新型コロナの影響で、リモートワーク化が進む中、契約業務のためだけに出社しなければいけないという方は少なくないのではないでしょうか？
しかし、そういった世の中の風潮をうけ、最近では電子サインができるPDFリーダーが増えてきました。ごくたまに契約業務が発生する場合は編集機能に優れたPDFリーダーで契約業務を完結している企業もいます。
一方、契約業務が頻繁に発生する現場や、機密情報を取り扱う業種には電子サインアプリがおすすめです。また、遠隔で契約書のやり取りをする頻度が多い場合や、複数名から承認やサインをもらわなければならない場合、電子サインアプリなら効率よく作業を進めることができます。
今回は 電子サインアプリの主なメリットとデメリットをご紹介します。
目次
PDFファイルに電子サイン：在宅ワークでも安心・安全に契約サインが可能
近年、オフィス内だけでなく、出張先や自宅など、さまざまな場所で仕事をすることが可能になってきました。新型コロナの影響で、リモートワークをしている人も少なくありません。
PDFリーダーや電子サインアプリは書類をクラウド上で管理ができ、デバイスを横断して閲覧や編集が可能です。電子サインアプリの場合、サインにアクセスする際にサインインが必要になります。そのため、PDFリーダーに比べてセキュリティ性が高く、重要な契約書類も安心して取り扱うことができます。
PDFファイルに電子サイン：契約業務の進捗確認ができる
PDFリーダーと電子サインアプリはどちらも自分でサインができる部分に関しては共通しています。ですが、契約業務の途中でサイン担当者を追加したい場合や、複数名からサインをもらうような契約フローの場合に電子サインアプリは便利です。
電子サインアプリでは、アプリ内でサイン担当を割り当てます。進捗状況の確認もできるため、メールやチームのチャットをさかのぼって確認したり、担当者に確認の連絡をしたりする手間を削減することができます。
PDFファイルに電子サイン：高いセキュリティ性で情報資源をリスクから保護
一部のPDFリーダーにはパスワード保護（アプリロックなど）の機能がありません。PDFリーダーを使用して契約業務をおこなう際には、そういったセキュリティ面の機能についても事前に確認しておくと良いでしょう。
電子サインアプリにはメールやSMSによる二段階認証機能が搭載されています。セキュリティ性の高さはチームメンバーやクライアントからの信頼獲得に役立ちます。また、変更ログがタイムスタンプ付きで記録されるため、会社の重要な情報を漏洩や流失、改ざん等のリスクから守ります。
PDFファイルに電子サイン：安全な契約フローのステータス管理
電子サインアプリは契約業務をステータスごとに管理し、誰がいつ契約書を受け渡したかも記録しています。多くの場合、スキャンされた書類がたどった経路を調べることは非常に困難で手間のかかる作業です。ステータスごとに記録して管理することで、会社の情報資源を詐欺から守ります。
PDFファイルに電子サイン：電子サイン導入のデメリット
電子サインを導入するに当たりデメリットになってしまう点は、導入にあたり時間とコストがかかってしまう点です。電子サインの導入自体は簡単ですが、社内での話し合いの時間がかかってしまう場合も考えられます。また、様々な電子サインサービスが存在する中で、どのサービスを導入するにあたっても料金は発生してしまいます。その中でも、Kdan MobileのDottedSignという電子サインのサービスが最も低価格でおすすめです。最初は無料で始める事ができるので、是非試してみてください。
PDFファイルに電子サイン：PDFリーダーとの違いとは？
上で紹介したDotted Sighを提供するKdan Mobileのもう１つのサービスとして、PDFリーダーというものが存在します。PDFリーダーを使えばPDFをオンラインで共有し、手書きでの編集が可能になるので、実質電子サインと同じサービスが実現できます。ただ、Dotted SignとPDFリーダーの決定的な違いは、Dotted Signは電子サインのみに特化していて、PDFリーダーは、電子サイン以外のPDFに関連する機能を有している事です。Dotted Signは電子サインのみに特化しているため、過去の契約履歴が追えたり、特別なセキュリティ対策をしているなど、電子サインをよりスムーズに行えるサービスが徹底されています。
PDFファイルに電子サイン：まとめ
サインする契約書が少ない、または機密情報（NDA、同意書など）を扱わない業種の場合は、編集機能を備えたPDFリーダーで十分です。
ただし、多数の契約や機密資料を処理する場合は、90日間無料でDottedSignを試すことをお勧めします。
DottedSignはKdanの新しい電子サインアプリで、契約書へのサイン、書類の送受信などの契約業務を安全かつ効率的におこなえます。DottedSignはダウンロード無料で、90日間のプレミアムトライアルを提供しています。
企業・グループ向け複数ライセンスご利用をご希望の場合は、営業チームにお問い合わせください。
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