皆さんは、検収書という言葉をご存知でしょうか。ビジネスでは、日々さまざまな書類を扱いますが、検収書もそのうちの1つ。商取引を行うために、非常に重要な役割を担っている書類です。しかし、関連する部署にいなかったり、私生活を送っている上ではあまり耳馴染みのない言葉なのではないでしょうか。なんとなく知っているけれど、具体的な役割や記載されている内容まではわからない、という方も多いと思います。
そこで本記事では、検収書とは何なのか、その概要や具体的な役割、納品書や請求書との違い、そして検収書作成時の注意点など、検収書について詳しく解説していきます。
目次
検収書とは？
検収書とは、納品されたサービスや商品が発注通りになっていることを証明するための書類です。品数、数量、品質、商品名などを確認し、不備や問題がないか確認した上で、作成・発行を行います。受注者は、発注者の注文に応じて指定された商品を用意し、納品します。この際、受注者側でも「出荷検品」と呼ばれる商品の不備や問題確認が行われます。しかし、輸送中の事故やトラブルにより商品に傷が入ってしまうなど、不備が発生する可能性もあります。そこで、発注者は商品が納品された際に「検収」を行います。この検収作業を通して、納品されたサービス・商品に問題がないかを確認し、特に問題なければ受注者に検収書を発行・送付します。検収書が送付されると、不備なく商品が納品されたという証明になり、支払い手続きに移行となります。
商取引を行う上で大切な、「商品の状態」を確認した証明書となるため、検収書は非常に重要な役割を担っているのです。
検収書の役割を解説！
上記では、検収書が商品やサービスが発注通りの内容であるという証明の役割をしていると記載しました。しかし、検収書の役割はそれだけではありません。確認作業に付随してさらに多くの役割を担っています。以下では具体的に検収書のその他の役割を3つご紹介しています。
・クレーム防止になる
まず1つ目は、クレーム防止です。基本的に、検収書を発行した後は、発注者が受注者にクレームを出すことはできません。納品された商品やサービスに不備があった場合、受注者が無償で補償をしなければいけない場合が多いですが、それはあくまでも納品直後です。時間が経ってしまうと、どちらのミスか判断が付きづらくなってしまうため、発注者は直後に納品物を確認し、検収書を発行することで、確認済みで問題なしの証明を行うのです。そのため、検収書を発行した時点で、それ以降のクレームは不可能となります。よって、検収書を発行することでクレーム防止の役割もあります。
・請求書発行の省略になる
続いての役割は、請求書発行の省略です。通常、納品と検収を行った後に受注者が請求書を発行します。しかし、あらかじめ受注者と発注者の間で、「検収書の発行を以て支払いの義務が生まれ、対価を支払う必要がある」という旨の取り決めを行うことができます。このような場合は、請求書の発行を省略することができます。そのため、検収書の発行が完了したら、支払い手続きに移行することが可能です。
・売上計上の基準になる
そして最後は、売上計上の基準の役割です。企業や業種によって売上を計上するタイミングは異なりますが、一般的には、商品が出荷された時、納品された時、そして検収された時の3つに分かれます。（これらをそれぞれ、出荷基準、納品基準、検収基準と呼びます。）売上計上のタイミングを受注者が検収基準に設定している場合、検収書の発行は売上を計上する重要なタイミングとなるのです。取引先からの検収書の発行をもって売上を計上する場合、検収書は売上計上の基準となる大きな役割を担っています。
このように、検収書は問題なく納品された証明だけでなく、多くの重要な役割を持つため、企業にとって欠かせない書類の1つなのです。
納品書、請求書との違いとは？
検収書と類似していて混同されがちな書類に、納品書や請求書が存在します。検収書、納品書、請求書はどれも取引の証拠となる書類で、証憑（しょうひょう）と呼ばれており、税法上7年間の保管義務があります。検収書とこれらの書類の違いとは何なのか、以下で見ていきましょう。
