こんにちは、Kdanライターの津山です。
近年、日本政府によるカーボンニュートラル宣言などで、CO2削減をはじめとする環境対策が話題です。トヨタは35年に自社工場のCO2排出を実質ゼロにするなど、企業の積極的な環境対策も注目を集めています。
しかし、この記事を読まれている方の中で、中小企業にお勤めの方は、会社が環境保護に向けた具体的なアクションを起こしている事を実感している方はほとんどいないのではないでしょうか？コンサル会社の調査でも、日本国内の中小企業において実際に環境対策に取り組めている企業は、たったの3割弱に過ぎません。
中小企業の方々にとっては、環境保護よりも、コロナ禍で悪化した経営状況の改善の必要性を感じておられるはずです。ですが、そんな時にこそ行っていただきたい、経営改善と環境対策を両立できる一石二鳥の施策があります。それが「ペーパーレス」です。
そこで今回は、ペーパーレスが経営と環境に与える意外なメリットと、ペーパーレスを進める際にぜひ行っていただきたい２つの施策を、様々な企業のペーパーレスを支援してきたKdanからご紹介します！
目次
ペーパーレスが企業経営に与える意外なメリット
ペーパーレスは環境保護対策のイメージが強いですが、実は企業経営に与える影響も見逃せません！
現在、中小企業経営者の皆様の多くは、コロナ禍で受けた経営ダメージをいち早く立て直したいとお考えだと思います。そこでまず、ペーパーレスが経営に与える大きなメリットを、具体的な数値とともにご紹介します！
ペーパーレスが企業経営に与えるメリット：
- 紙代、印刷費、保管費などのコスト削減
- 業務効率化とそれに伴う人件費の削減
- 社員の働きやすさの改善
例えば、毎月3,000枚を印刷する企業の印刷費は、印刷機の形態にもよりますが大体6万円です。もし資料の半分をペーパーレス化できれば、印刷代だけで毎年36万円のコスト節約になります。
もちろん印刷代以外にも、紙代、ファイル代、倉庫代、管理のための人件費の節約にもつながるため、年間で40万円以上のコスト削減が期待できます。
さらにもう一点、ペーパーレスの大きなメリットとして、業務効率化とそれに伴う人件費の削減があげられます。
例えば、社内のすべての契約書をペーパーレス化したCyberbizというEコマースの会社では、契約書締結までの平均時間が、2週間から28分に短縮されました。
Cyberbizでは同時に、ペーパーレスにより大量の印刷やハンコリレーが不要になったことで、社員の契約書関連の作業時間が4時間からたった15分に短縮されました。
中小企業の社員の平均時給は約2千円なので、これは契約1回で約8千円のコスト削減に直結します。
さらに、ペーパーレスの推進は、場所を選ばず書類の確認ができるようになるため、多くの方がテレワークの課題として感じている整理や捺印対応のための出社という不便さの解決にもつながります。
つまり、ペーパーレスは一石三鳥とも言える、かなり効率の良い経営改善対策なのです。
企業1社のペーパーレスが環境に与える意外な影響
ペーパーレスは、経営改善につながるだけではなく、もちろん環境対策としても優秀です。中小企業がペーパーレスに取り組むことで生じる環境への影響は、実は意外なほど大きいのです。
ここでは、実際に企業1社がペーパーレスを推進することで環境に与える影響を、具体的数値を用いてご紹介します！
まず皆様に質問です。1kgのA4用紙を生産するために、必要な木材の重さはどの程度かご存じでしょうか？正解は、紙の重さの2〜3倍、つまり2〜3kgの木を消費する、と言われています。
また紙を作るためには、もちろん水も必要です。たった一枚5gのA4用紙を作るために、なんと10リットルもの水を使います。これが1kgのA4用紙であれば、2トンの水を消費することになります。
さらに、地球温暖化に直結するCO2排出量に関しては、1kgのA4用紙を生産するまでに、約1.47kgのCO2が排出されるという結果が出ています。
企業が1ヶ月に使用する紙は、標準的な企業で毎月2,000枚程度と言われています。つまり、重さにして約10kgです。
もしペーパーレスの取り組みで、全体の半分の紙が節約できたなら、1社あたり1年間で、180kgの木材、 120tの水、90kgのCO2を削減できることになります。
