買い物に行った際に、店舗での決済に手書きで電子サインをした経験はあるでしょうか。最近では、買い物も然り、保険の申込時やエステの契約時など、あらゆる場面でタブレットやスマートフォンを使った手書きの電子サインを求められる機会が増えてきました。求められれば特にこれといった疑問もなくサインを書いている人も多いかもしれません。時代の変化と共に、タブレットやスマートフォンを利用した契約書の電子化や電子サインも多くなってきたため、意外と流れに身を任せて使っているけれど、その法的効力や詳細について改めて聞かれてみると確信がないという方もいるでしょう。
そこで本記事では、改めて電子サインとは何なのか、紙のサインとの違い、そして手書きの電子サインの法的効力について解説していきます。また、最後には手書きで電子サインができるおすすめのサービスもご紹介しているので、是非最後まで読み進めてみてください。
目次
電子サインとは？
そもそも電子サインとは、従来行われていた紙文書に対する署名の代わりに、電子的な手段で本人証明を行うものを指します。電子契約書にタッチペンや指でタブレットの画面上にサインをしてデータとして保存するものが代表的で、皆さんも一度は経験したことがあるのではないでしょうか。その他にも指紋認証を使って本人確認をするものやメールアドレスとパスワードの2段階認証を使って行うものなど、本人証明をする方法として電子サインはさまざまな種類が存在します。
電子サインと紙のサインの違い
電子サインと紙のサインの違いは、何なのでしょうか。これまで一般的であった紙のサインでは、契約書や同意書など紙の書面に手書きで署名を行い、ハンコや印鑑を押すというものでした。この場合、契約時に契約書締結のために取引先まで出向いたり書類の郵送を行ったりしなければなりません。しかし、電子サインではこういった作業が不要になります。契約締結の際には電子書類をメールなどで送り、それに対して電子サインをするだけで完結するため、契約締結の作業がすべてオンラインで行えるようになったのです。契約締結にかかる時間や手間を大幅に削減できるため、今では電子サインが主流になりつつあります。
手書きの電子サインに法的効力はあるのか？
電子サインが主流になる中で何よりも気になるのが、電子サインの法的効力についてです。結論からいうと、手書きの電子サインも紙のサインと同じように法的効力が認められています。「電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）」では、手書きの電子サインが法的に有効と見なされる基準が定められています。この基準を満たせば、法的効力を持つということです。手書きの電子サインが法的に有効になるためには、署名者証明、つまり電子サインの本人証明をする必要があります。個人のIDや本人しか知らないパスワード、電話、メールアドレスなどが含まれ、これらを複数組み合わせることで2段階認証にして高いセキュリティ性を保った電子サインを行うことができます。また、本人の意思と同意が必要になります。これらに関しては手書きで電子サインを行う時点で条件を満たしていると認識されますが、ものによっては「同意する」にチェックを入れるなどのアクションが挟まることもあります。また、いつ誰がどの文書を作成し、いつ誰がその文書に署名をしたのか、という完了記録を残す必要があります。これらを全て記録し、保管しておくことで、手書きの電子サインも法的に有効と認められるのです。
電子サインのメリット
法的効力も認められている電子サインですが、実際に導入すると企業も個人もさまざまなメリットを得られます。以下では、電子サインのメリットを3つご紹介します。
コスト削減
まず大きなメリットは、コスト削減です。従来の紙媒体での署名では、先ほども記載した通り郵送や取引先への移動が必要でした。郵送、移動ともに時間だけでなく郵送費や印紙代、紙代、交通費など、それに伴う出費も発生します。一方で電子サインへ切り替えることで、これらの費用は不要となり、時間も大幅に削減することができます。人的コスト、時間的コストなど、さまざまなコストを削減できるのが電子サインのメリットです。
業務効率化
