ビジネスを行う上で、日々さまざまなシーンで交わされる契約書。契約書の中にも、「基本契約書」と「個別契約書」に分けられるものがあることをご存知でしょうか。基本契約書では、事業者間での取引に関する基本事項、個人契約書では個別取引に関する詳細事項が定められています。契約書そのものの存在はもちろん多くの方がご存知だと思いますが、基本契約書、個別契約書がどのようなものか具体的に知っている方は少ないかもしれません。
そこで本記事では、基本契約書とは一体どのような内容の契約書なのか、そしてその目的や個別契約書との具体的な違いに加え、基本契約書の作成方法を解説していきます。さらに後半で、これらの基本契約書の詳細を元に、電子契約のメリットやおすすめの電子契約ツールをご紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
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目次
基本契約書とは？
冒頭で触れた通り、基本契約書とは「事業者間で行われる継続的な取引の共通事項を定めるための契約書」のことです。印紙税法においては、「契約期間が3ヶ月を超える契約書」や、「更新期間の定めが存在する契約書」は基本契約書に該当するとされています。ビジネス上の取引では、商品やサービスの売買や業務の委託など、業者間のやり取りが反覆継続的に行われるケースが多く存在します。そういった際に作成されるのが基本契約書なのです。同じ取引先と継続的に同じ内容で取引を行う予定の場合、毎回同じ契約書を一から作成すると手間も時間もかかるため、継続される取引に共通して適用される事項をあらかじめまとめ、合意しておくための契約書です。
基本契約書を作成するのはなぜ？
基本契約書を作成する目的は、手間を省き、煩雑さをなくすためです。前述した通り、基本契約書は、事業者間で継続的な取引が行われる際に作成される契約書です。繰り返される取引時に、何度も個別契約書を交わすと手間がかかり、お互いのやり取りが煩雑になってしまうため、あらかじめ毎回の共通事項を記載しておくのです。逆に言えば、基本契約書を交わすことは事業者双方が継続的で安定的な取引を前提としているということにもなります。そのため、基本的契約書を交わすことで双方安心して取引ができるというメリットもあります。また同時に、取引の内容を明確にする役割も担っています。基本契約書で共通事項をまとめ、個別契約書で個別の発注/受注内容などの詳細を伝えることで、取引の内容を明確にすることができるのです。
基本的契約書は必ず作成しなければいけないものではありません。作成するか否かは、事業者間の意思で決定します。つまり、個別契約書のひな型を作成し、毎回同じものを利用できるのであれば、基本契約書を交わす必要がないケースもあります。しかし、契約書の数が増えれば増えるほど管理にも手間がかかりますよね。作成だけでなく管理の手間を省くという観点からも、継続的に同じ内容で取引を行うのであれば、基本契約書を作成しておいて損はないでしょう。
よく聞く！「個別契約書」と基本契約書の違いは何？
では、基本契約書と個別契約書の違いは何なのでしょうか。冒頭では、基本契約書では、事業者間での取引に関する基本事項、個人契約書では個別取引に関する詳細事項が定められていると記載しました。さらに詳しく見ていきましょう。
前述した通り、基本契約書は事業者間で継続的な取引が行われる際に、事前に共通事項を定めて記載しておく契約書で、手間を省くために作成されます。一方で個別契約書とは、個々の取引の具体的な内容、約束事を定めた契約書です。
基本契約書には記載されていない、個々の契約における詳細を記載するため、基本契約書と個別契約書はそれぞれを補完する関係性となります。個別契約書の一番イメージしやすい具体例は、商品の発注書や注文書です。基本契約書は最初の一度だけ、個別契約書は商品が発注されるごと、つまり案件ごとに作成します。そのため、個別契約書には、発注する商品の名前や個数、価格などの詳細が記載されます。
基本契約書と個別契約書では、それぞれ毎回の共通事項と案件ごとの詳細が記載されるため、内容が異なり、それ故に、作成されるタイミングも異なります。
基本契約書の作成方法
↓基本契約書の書き方、作成方法はこちら↓
