こんにちは、Kdanライターの津山です。今回は政府の脱ハンコ宣言で注目を集めている「電子印鑑」とは何か？についてお話ししたいと思います。
コロナ以降、日本企業が大事にしてきた印鑑文化は大きく変わろうとしています。東京都の調査によるとテレワーク経験者では「ペーパーレス、ハンコレスなど社内決裁手続きの簡素化」を求める意見が80％を超えました。
しかし、企業がペーパーレスを実施するなら欠かせないツールがあります。それが今回紹介する「電子印鑑」です。将来は、電子印鑑なしにはビジネスが成り立たなくなる日がくるかもしれません！
そこで今回は、ビジネスで使用する印鑑の基本と、2種類の電子印鑑、そして無料の電子印鑑を利用するリスクを、文書電子化のプロであるKdanがたった5分でお伝えします。
今後、自社でも電子印鑑を導入したいとお考えの企業の方は必見です！
目次
ビジネスで使われる印鑑の種類と役割とは？
まず最初に印鑑のもつ基本的な役割と、ビジネスで使われる5種類の法人印鑑について、まとめて紹介します。
私たちが普段利用する印鑑には、主な役割が2つあります：
「本人（法人）が何らかの意思表示をした証明」
「本人（法人）である証明」
つまり、印鑑を押すという行為は「本人が内容に同意した」という証拠になります。
印鑑の中でも、企業がビジネスの様々なシーンで使うのが法人印鑑です。法人印鑑は主に5種類に分かれます。それぞれの役割を説明します。
代表者印（実印）
代表者印は、法務局からの印鑑登録証明書が発行された印鑑です。会社の実印として法的効力を持ち、契約書や登記の申請書に使われます。企業にとっては最も重要な印鑑です。
銀行印（法人銀行印）
銀行印は、法人口座の開設や、手形の振出し等、企業が銀行で行う手続きの全般で使用されます。
会社角印（社印）
会社角印は、会社の認印として使用され、代表者印と同等の効力を持ちます。角印は見積書や請求書など、重要な文書でも使用されます。
会社認印
会社認印は、通常の家庭にある印鑑と同じ丸はんこで、郵便物の受け取りなど、日常的に使われます。
住所印（ゴム印）
住所印は法人名、住所、電話番号などが記された印鑑です。営業や経理が請求書や封筒に会社住所を記載する目的で使われます。
印鑑の歴史や法的効力についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください！
企業が使う2種類の電子印鑑とは？
電子印鑑とは、インターネット上で作成した書類に、オンラインで押印するための「データ化された印鑑」のことを指します。
企業が利用する電子印鑑は、主に2種類に分かれます。最も大きな違いは法的証拠能力です。それぞれの作成方法と内容を詳しく説明します。
印鑑の印影をデータ化した電子印鑑
1つめは、印鑑の印影をカメラ撮影やスキャンするなどして、画像データにした電子印鑑です。印影をデータ化するための無料アプリもあり、誰でも簡単に作成することができます。
法人印鑑の中でいうと認印にあたり、資料のチェック用ハンコとして使えます。
しかし無料アプリで作った電子印鑑は、誰でも簡単にコピーができてしまうため、法的証拠能力が非常に弱いという点に注意が必要です。
使用者の情報を組み込んでデータにした電子印鑑
2つめは、いつ、どこで、誰が捺印したのかなど、使用者の情報がデータとして組み込まれた電子印鑑です。
利用には専門のサービスを契約する必要がありますが、法的証拠能力が高く、契約書や請求書などあらゆる電子文書に対し、従来の実印や角印と同じように利用できます。
後ほど詳しく説明しますが、日本の電子署名法という法律要件に即していれば、従来の印鑑の形式にこだわらず、サイン形式でも同じ効力を持ちます。
電子印鑑をビジネスで使うメリットとは？
電子印鑑の導入は企業にメリットがあるかといえば、答えはYesです。2つの大きなメリットである「業務効率化」と「コストの削減」について説明します。
業務効率化につながる
電子印鑑を使えば、家でもカフェでも、場所を選ばずに決裁や契約の締結が可能になります。
内容の修正が必要になった場合も、オンラインですぐ差し戻しができます。紙書類のように再印刷してわざわざ印鑑を押す必要もありません。
出張が多い関係者のスケジュールに振り回されて業務が滞ることもないので、会社全体の業務の効率化につながります。
コスト削減につながる
電子印鑑を導入すれば、全てオンラインで書類のやりとりができるため、紙資料の印刷に伴うコピー用紙やインク代、郵送代の削減につながります。もし、書類保管のための外部倉庫を借りている場合は、保管代も削減できます。
電子印鑑の導入メリットをさらに詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください！
電子印鑑の法的効力とは？
電子印鑑をビジネスで安心して利用するためには、まず電子印鑑の法的根拠をきちんと理解する必要があります。
電子印鑑の法的効力は、2001年に施行された「電子署名法」で定められています。電子署名とは、紙文書における実印や直筆サインに相当する役割をはたすもので、当然、電子印鑑も含まれます。
電子署名法の中では、「一定の要件を満たした電子署名が行われた電子文書は、従来の印鑑や手書きの署名と同様に法的効力を持つ」ということが認められています。
一定の要件とは、本人確認や署名の時間の特定など、署名、そして文書に改ざんがされてないことを証明するために必要な要件です。
難しそうに見えますが、DottedSignのような専門の電子署名サービスを利用すれば、法律要件もきちんと満たすことが可能なので、安心してください。
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無料の電子印鑑を使用する怖いリスクとは？
電子印鑑は、法的要件を満たしていれば、安心して従来の印鑑の代わりに使えるツールです。
しかし皆さんの中に、自社で無料のアプリなどを使って作成した電子印鑑を、請求書や注文請書などの重要書類にも使っている方がいたら、要注意です。
なぜなら、自社で作成した印影データというのは、誰でも簡単に複製できる上、誰が、いつ捺印したか判別できません。万が一訴訟が起きたら電子印鑑の正当性を証明することが難しく、資料が法的に無効になってしまう、という大きなリスクがあるのです。
契約書や請求書など、ビジネスの大事な書類では、電子署名法に則った電子印鑑や電子サインを提供しているサービスを使うようにしてください！
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最後に、これから電子印鑑を利用したいとお考えの皆様に、世界にユーザーを持つKdan社が提供する「DottedSign」を紹介します！
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