電子署名に押印は必要？押印の目的や脱ハンコの進め方もご紹介！
時代の変化と共にさまざまなものが電子化され、契約書や資料も当たり前のように電子化されはじめました。コロナや働き方改革の影響でリモートやハイブリットワークが増え、結果として急速に普及した電子署名ですが、実はそれだけでなく非常に便利で効率的であるが故に、積極的に導入されているのも事実です。そんな電子署名ですが、まだ利用したことがない方は押印は必要ないのか？と気になることも多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、そもそも押印の目的は何なのか、最近広まっている脱ハンコの動きについて、そして電子署名への押印についてご紹介していきます。さらに最後には電子署名におすすめのツール「DottedSign（ドットサイン）」もご紹介しているので、ぜひ最後まで読み進めてみてください。
目次
押印とは？
そもそも押印とは、ハンコを朱肉につけて紙に押し付けることを指します。契約書では印刷された名前の横に押印を必要とする場合も多くあります。押印や署名は契約を成立させるために必要となります。
また、押印と似た言葉として捺印が頻繁に挙げられます。どちらも印鑑を押す行為であることには変わりありませんが、厳密には違いがあります。押印は「記名押印」の略称で、自筆以外の方法であらかじめ名前が記されている書面に印鑑を押すこと、一方で捺印は「署名捺印」の略称で、自筆による署名に加えて印鑑を押すことを指します。自筆で名前を書くか
書かないかの違いということになります。捺印の方がより重要な書類に対して用いられます。
押印の目的
では、押印の目的は何なのでしょうか。特段定めがない場合は押印は必ずしも必要ではありませんが、契約上何かしらのトラブルが発生した際に押印があると効力が発揮されます。契約書に押印をすることで、その契約書が作成された時期や内容など、すべてにおいてお互いの合意に基づいて作成されたことが証明されます。いつ誰が何について確認し、合意したのかが立正できるため、トラブルを未然に防いだり、仮にトラブルが発生しても適切な対処ができたりするのです。押印の目的は、このように契約書やその内容に対して適切な処理を行えるようにすることです。
脱ハンコが広まっている理由とは？
DXが広まり、電子化や自動化、ペーパーレスの動きが活発になると共に、「脱ハンコ」への取り組みも広まってきています。脱ハンコとは、国内の行政や民間の手続きの際に必要となる契約書や請求書などに対するハンコ、つまり押印を廃止するために行う取り組みのことです。日本政府は、2021年9月にデジタル庁を発足させ、社会全体でデジタル化を促進する動きを強めています。
脱ハンコが広まっている理由には、こういった政府の動きに加え、ハンコ文化による弊害が大きく関わっています。押印が必要となると、コロナによって増えているテレワークができない点が1つです。コロナや働き方改革に則って積極的にテレワークを実施している企業でも、押印作業があると出社しなければいけません。また、電子化された契約書に比べて、紙媒体で押印を必要とする契約書は締結完了までに非常に時間がかかります。こういった課題を受けて、電子帳簿保存法の改正がなされ、電子契約に関するルールがいくつか緩和されたのです。総合的に、脱ハンコの動きは強まり、電子署名や電子契約が広まっています。
電子署名に押印は不要？
広まってきている電子署名ですが、押印は必要ないのでしょうか。結論からいうと、電子契約書の場合は押印は不要です。民法上では相手方が契約に合意すれば契約は成立となっています。紙媒体の場合、裁判所が判例として示した「二段の推定」という、契約書を証拠として取り扱うときに、その契約書が真正に成立したかを証明する手間を省くために用いられる考え方のもと、押印が行われています。契約書に印鑑が押されている＝本人の意思によって押印され、それにより契約書が成立したと推定されるのが二段の推定です。
一方で電子契約においては、電子署名法第3条で「第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。」と記載されています。
これは、電子契約書に電子署名を付与することで契約は正しく成立するということです。そのため、電子署名があれば押印は不要となるのです。
電子署名なら「DottedSign（ドットサイン）」がおすすめ！
法的効果も認められ、押印が不要になるため、時間も手間も省いて従来同様の契約締結ができる電子署名。同時に脱ハンコの動きや働き方改革など、時代の流れに沿った取り組みが行えるとあって、多くの企業が電子署名を導入し始めているのも無理のない話ではないでしょうか。
そこで本記事では、以下で電子署名におすすめのツール「DottedSign（ドットサイン）」をご紹介します。
「DottedSign（ドットサイン）」について
DottedSign（ドットサイン）とは、Kdan Mobileが提供している電子署名サービスです。クラウドベースで契約業務を行うことができるため、従来の契約締結に必要だった郵送作業や取引先への移動、管理スペースの確保、そしてそれに伴う出費がすべて不要になります。DottedSignを活用することで、無駄なコストを削減し、業務効率化を実現しながら迅速に契約締結を完了させられるのです。
機能の豊富さや安全性の高さ、使いやすさがユーザーに好評であり、サービスの強みでもあります。タスクの一括送信や一元管理ができるダッシュボード機能や、よく使う契約書の項目を保存して再利用できるテンプレート機能、契約書テンプレートからリンクを生成し、顧客にメールやLINE、ビジネスチャットツールなどのメッセージにURLを添付・送信することができる公開フォーム機能など、搭載されている機能は多岐にわたります。
押印の代わりとなる電子署名についても、本人確認がしっかりとできるようOTP（ワンタイムパスワード）機能がついており、通常のメール検証よりも高い水準のセキュリティ保証がされています。一度きりしか使用できないランダムなパスワードを任意の連絡先に送信して認証を行い、認証方法を増やすことで高い安全性を確保しているのです。DottedSignにはその他にもさまざまな機能があり、それぞれ必要としている機能を駆使することで、業務の効率化が実現が可能です。その他の機能やサービスの詳細が気になる方は、ぜひ以下の公式HPを確認してみてください。
Kdan Mobileについて
最後に、おすすめのツールDottesSignを提供しているKdan Mobileについてもご紹介します。Kdan Mobileは、台湾発のSaaS企業で、モバイルに特化したアプリケーションやツールを提供しています。「ユーザーが生産性と創造性を向上させることができる」ドキュメントソリューション・クリエイティブソリューションの提供をテーマとしており、ご紹介したDottedSign以外にも、提供中のサービスにはドキュメント管理サービス「Document365」やアニメ制作ツール「Animation Desk」、クラウドサービスである「Kdan Cloud」など、あらゆるサービスがあります。提供中のツールのダウロード数はすでに総合で2億を越えており、今まさに注目の企業と言えるでしょう。これらを通して、世界中のリモートワークやハイブリットワークを促進し、より便利且つスムーズに行えるよう企業への支援活動なども行っています。
まとめ
いかがでしたか？本記事では、押印の目的や最近広まっている脱ハンコの動きについて、そして電子署名への押印について、さらに最後におすすめツールの「DottedSign」とそれを提供しているKdan Mobileについてご紹介しました。すでに日常生活でハンコを使う機会は減ってきており、電子署名を一度は行ったことがあるという方も多いかもしれません。今後この動きはさらに広まり、電子署名や電子契約が普及していくことでしょう。ぜひ皆さんも、DottedSignを含む電子署名ツールやその機能について注目してみてはいかがでしょうか。
