紙媒体の契約に代わって、電子契約を取り入れる企業や個人が増えてきました。リモートワークやハイブリットワークなど、個人によって働き方が多様化していることや、時間短縮、手間の削減などの観点から、需要が高まっている電子契約。紙媒体に比べてさまざまなメリットがある一方で、重要となるのが契約書作成の際や署名を行う際の「本人性」の確認です。
そこで本記事では、電子契約における本人確認の重要性について詳しく解説していきます。改めて、電子契約の概要をご紹介しつつ、電子契約において本人確認が重要となる理由やなりすましについて、さらに署名タイプ別の本人確認方法やおすすめの電子契約サービスをご紹介します。
目次
電子契約とは？
電子契約とは、簡単にいうとこれまで紙媒体で行っていた契約を電子化したものです。紙の契約書の場合は、当事者同士が押印を交わしていたのに対し、電子契約では電子署名を付与します。契約書の作成から、契約締結が完了するまで、一連の作業がすべて電子化されるため、契約書は電子ファイルをメールで取り交わすかたちになります。
電子契約は、紙の契約書に比べてさまざまなメリットがあります。例えば、紙の契約書が存在しないため、物理的な保管場所が不要になることや、電子的に過去の契約書を簡単に検索することができることなど、契約書の管理・保管においてのメリットがあります。
また、電子化されているが故に多くの工程を省くことができるため、スピーディに契約作業を行うことができるのも電子契約の特徴でありメリットです。紙の郵送や捺印のための出社などが不要になり、タイムラグが発生しません。さらに、紙の契約書の場合は印紙の貼付が必要になるものもありますが、電子契約の場合は印紙は不要です。そのため、印紙代がかからないのも企業にとってはメリットです。
このように、多くのメリットがあり、さまざまな企業での導入が進んでいる電子契約。そんな電子契約において、非常に重要となるのが「本人確認」です。
電子契約における本人確認が重要な理由を解説！
以下では、電子契約における本人確認が重要である理由を解説します。
電子契約における本人確認が重要な理由は、「なりすまし対策」です。今後需要が増えて、さらに導入する企業が多くなると見込まれている電子契約。使われる場面が増えていくことで、今後紙の契約はどんどん電子契約に切り替わり、一般化していくことが見込まれています。そのような中で懸念となるのが、なりすましによる不正契約などの契約トラブルや、情報漏えいです。契約書には、個人や企業の重要な秘密情報が含まれていることも多く、取り扱いには厳重に注意しなければなりません。なりすましが発生してしまった場合、秘密情報が外部に漏れてしまい、大きなトラブルに繋がる可能性があるのです。そのため、そういった事態を事前に防ぐために本人確認が重要となります。
電子契約におけるなりすましについて解説！
では、電子契約において、なぜなりすましが発生してしまうのでしょうか？以下では、なりすましが発生してしまう原因をいくつかご紹介します。
まず1つ目は、電子ファイルの複製の簡易性です。電子契約で利用される電子ファイルは、第三者がアクセスしてダウンロードさえすれば、クリック1つで簡易的に複製することができてしまいます。そのため、一度複製されてしまえば、文面や見た目で改ざんや不正を見抜くのは非常に困難になってしまうのです。
続いて2つ目の原因は、プラットフォームを介するやり取りが発生することです。電子契約は、一般的に電子契約システムを導入して行います。本人確認を含む豊富な機能が搭載されていることから利用される電子契約システムですが、仕組み次第でなりすましをすることも不可能ではありません。電子サインを行う際に、メールアドレスを利用して、契約書とURLが届く仕組みの場合、届いたURLからアクセスしてサインを行えば、本人がサインしたものだと認識されます。しかし利用するメールアドレスが本人のものでなく詐称されたものであった場合、なりすましの犯人がサイン可能なのです。また、本人のメールアドレスの場合でも、メールの内容を第三者が確認できる環境にある場合、他の人が勝手にアクセスし、契約してしまうこともできます。
このように、電子契約では複製が簡単なことやシステム上でなりすましのリスクがあるため、しっかりとセキュリティ面の安全性を確保するためにも、本人確認を行う必要があります。
