最近よく耳にする電子契約ですが、「そもそも電子契約ってなに？」「法的に効力はあるの？」「クライアントに送りたいけど受け入れてもらえるのか・・？」などといった疑問を抱えている方は多いのではないでしょうか。
今回は電子契約についての基礎的な知識や主な法令、電子契約を導入するメリット・デメリットをご説明します。電子契約システムの選ぶ3つのポイントやおすすめの電子契約システムも紹介していますので、参考にしてみてください。
目次
電子契約とは?
電子契約は、従来の書面契約に代わり、電子データに電子署名または電子サインを行うことで締結する契約のことをいいます。日本は「紙と印鑑」による契約締結の文化が根付いていますが、最近のシステム化の進展に伴い、電子化が進んでいます。
紙の書面で契約を締結するイメージが強いですが、多くの契約は口頭でも成立します。そのため、必ずしもすべての契約に契約書は必要とされるわけではありません。しかし、口頭の場合は、後にほんとうにそれを締結したかどうか、どのような内容だったかを証明するのが困難です。契約書を取り交わす目的は、「たしかにこの契約を締結した」という証拠を目に見えるかたちで残すためであり、その目的が達成されるのであれば、契約書は紙で作成しなくても良いのです。
電子契約と電子署名に関する主な法令
電子契約に関する法的環境は、2000年以降、順次整備されています。ここでは、代表的な法律について紹介します。
・民法
2020年4月に施行された改正民法に「契約方式の自由」が明記され、契約の成立に書面は必要ないという大原則 が明文化されました（民法522条2項）。
第522条 （１項省略）
２ 契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。
・電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）
第二条 この法律において「電子署名」とは、電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。）に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
内容を箇条書きで整理すると、「電子署名」は、
・電子ファイルに対して行われる措置
・該当措置を行った者が作成者であることを示すもの
・該当電子ファイルに改変がないことを確認できるもの
これらすべてを満たすものだと定義されています。
第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
（引用元│電子署名法 – e-Gov法令検索 – 電子政府の総合窓口e-Gov イーガブ ）
箇条書きで整理すると、
・電子文書（電子契約）に対して
・本人だけが行うことができる電子署名が行われていれば
・真正に成立したものと推定する
これらの条件を満たすことで真正性が確認できるとされています。
・電子帳簿保存法
税法上、契約書、注文書、領収書、見積書等の取引情報に係る書面は、７年間保存する義務があります（法人税法施行規則59条ほか）。
ただし、電子契約のように電子データで保存する場合、以下の要件を満たすことで、紙の契約書等の原本と同等に扱われ、長期保存にかかる負担が解消できます（電子帳簿保存法10条）。
・真実性の確保—認定タイムスタンプまたは社内規程があること
・関係書類の備付—マニュアルが備え付けられていること
・検索性の確保—主要項目を範囲指定および組み合わせで検索できること
・見読性の確保—納税地で画面とプリンターで契約内容が確認できること
電子契約の導入メリット
ここでは、電子契システムを導入することで得られる3つのメリットについてご紹介します。
・（1）コスト削減
契約書を紙で作成する場合、紙代、印刷代、印紙代、切手代、人件費、保管代などいろいろな費用がかかります。紙や切手等については、それぞれの金額はあまり高くありませんが、契約書の件数が多いとかなり高額になってしまいます。それらを使用する必要のないで印紙契約を導入することで、トータルで見るとかなりの金額の節約が期待できます。
・（2）業務効率化
電子契約にすると、契約締結～保管にかかる業務を大幅に短縮できます。郵便の時間を加味すると、契約書が完成するまでに1週間以上かかることも珍しくありません。電子契約書の場合、契約書が即時に、あるいは1日ほどで締結が可能です。管理機能付きのシステムであれば、監査の際にすぐに書類を見つけることができ、探す時間も削減できます。
・（3）コンプライアンス強化
電子契約システムを利用すると、誰がどの契約書を編集し、締結したか、また誰がいつ閲覧したかなどのログを確認することが可能です。それにより、紙の契約書では難しかった情報管理が容易にできます。
電子契約の導入デメリット
ここでは、電子契約システムのデメリットや注意点についてもご紹介したいと思います。
・業務フローの変更が困難
電子契約システムを導入する場合、現行の紙ベースによる契約書の締結業務フローを変更する必要が出てきます。社内・社外、その他関係者の要件の整理や、使い方の説明など多くの作業が発生します。サービスを利用するのは現場社員です。システムを導入したが、結局会社全体に浸透しなかった・・などといった事態を発生させないためにも、現場社員の理解を得られるように十分にサポートしなければいけません。
