皆さんは、注文書とは何かご存知でしょうか。業界問わずあらゆる場面で使われている注文書。ビジネスにおいて非常に重要な書類です。一度は目にしたことがあるという方も多いのではないでしょうか。また人によっては、自分で注文書を作成していたり実際に提出しているという方もいるかもしれません。注文書を正しく作成することは、後々のトラブル防止に繋がります。
そこで本記事では、注文書とは何なのか、その役割や記載すべき項目を細かくご紹介します。さらに、注文書を作成する際に便利なツールも最後にご紹介しているので、ぜひ最後まで読んでみてください。
目次
注文書とは？
注文書とは、その名の通り商品やサービスを注文する際にその意思を取引先に伝えるために発行する証憑（しょうひょう）の1つです。例えば、レストランが食品卸に対して食材を仕入れたり、工事現場で道具や材料を仕入れたりする際に使われます。注文書は、発注書とも呼ばれており、2つに違いはありません。しかし業界によっては、形のあるものや製品には「注文書」、逆に形がないサービスなどには「発注書」と使い分けている場合もあります。
また、注文書の発行は義務付けられているわけではありません。しかし、注文書を発行することでトラブルを防いだり、社内処理を円滑に行えたりするため、ビジネスシーンではほとんどの場合発行されています。注文書の契約は民法上では申し込みにあたります。そのため、取引基本契約書がなくても契約内容を明記した注文書を受理する契約書があれば契約は成立します。
注文書の役割とは？
では、注文書の具体的な役割は何なのでしょうか。それは、トラブルを防ぐためです。発注側と受注側の認識の違いや、言った言わない問題をなくすために注文書が発行されます。前述した通り、注文書の発行は義務付けられているわけではありません。したがって、注文書がなくてもメールや書面や、FAXや電話、口頭、クラウド形式などでも契約は成立しますが、注文書に取引内容を詳細に書いて発行することで、事前にお互いの認識を合わせ、トラブルを未然に防ぐことができるのです。
そこで以下では、注文書に記載する必要がある項目を詳細にご紹介しています。
注文書に記載する必要がある項目をご紹介！
注文書には、具体的に以下のような項目を記載する必要があります。
文書名
まずは文書名（タイトル）を記載しましょう。文書名は、注文書、または発注書です。取引先が書類を見た時にこの書類には何が書かれているのか、ということを瞬時に判断し、適切な部署や人に書類を渡せるようにします。文書名は、書類の上部に大きめに記載します。
発注者の情報
続いては、発注者の情報です。発注者の宛名や名称、電話番号や住所を記載します。発注者が会社の場合は、会社名の後に「御中」、個人の場合は氏名の後に「様」を記載しましょう。
取引先の情報
注文書には、取引先（発注元）の情報も必要です。取引先の会社名や住所、連絡先、担当者や関連部署など、必要な情報を記載します。
取引年月日
続いて、取引年月日です。取引年月日とはつまり、注文書の発行日です。いつこの発注をしたのか、ということが明確にわかるように記載する必要があります。
取引の内容
また、注文書において非常に重要になる事項の1つとなるのが、取引の内容です。注文する商品の商品名やサイズ、色、規格、数量、単価などをできるだけ詳しく記載する必要があります。商品やサービスの納品・検品時に重要になるため、わかる範囲で細かく記載しておくと後々のやり取りがスムーズになります。
納期
さらに取引内容と同様、非常に重要なのが納期です。発注した商品やサービスがいつまでに納品されるべきなのかを記載します。発注側は納期を確認し、それに合わせて商品やサービスをグループ化して納品することが多いため、取引内容と同じく希望の納期を記載することでその後の取引がスムーズになります。
合計金額
合計金額も記載しましょう。同時に、小計や消費税額も記載することが多いです。小計は税抜金額、消費税額は小計に対する消費税額、そして合計金額は小計と消費税額の合計です。
支払い条件
また、納期と同時に支払い条件を記載しておくと良いでしょう。商品やサービスがどのような状態でいつまでに納品されれば支払うのか、支払い方法や支払い期日はいつなのかなども記載します。注文書の有効期限が記載される場合もあります。
このように、注文書には取引を明確にし、やり取りをスムーズにするために記載しておくべき項目が多数存在します。
注文書の作成はテンプレートを活用するのがおすすめ！
さまざまな項目が必要となる注文書ですが、作成にはテンプレートを活用することがおすすめです。テンプレートを活用することで毎度同じものを作成する手間が省け、少しでも業務の効率化ができると良いですよね。
そこで以下では、テンプレート機能がついている電子署名ツール「DottedSign（ドットサイン）」をご紹介します。
「DottedSign（ドットサイン）」について
DottedSignとは、Kdan Mobileが提供している電子契約サービスです。クラウドベースで契約業務を行うことができるため、契約締結のすべての作業をオンラインで完結させられるツールです。DottedSignは、タイムスタンプ機能やOTP（ワンタイムパスワード）機能やバックアップ機能などによって高いセキュリティ性を担保しています。したがって、ユーザーも安心して使うことができる点が好評を得ています。文書やファイルの暗号化に加えて、OTP機能でランダムなパスワードを任意の連絡先に送信して認証を行うことができます。また、タイプスタンプ機能は、契約書が存在した日時を証明してくれるため、非改ざん性や本人性への信頼も高い電子契約ができます。本人証明や電子サインが行われた時間などもわかるため、法的効力をもった電子サインができるのです。
また、セキュリティ面だけでなく、業務効率化を図るための機能が多く搭載されているのがDottedSignの強みです。その1つに、「テンプレート機能」があります。テンプレート機能を利用すると、一度使った契約書類をテンプレート化し、それ以降も同じように使うことができます。「設定」から「テンプレート」、「テンプレートの作成」をクリックし、ファイルを選択してアップロードするだけでテンプレート化が可能です。さらに、一度使って保存したテンプレートは「テンプレートをインポートする」をクリックするのみで再度使うことができるのです。非常に簡単で素早く作業ができるため、繰り返し使う注文書のような書類はテンプレート化して保存しておくと良いでしょう。
その他にも、契約書テンプレートからリンクを生成し、顧客にメールやLINE・ビジネスチャットツールなどのメッセージにURLを添付・送信することができる公開フォーム機能、さらに、タスクの一括送信や一元管理ができるダッシュボード機能など、さまざまな機能があります。DottedSignの詳細が気になる方は、ぜひ以下の公式HPを確認してみてください。
Kdan Mobileについて
DottedSign（ドットサイン）を提供しているKdan Mobileについてもご紹介します。Kdan Mobileは、モバイルに特化したアプリケーションやツールを提供している台湾発のSaaS企業です。ユーザーが生産性と創造性を向上させるためのさまざまなドキュメントソリューション・クリエイティブソリューションを提供しています。上記でご紹介したDottedSign以外にも、ドキュメント管理サービスやアニメ制作ツール、クラウドサービスなど、あらゆるサービスを通して、世界中のリモートワークやハイブリットワークを促進し、より便利且つスムーズに行えるよう支援を行っています。すでに提供中のサービスのダウンロード数は合計で2億人を超えており、今注目の企業です。
まとめ
いかがでしたか？本記事では、注文書について概要や役割、注文書に記載するべき項目をご紹介しました。また同時に、注文書の作成をより簡単にするテンプレート機能とそれがついている「DottedSign」、そしてDottedSignを提供しているKdan Mobileについてもご紹介しました。あらゆるビジネスシーンで必要となる注文書。今後ぜひDottedSignのテンプレート機能を活用して、効率良く作成してみてはいかがでしょうか。