納品書とは、受注者が発注者の注文通りに商品やサービスを納品したことを証明する書類です。先程、受注者側でも「出荷検品」と呼ばれる商品の不備や問題確認が行われると記載しました。まさにこの作業を行った証明書が納品書です。商品名や個数、合計金額などの商品の内容が注文通りであることを確認し、受注者が商品と一緒に送付する場合が多いです。検収書は発注者が検収後に発行するのに対して、納品書は受注者が納品時に発行します。
また、請求書とは、受注者が発注者に対して、納品物の対価を請求するために発行する書類です。商品名や個数、合計金額と支払い期限、振込先などを記載します。請求書も、発行のタイミングは検収・納品が終了した後です。しかし、検収書は発注者が発行するのに対し、請求書は受注者が発行します。これまでに記載した通り、その内容も少々異なりますよね。
検収書・納品書・請求書はどれも商取引においては非常に重要な書類ですが、タイミングや発行者、内容などがそれぞれの書類で異なります。
検収書を作成する際の注意点を解説！
ここまで、検収書の役割やその他書類との違いを記載してきました。多くの役割を担う検収書を発行する際は、注意するべきビジネスマナーが存在します。これらは、検収書を受け取った受注者との信頼関係を構築する上でも重要なポイントとなります。そこで以下では、実際に検収書を作成する際の注意点について記載しています。
・書面の金額や日付
まずは絶対に確認しなければならないのは、書面の金額や日付です。日付には、検収日を記載しましょう。混同されがちなのが、納品日です。検収日は検収を行った日、納品日は商品やサービスを受け取った日になります。金額や日付が事実と異なっていると後々トラブルに発展する可能性があるため、要確認の項目です。
・期日までに発行する
続いては、発行日です。納品物の検収が完了したら、すぐに発行するようにしましょう。前述した通り、企業によっては検収書の発行をもって売上を計上する場合もあります。そのような企業では、検収書を発行する期日が定められている場合もあります。この期日に遅れてしまうと、受注者側の売上計上にも影響が出てしまいますよね。検収書を期日までに、また期日がない場合でも速やかに発行することは、取引先との信頼関係を築く上で重要なポイントとなります。
・押印をする
そして最後は押印です。日本の商取引では、押印があることで正式な書類であることの証明になるという習慣があります。そのため、検収書を作成する際にも、押印を忘れないようにしましょう。押印は、検収担当者が、検収を確実に行ったことを示すための検収担当者印の役割も兼ねています。押印がない検収書を送付してしまうと、納品物に不備があったと認識されてしまう可能性もあるため、押印がしてあるか否かは必ず確認してください。
検収書を作成する際は電子署名サービスを活用しよう！
さて、ここまで検収書についてさまざまな観点から解説してきました。書類の電子化が進んでいる中で、検収書の作成も電子化が可能です。そこで以下では、最後に検収書を電子発行する際に便利なツール、「DottedSign（ドットサイン）」についてご紹介します。
「DottedSign（ドットサイン）」
DottedSignとは、Kdan Mobileが提供している電子署名サービスです。クラウドベースで契約業務を安全かつ迅速に行うことができるツールとなっており、契約締結の作業一連を、すべてオンラインで完結させることが可能です。DottedSignを使うことで、従来の古風な契約書への署名プロセスを自動化し、場所やデバイスを問わず契約書の準備から締結までを完了させることができます。さまざまな機能が搭載されており、タスクの一括送信や一元管理も可能な上に、タイムスタンプ機能もついています。そのため、検収書を作成した際も、しっかりと日時や担当者の証明を記載することができますよね。機能を上手に活用すれば、大幅な作業効率の向上も可能です。詳細については、ぜひ一度公式HPを確認してみてください。
まとめ
いかがでしたか？本記事では、検収書とは何なのか、その概要や具体的な役割、納品書や請求書との違い、検収書作成時の注意点、そして最後に、検収書の電子発行におすすめな「DottedSign」についてご紹介しました。意外と詳細を知らないものの、重要な書類はビジネス上に本当に多く存在します。内容や電子発行されているのかなど、興味がある方は確認してみると良いかもしれません。