この数字を見て、中小企業でも環境に与える影響は軽視できないものであるということが少しわかっていただけたと思います！
ペーパーレスを最大限活用するために次にやるべき２つのこと
ペーパーレスは経営改善と環境対策に一度に取り組める、まさに一挙両得の施策だとお伝えしました。
最後に、ペーパーレスに取り組むにあたって、ぜひ行っていただきたいアクションを二つお伝えして終わりたいと思います！それがBコープへの申請と、電子契約サービスの導入です。
国際的な認証制度Bコープへの申請
せっかくペーパーレスに取り組むのであれば、環境にやさしい企業として世間に認知してもらいたいと思いませんか？もちろん環境企業としての認知度が上がれば、ユーザーの好感度が上がるだけでなく、投資が受けやすくなるというメリットもあります。
そこでおすすめしたいのが、Bコープへの申請です！
Bコープとは、｢B Corporation（Bコーポレーション）｣を略したもので、社会や環境に配慮した取り組みを行う企業に対する、国際的な認証制度のことです。
認証は、米国のB Labという非営利団体が行っています。現在、世界83カ国、5,300社以上の企業がBコープの認証を取り、環境対策に優れた企業として評価されています。
近年では、Bコープ が ISO の役割をしている一面もあり、一種のステータスにもなっています。例えば環境保護を積極的に行う会社として有名なアパレル会社の Patagonia もBコープの認証を持っています。また、Bコープの認証を取得すると、具体的に以下のようなメリットを享受できます：
- 環境に関心の高い優秀な社員を集めやすくなる
- 消費者の社会的な信頼度が高まり、売上向上につながる
- 海外で環境企業として高い評価が受けられ、海外進出がしやすくなる
実は、このBコープ、日本はまだ数社程度しか認証を受けていないため、もし自社で認証が取れれば、世間的にもかなり注目を集めることは間違い無いでしょう！
現在はBコープに関する日本語版の説明書も発売されていますので、ぜひ中小企業の皆様にもトライしていただきたいと思います。
電子契約サービスDottedSignの導入
そしてもう一つは、電子契約サービスDottedSignの導入による、あらゆる書類のペーパーレス化です。
「ペーパーレスが企業経営に与える意外なメリット」でご紹介した通り、相手方のサインが必要な契約書などをペーパーレスにすることは大きな業務効率化につながります
しかし、相手方のサインが必要になるような法律的に重要な書類に関しては、単純にWordなどで電子化するだけでは、トラブルがあった際の法的証拠力に不安が残ります。
そこでおすすめしたいのが、専門の電子契約サービスを活用することです。
実は前半で紹介したCyberbiz、こちらの会社もDottedSignを活用して契約書のペーパーレス化を行い、人件費を16分の1にするなどの業務効率化を達成しました。
電子契約サービスは他にもたくさんありますが、特に中小企業の皆様にDottedSignをお勧めしたい理由は、価格設定がリーズナブルで、しかも使いやすいからです。
コンサル会社の調査では、中小企業が環境対策に取り組めない理由の上位に、コスト面の余裕のなさが挙げられていました。しかしDottedSignの場合、まず5人までであれば、全ての機能を一人当たり約2千円 (15USD)で利用することが可能です。
また、DottedSignを使えば、契約書はもちろん、人事関連の異動通知や給与明細、請求書、納品書など、あらゆるサインが必要な資料を電子化し、ペーパーレスを推進することが可能です。
特に人事関連の書類でどのようにDottedSignが活用できるかについては、こちらのブログもぜひ参考にしてください。
さらにDottedSignには、リーズナブルな価格ながら、営業等で活用できるタブレットに直接サインができる対面署名機能や、現在使用しているフォーマットをそのまま利用できるテンプレート機能等も備わっています。
そのため、会社内にシステムにあまり詳しい人がいない場合でも、導入後すぐにペーパーレスを始めることが可能なのです。
現在、DottedSignでは14日間の無料トライアルを実施しています。ペーパーレスで環境保護と経営改善を同時に行いたいとお考えの中小企業の方は、今すぐこちらからご連絡ください！