・受信者（契約相手方）に手間・コストが発生する可能性がある
自社でシステムを導入できたとしても、電子契約の受信者側の理解も必要になります。契約は相手が合意することで締結されます。受信者である契約相手が電子契約を拒んで従来の書面による契約を希望した場合は、相手に合わせなければいけません。
当事者署名型の電子契約サービスは、相手にも同様の電子契約サービスを利用して貰う必要があります。そのため、手間と費用の負担を強いるケースもあるのです。電子契約サービスを検討する際には、契約相手も負担が少なく利用できるかどうかについても確認するようにしましょう。
・法律で書面が求められる契約類型が一部存在する
毛約方式自由の原則により、取引基本契約・秘密保持契約・売買契約・業務委託契約・請負契約・雇用契約など、ほとんどの契約において電子契約が利用可能となっています。
一方で、消費者保護などの目的で、書面による締約や交付が法律で義務付けられているものも一部存在します。
以下に書面が必要な代表的な類型をご紹介します。
・定期借地契約（借地借家法22条）
・定期建物賃貸借契約（借地借家法38条1項）
・訪問販売、電話勧誘販売、連鎖販売、特定継続的役務提供、業務提供誘引販売取引における交付書面（特定商品取引法4条ほか）
このような契約を扱う場合は電子契約の導入の前に、顧問弁護士にも確認の上で利用するようにしましょう。
英文の契約書も作成可能
海外の企業と英文の契約書を交わす機会のある企業にとっては、「英文の契約書の作成可能なのか？」という点も気になるところだと思います。
KdanのDottedSignやGMOクラウドのAgreeなどは言語を選択することで、システムのインターフェースが英語で表示されたり、署名依頼メールを英語や他の言語で送ることが可能で、海外企業との契約締結においても安心して利用することができます。
紙の契約書を海外に郵送する場合、多大なコストと時間がかかります。それらの負担を軽減できる点も電子契約の大きなメリットです。
おすすめの電子契約システムの選び方・契約相手側にも使いやすい
ここでは、電子契約システムの選定ポイントとおすすめの電子契約サービスアプリをご紹介します。
電子契約システム３つの選定ポイント
電子契約システムを選ぶ上で大切な3つのポイントをご紹介します。
- 電子帳簿保存法に対応している
- 契約相手が導入しやすい
- 契約業務全体を効率化できる機能が備わっている
以下で詳しくご説明します。
電子帳簿保存法に対応している
冒頭で電子帳簿保存法の内容についてご紹介しましたが、要件を満たしていない場合、電子で契約しても、紙で印刷して保管しておかなければいけなくなってしまいます。電子契約サービスは数多くありますが、タイムスタンプなどの機能に対応し、電子契約のメリットを十分に活かせるものを選ぶようにしましょう。
契約相手が導入しやすい
「電子契約の導入デメリット」でご紹介した通り、契約相手側の理解も必要になります。製品によっては、取引先への説明会の開催支援や説明資料の作成支援等をサービスに含めているものもあります。取引先へのサポートをどれくらいやってくれるのかという点も確認しておくとよいでしょう。
また、取引先の利用料は無料であるサービスを選ぶ方が、取引先の理解は得られやすでしょう。多くのサービスは取引先は利用料がかからないですが、しっかりと確認することが大切です。
電子契約サービスは取引先にも導入のメリットがあります。電子化することで契約スピードが向上したり、相手先が印刷や郵送などをおこなっている場合には、印刷代や郵送代の削減などに繋がります。契約相手の立場も考慮して最適なシステムを選ぶようにしましょう。
契約業務全体を効率化できる機能が備わっている
会社の規模や取引相手の状況などにもよりますが、電子契約は往々にして、完全な電子化に成功することは稀で、どうしても書面での契約が残ってしまうケースが多いです。書面が残ってしまうことを前提として、紙の契約書も取り込んでファイル管理できるなど、電子契約だけでなく、契約業務全体で効率化できるかどうかもシステム選定のポイントの一つにすると良いでしょう。そういったシステムを利用することで、契約締結のフローは電子と書面で別になりますが、保管後は一元的に管理することが可能になります。
おすすめの電子契約システム
これら３つのポイントに当てはまり、英文の契約書にも対応しているのが、KdanのDottedSignです。
DottedSignは全デバイスに対応し、契約書の作成から契約の完了、管理まで行えます。直感的に操作できるインターフェースで、契約相手は登録費用などの利用料なし利用ができます。すべての契約作業のステータスは一元管理され、各タスクの進捗はリアルタイムで確認ができます。
また、DottedSignはAdobeの承認済み信頼リスト（AATL）に登録されており、安心なセキュリティ体制が整っています。これにより、日本だけでなく、世界中のほとんどの先進国で法的な効力と法的拘束力を持ちます。
まとめ
いかがでしたか？電子契約を導入することでさまざまなメリットがあります。電子帳簿保存法への対応や、紙の契約書を取り取り込める機能があるかなど、システムの選び方を参考にして、ぜひ最適なサービスを選定して契約業務の電子化を実現させましょう。
