDottedSignです。DottedSignはあらゆるデバイスから簡単に安全に書類に署名できる電子サインサービスです。
DottedSignは、人事に必須の不特定多数を相手にしたサイン機能、営業で使える対面署名機能、経理に欠かせない監査確証出力機能まで、会社のあらゆる部署で作業効率を上げられる機能が備わっています。
また書類を受け取った方も登録不要で簡単にサインできるため、取引先もストレスなく導入が可能です。
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