また契約締結に時間がかからないため、業務の効率化も実現できます。これまでそこに割いていた時間やヒューマンリソースを本来必要としているところにまわすことも可能なため、適材適所の人材配置を行えることも業務効率化を実現する要素となるのではないでしょうか。
スペースの削減
さらに、紙媒体の契約書では大量にある契約書を保管するスペースが必要でした。契約書は機密情報も多く含むため、しっかりとしたセキュリティを担保しつつ後から探しやすいようにカテゴリー分けや名前で分けてファイリングし、保管しておかなければなりません。しかし電子サインでは、すべてクラウド上に保管できるため、物理的な保管スペースは不要になり、検索も簡単に行えます。
このように、電子サインには多くのメリットが存在するため、多くの企業が電子サインを導入しており、私たちの生活でも頻繁に目にするようになったのです。
手書きで電子サインができるおすすめのサービスを紹介！
これまで、手書きの電子サインが法的効力を持ち、多くのメリットがあることを記載してきました。そこで最後に、実際に手書きで電子サインができるおすすめのサービス「DottedSign」についてご紹介します。
「DottedSign（ドットサイン）」とは
DottedSignとは、Kdan Mobileが提供している電子契約サービスです。クラウドベースで契約業務を行うことが可能で、契約締結のすべての作業をオンラインで完結させることができます。DottedSignは、タイムスタンプ機能やOTP（ワンタイムパスワード）機能、バックアップ機能などを駆使して、高いセキュリティ性を担保しているため、ユーザーも安心して使うことができるのが特徴です。文書やファイルの暗号化に加えて、OTPにより、一度きりしか使用できないランダムなパスワードを任意の連絡先に送信して認証を行うことができます。タイプスタンプ機能は、契約書が存在した日時を証明してくれるため、非改ざん性や本人性への信頼も高い電子契約ができます。本人証明や電子サインが行われた時間などもわかるため、法的効力をもった電子サインができるのです。
また、高い安全性以外にも、豊富な機能が搭載されているのがDottedSignの強みです。多くの機能の1つに、「対面署名機能（フロントデスク機能）」というものがあります。DottedSignの対面署名機能では、テンプレートの設定をすることが可能です。そのため、あらかじめ書類をテンプレート化しておくことで、実際に使用する際に署名の方法をデバイス上で選択するだけで対面署名を完了させることが出来ます。対面署名機能を使うようなエステや不動産などでは、手書きでサインを行う機会も多いため、そういったところにとっては非常に便利な機能なのではないでしょうか。
その他にも、よく使う契約書の項目を保存して再利用できるテンプレート機能や、契約書テンプレートからリンクを生成し、顧客にメールやLINE・ビジネスチャットツールなどのメッセージにURLを添付・送信することができる公開フォーム機能、さらに、タスクの一括送信や一元管理ができるダッシュボード機能など、さまざまな機能があります。それぞれ、必要としている機能を活用することで大幅な業務効率化を実現できるようになっています。DottedSignについての詳細が気になる方は、ぜひ以下の公式HPを確認してみてください。
Kdan Mobileについて
Kdan Mobileは、モバイルに特化したアプリケーションやツールを提供している台湾発のSaaS企業です。ユーザーが生産性と創造性を向上させるためのさまざまなドキュメントソリューション・クリエイティブソリューションを提供しています。上記でご紹介したDottedSign以外にも、ドキュメント管理サービスやアニメ制作ツール、クラウドサービスなど、あらゆるサービスを通して、世界中のリモートワークやハイブリットワークを促進し、より便利且つスムーズに行えるよう支援を行っています。今注目の企業の1つです。
まとめ
いかがでしたか？本記事では、手書きの電子サインについてその概要や紙のサインとの違い、法的効力やメリットについてさまざまな角度から詳細をご紹介しました。また最後には手書きの電子サインができるツール「DottedSign（ドットサイン）」と対面署名機能についてもご紹介しました。今後さらに普及していくであろう手書きの電子サインとそれに伴う電子サインツール。皆さんみぜひ一度チェックしてみてはいかがでしょうか。