では、基本契約書はどのように作成するのでしょうか。基本契約書に記載するべき項目はさまざまで、契約書によって異なりますが、以下の6つは記載するようにしましょう。
- 当事者の基本情報
- 契約目的と契約期間
- 契約の目的や対象物に関する具体的な説明です。何を提供・受け取るのかを明確化しきましょう。
- 契約期間と終了条件
- 契約の有効期間や、契約がどのような条件で終了するかに関する記載をすることが必要です。
- 料金と支払い条件
- 取引を行うサービスや商品に対する料金、支払いの方法、支払い期限などを記載します。
- 権利と義務
- 各当事者の権利と義務に関する具体的な記述。何を期待し、何が求められるかを記載します。
そのほかにも記載すべき事項はたくさんありますが、ここでは割愛します。中でも重要な記載すべき内容を数個に絞って詳しく説明します。
報酬の支払い方法
報酬の支払い方法についても、事前に双方で話し合いましょう。契約の対価を支払うタイミングや方法を記載します。
秘密保持義務
秘密保持義務は、契約内容によっては定めなければならない項目です。業務の一部を他の会社に委託する場合などに、自社のノウハウや情報を不正に利用されないようにするために定めます。
禁止事項と契約解除事由
契約における禁止事項や、契約違反が発生した際の対処についても記載しておく必要があります。債務不履行など、契約違反が起こった場合は契約解除が可能な旨や、損害や違約金が発生する場合の取り扱いについて定めておきましょう。
優先条項
優先条項とは、基本契約と個別契約のどちらを優先するかを定める項目です。基本契約書と個別契約書の内容に相違が生じた場合に、どちらを優先させるか決めておく必要があります。例えば商品の単価が異なって記載されていた場合、どちらが優先になるのかなど、矛盾があった際に必要となるため、基本契約書には優先条項を必ず記載しましょう。
上記を含む基本契約書に記載するべき項目を作成したら、製本と契印、割印を行う必要があります。基本契約には多くの項目を記載するため、複数枚になることが多くあります。そのため、製本を行い、袋とじした部分へ押印する「契印」を行います。また、二部以上作成する場合は、二部以上も同一ものとして示す役割を果たす「割印」も行いましょう。これらが終わったら、収入印紙を貼り消印を行って基本契約書の作成は完了です。
基本契約書は電子契約で作成しよう！
記載した通り、項目の作成から、製本、押印など、基本契約書を作成するにはあらゆる作業が必要になります。また、双方の合意の元に内容を定めていくため、作成した後に修正が入る場合もあります。このような時に便利なのが、電子契約サービスです。紙で作成していると、修正する前にも後にも印刷作業が発生したり、管理も手間がかかります。
しかし、電子契約サービスを活用することで、作成や修正作業がスムーズに行えます。加えて、電子署名とタイムスタンプ機能を利用すれば、押印などの代わりとして使うことが可能なため、紙の基本契約書と同様、法的効力を持った契約書として取り扱うことができるのです。
そこで以下では、おすすめの電子契約サービス「DottedSign（ドットサイン）」をご紹介します。
DottedSign（ドットサイン）
DottedSignとは、Kdan Mobileが提供している電子契約サービスです。契約業務を、クラウドベースで安全かつ迅速に行うことが可能です。時間や手間のかかる契約締結作業をすべてオンラインで完結させることができるため、基本契約書の作成にもぜひ活用してみてください。
手間を省いて効率化を図る以外に、さまざまな機能が搭載されていることも、DottedSignの強みの1つです。例えば、タスクの一括送信機能やテンプレート機能を使えば、多くの人に同じ契約書を同時に送ることができたり、同じ形式の契約書をテンプレート化して保存しておくことで、後々再利用できたりと、長期的に見ても業務の効率化を実現することが可能です。これから電子契約の導入を検討している場合は、ぜひ確認してみてはいかがでしょうか。機能やサービスの詳細については、以下の公式HPに記載しております。
まとめ
いかがでしたか？今回は、基本契約書の概要や個別契約書との違い、作成方法やおすすめのツール「DottedSign」についてご紹介しました。ビジネス上では日々多くの契約書が作成されています。これらの作業を電子化することで、少しでも業務の効率化を図ってみませんか？