署名タイプ別本人確認方法
そこで以下では、署名タイプ別の本人確認方法をご紹介します。
・立会人型
電子契約の立会人型とは、電子契約を提供しているサービス業者が、契約当事者である署名者の指示に則って、署名者に対して電子署名を付与します。この際、当事者の本人確認には一般的にランダムなURLをメールで送付し、届いたメールからアクセスされることで本人確認を行います。つまり、メール認証によって本人確認を行うのです。
立会人型の場合は、契約当事者の双方が同じ電子契約サービスを利用していなくても、メールアドレスさえあれば利用することができます。そのため導入の敷居が低く、簡単且つスピーディに契約締結を行うことが可能です。しかし、メールアドレスがそもそも本人のものなのか、そして届いたURLにアクセスしたのが本人なのかということは確認することができません。そのため、なりすましのリスクを軽減するためには、二段階認証の導入がおすすめです。立会人型の電子契約は、基本的に信頼関係がある程度構築されている二社間で利用されることが多いのではないでしょうか。
・当事者型
当事者型の電子契約とは、契約を行う当事者がそれぞれ電子署名を付与する電子契約です。当事者型では、認証局という第三者機関が本人確認を行った上で電子証明書を発行します。そして、発行された電子証明書をもって当事者は電子署名を行います。立会人型に比べて時間も手間もかかりますが、第三者機関によって本人性や非改ざん性の証明が行われるため、安全性や信頼性が高いと言えるでしょう。
立会人型と当事者型、それぞれの署名タイプに使われる本人確認方法と、どのような際に使われるのかをご紹介しました。最後に以下では、本人確認の機能含め、安全でおすすめの電子契約サービスをご紹介します。
安全な電子契約サービスをご紹介！
ご紹介するのは、Kdan Mobileが提供している電子契約サービス「DottedSign」です。以下でサービスの概要や詳細について記載しています。
・「DottedSign（ドットサイン）」について
DottedSignとは、Kdan Mobileが提供している電子契約サービスです。クラウドベースで契約業務を行うことができるため、契約締結を迅速に行えます。機能の豊富さや安全性の高さ、使いやすさがユーザーに好評で、サービスの強みでもあります。タスクの一括送信や一元管理ができるダッシュボード機能や、よく使う契約書の項目を保存して再利用できるテンプレート機能、契約書テンプレートからリンクを生成し、顧客にメールやLINE、ビジネスチャットツールなどのメッセージにURLを添付・送信することができる公開フォーム機能など、搭載されている機能は多岐にわたります。今回記事内で注目していた本人確認の方法についても、OTP（ワンタイムパスワード）機能がついており、通常のメール検証よりも高い水準のセキュリティ保証がされています。一度きりしか使用できないランダムなパスワードを任意の連絡先に送信して認証を行い、認証方法を増やすことで高い安全性を確保しています。DottedSignのさまざまな機能を駆使することで、セキュリティ対策をしながら業務効率の向上が図れるため、おすすめのサービスです。詳細が気になる方は、ぜひ以下の公式HPを確認してみてください。
Kdan Mobileについて
Kdan Mobileは、モバイルに特化したアプリケーションやツールを提供している台湾発のSaaS企業です。ご紹介したDottedSignをはじめ、ユーザーが生産性と創造性を向上させるためのさまざまなドキュメントソリューション・クリエイティブソリューションを提供しています。ドキュメント管理サービスやアニメ制作ツール、クラウドサービスなど、あらゆるサービスを通して、世界中のリモートワークやハイブリットワークを促進し、より便利且つスムーズに行えるよう支援を行っています。
まとめ
いかがでしたか？本記事では、電子契約における本人確認の重要性について解説しました。また同時に、署名タイプ別の本人確認方法やおすすめの電子契約サービスをご紹介しました。これから、ますます電子契約の需要は高まり、普及していくことが予想されます。ぜひ皆さんも、ご紹介した電子契約サービス「DottedSign」を活用してみてはいかがでしょうか。
