こんにちは、KDANライターの辰濱です。
国際取引や海外企業と関わりのある会社では、日常的に英文契約書の作成や署名の業務が発生することも多いのではないでしょうか。
英文契約書といえば、秘密保持契約、国際商品売買契約、販売店契約（代理店契約）、特許や商標のライセンス契約など、さまざまな場面で必要となります。
英文契約書において、特に署名欄は、契約の法的拘束力を確実にするために非常に重要です。
しかし、どのように記入すれば良いのか、具体的な方法や注意点について疑問を持つ方も多い方も多いと思います。
そこで本記事では、英文契約書の署名欄に関する具体的な記入方法や、記載時の注意点を解説し、さらに業務効率化にピッタリな電子署名についても簡単にご紹介したいと思います。
本記事を読めば、署名欄の記入方法が明確になり、安心して契約を進められるようになります。
目次
英文契約書の基本構造と署名欄の位置
英文契約書の構造について、文書の種類によっても様々ですが、一般的には以下の構造で成り立つことが多いです。
①表題（タイトル）
②頭書（当事者の特定など）
③前文（契約背景、目的、役割）
④条項（一般条項、その他重要事項）
⑤結語（合意確認文言）
⑥署名欄（署名・役職・日付など）
⑦付属書類
署名欄は、文書の一番最後にあり、署名、名前、役職、日付などを記入します。
では具体的な署名欄の書き方について、次の章にてご紹介します。
英文契約書の署名欄の書き方
一般的に、英文契約書の署名欄には、主に以下の4つの情報を記入します。
署名（By）
ボールペンなどを使用し、自分の名前を手書きで記入します。「Signed by」や「Signature」と表記されている場合もありますが、記入方法は同じです。
本人確認を目的とするため漢字でも英語でも構いません。しかし、読み手のことを考えて、英文契約書の場合は英語で署名すると良いでしょう。
名前（Name）
ローマ字で「名前・姓」の順に記入します。こちらは手書きでなくても、パソコン記入やゴム印などでも問題ありません。
もし、「Print Name」と表記されている場合には、一文字ずつ明確に記入する必要があります。また、「Block Capitals」と表記されている場合には、大文字で記入します。
役職（Title）
自分の役職名を英語で記入します。例えば、代表取締役の場合は一般的に「President」と記入します。
ここで重要なのは、署名者が契約締結の権限を持っていることを証明できることなので、国や企業ごとの細かい表記の違いは、そこまで神経質にならなくても大丈夫です。
日付（Date）
署名した年月日を記入します。アメリカ英語とイギリス英語では日付の記入順が異なるため、どちらを適用すべきなのか確認しましょう。
- アメリカ英語：月/日/年
- イギリス英語：日/月/年
例）2024年7月1日の場合
アメリカ式：「July/1/2024」または「7/1/2024」
イギリス式：「1/July/2024」または「1/7/2024」
注意すべきこととして、もしアラビア数字のみで「7/1/2024」と書いた場合、結局どちらか分からず混乱を招く恐れがあります。
そのため、なるべく月の部分は英語名（Julyなど）で記載することをおすすめします。
以上が基本的な署名欄の記載事項でした。
この他にも、会社名や場所を記入するなど、契約書の種類やテンプレートや言語によって、記入方法が異なる場合があります。
各仕様をよく確認して記入するようにしましょう。
英文契約書の署名欄の効力はどのくらい？
署名欄の書き方は理解しましたが、それでは英文契約書における署名欄は、どのような役割を持ち、法的効力はどのくらいなのでしょうか。
本章では、国際取引における署名（サイン）の効力と、日本の印鑑文化について説明します。
国際取引における署名の効力
日本語の契約書では、内容の改ざん防止や正当性の証明などのため、印鑑（ハンコ）を押すのが一般的です。
しかし英文契約書においては、印鑑の代わりに署名（サイン）をするケースが多いです（理由は次の節で解説します）。
多くの海外において、署名（サイン）は形式的な手続きとしてだけでなく、法的拘束力や取引の信頼性を確立する、重要な役割も果たしています。
契約書への署名はすなわち、当事者がその内容に同意したことや契約の条件を理解したことを示す証拠になります。
また、手書きの署名と同等の効力を持つものとして「電子署名」も多くの国で広く使用されています。
「電子署名」とは、ただ電子画面上にサインをすることではなく、それに加えて、特定の技術基準に基づき、サインに送信者の認証や文書の改ざん防止がされているものを指します。
電子署名については以下のブログでも詳しくご紹介していますので、ご参考ください。
日本の印鑑文化とその課題
日本のビジネス文化においてはまだ「印鑑」が重要視されていますが、なぜ海外では印鑑よりも署名（サイン）が使われることが多いのでしょうか。
理由として、国際取引において印鑑は認知度が低く、実用的ではないことが挙げられます。
特にアメリカやヨーロッパなど、海外の多くでは、もともと印鑑を使う習慣がなく、印鑑の意義や法的効力が理解されにくいです。
また、印鑑は物理的であり、リモートでの契約締結には向いていないため、実用性が低いとされています。
日本でも、2001年の電子署名法で電子署名の効力が認められており、特に新型コロナウイルスの流行以後、リモートワークの増加などの影響を受けて、電子署名の利用が年々増えてきています。
世界での電子署名の使用状況やメリット
次に、前述した「電子署名」についてもっと知りたいという方に向けて、現在の国際取引における使用状況、ならびにそのメリットをご紹介します。
世界での電子署名の使用状況
電子署名は、海外の多くの国ですでに法的に有効とされており、特にアメリカ、ヨーロッパ、アジアの主要国において法整備が進んでいます。
アメリカでは、統一電子取引法（UETA法）やESIGN法などにより、ヨーロッパでは、電子署名指令やeIDAS規則などによって、電子署名の使用が法的に認められています。
アジア圏はもともと日本同様ハンコ文化が根付いている国も多いものの、近年は主要国を初めとして、電子契約の普及が進んでいます。
例えば香港や台湾では、2000年頃の早い時期に、関連の法律が整備され、電子署名の法的効力が広く認められています。
電子署名がもたらすメリット
電子署名を導入することで、企業に多くのメリットをもたらすことができます。
コストやタイムラグの削減
まず電子署名を利用することで、印刷費用や高額な郵送費、長い配送期間を大幅に削減できます。
実際に、電子署名サービスの導入後、契約所要時間を1〜2日から20〜30分で全て完結できるようになった事例もあります。
詳しくは以下の記事で紹介していますのでご参考ください。
海外との契約業務効率化による国際競争力の向上
二つ目のメリットとして、電子署名により、契約締結業務の効率化が進み、スピーディかつ効率的に海外との契約業務を進めることができます。
近年はさまざまな電子署名サービスがあり、特に多言語対応のサービスでは、各国の言語や法的要件に対応した契約書を作成でき、グローバルな取引を容易にします。
これらの効率化の結果として、国際競争力を高めることにも繋がります。
まとめ
以上、いかがでしたでしょうか？
本記事では、英文契約書の署名方法から、海外では主流の電子署名の重要性について詳しくご説明しました。
英文契約書における署名（サイン）は、印鑑と同様の法的効力を持ち、その中でも特に、電子署名の利便性と安全性が高く評価され、世界各国で導入されています。
安全かつスムーズに海外との契約を進めたい、また、契約書関連業務の負担を少しでも減らしたいとお考えの方には、電子署名サービスの導入はまさに最適です。
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