こんにちは、Kdanライターの津山です。コロナが発生して以降、在宅でも仕事ができるよう、企業は積極的にウェブ会議システムなどデジタル化のためのツール導入を始めました。
今回の記事を読んでいる皆さんの中にも、上層部から「さらにデジタル化を推進してほしい」と言われてる人は結構多いのではないでしょうか？
しかし、企業で業務のデジタル化を担当する人は、営業や間接部門から抜擢された人など、システム分野の専門家とは限りません。初めてデジタル化のためのツールを導入する担当者は、ツールの選び方や注意点など、わからないことばかりだと思います。
そこで今回は、デジタルツールのプロであるKdanが、企業のデジタルツールの導入が必要な3つの理由、代表的なデジタルツールをお伝えします。さらに今回は、デジタルに強い企業が実際に利用している3つのツールもまとめて紹介します！
今後、自社でも業務のデジタル化を進めたい、効率的にデジタルツールを導入したい、とお考えの企業の方は、ぜひ参考にしてください。
目次
企業がデジタルツールを導入すべき理由とは？
最初に、今なぜ企業がデジタルツールの導入を進める必要があるのか、3つの理由を紹介します。
理由1. 「2025年の崖」の問題
2018年、経済産業省は日本企業のデジタル化の遅れに対して警告を出しました。
具体的な内容は「もし2025年までにデジタル化が進まないと、企業の古いシステム維持費や業務効率の悪化により、日本は1年間で最大12兆円の経済損失が生じるリスクがある」というものです。
近い将来に発生する大きな損失、そして国際競争力の低下を回避するためにも、企業のデジタルツール導入は不可欠と言えます。
理由2. 将来の働き手不足の問題
総務省によると、日本の労働人口は、2060年には2000年のたった半分、4500万人まで減ると予想されています。
労働人口が減少すると、企業の人材確保は今よりさらに難しくなります。企業は今からデジタルツールの活用を始め、仕事を効率化し、少ない人数で仕事をする体制を作ることが重要です。
理由3. コロナ禍で柔軟な働き方が求められるようになった
コロナを経て、従業員が企業に対して、テレワークや時間差出社など、柔軟な働き方を求めるようになりました。
調査会社のリサーチでは、柔軟な働き方を認めていない企業の従業員は、テレワーク等の選択肢がある企業の従業員に比べ、転職を考える可能性が20％も高くなるそうです。
つまり企業は、人材を維持するためにも、デジタルツールの活用で柔軟な働き方に対応する必要があると言えます。
企業が使うデジタルツールの代表例
では実際、企業がビジネスで活用すべきデジタルツールはどんなものでしょうか？
多くの会社で使われる身近なデジタルツールといえば、ZoomやGoogleMeetなどのウェブ会議システムです。
他にも積極的にDXに取り組む企業が使っているツールの一例を紹介します：
- 書類をオンラインで完結させるための電子サインツール
- 仕事を可視化するためのタスク管理システム
- 社内コミュニケーションを促進するためのビジネスチャットツール
- 顧客管理のためのCRM ツール (Customer Relationship Management)
- 定型業務を自動化するRPAツール (Robotic Process Automation)
どのツールを導入するべきかは、企業の目的・悩みに合わせて考える必要があります。中には無料でトライアルできるツールもあるので、トライアル期間を活用して、実際の使い勝手を確かめるのがおすすめです。
本当におすすめしたいデジタル化推進ツール3選
次は、デジタルに強い筆者の会社が実際に使っているおすすめのデジタル化推進ツールを3つ紹介します！実際の画面も紹介しますので、デジタルツールを利用するイメージを掴んでいただけると思います。
電子サインツール「DottedSign」
DottedSignは、世界で利用される台湾Kdan社の電子サインツールです。電子サインツールとは、インターネット上で作成した書類に、法定効力のあるサインをするためのツールを指します。
DottedSignがあれば、契約書や請求書などあらゆる書類を、簡単に電子化することができます。オンラインで書類を一から作成する必要はなく、現在使っている紙のフォーマットをそのままDottedSignにアップロードして使うことが可能です。
筆者の会社では、DottedSignを使い、実際にお客様や外注先に、契約書や必要書類のサインをお願いしています。現在のサインのステータスが一目でわかり、さらに自動でリマインドもしてくれるため、テレワーク中でも捺印のために出社する必要は一切ありません。
さらに嬉しい点は、利用料が非常にリーズナブルなことです。4〜5人規模の企業であれば、1ヶ月1800円程度でDottedSignのほぼ全ての機能を利用できます。またサインの枚数は限られますが、完全無料で使えるプランもあるので、気軽に試してみてください。
電子署名ならDottedSign
- いつでもどこでも契約完了
- 契約ステータスの一元管理
- 日本語・中国語・英語に対応
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タスク管理ツール「Asana」
Asanaはチームやプロジェクトごとのタスクを可視化して管理できるツールです。Asanaを使えば、あらゆるタスクを、誰が、いつまでに終わらせるべきか、が一目でわかります。
管理者にとって嬉しい機能は、タスクごとに生じる小さいタスク、フォローアップのタスクなどを、１つのメインタスクの中でまとめて作成できる点です。管理者は、必要な仕事を全てAsanaで可視化することで、対応が漏れていた！という事態を防ぐことができます。
さらに、筆者の会社では、仕事負担量が一目でわかるレポートをAsanaで作成しています。仕事負担を可視化することで、仕事量を平準化でき、従業員が気付かぬうちに不満を募らせている、といった状況を回避できます。
ビジネスチャットツール「Slack」
Slackは、全世界で1,000万人以上のユーザーが利用しているビジネスチャットツールです。
Slackは、ほとんどの機能が無料で使える上にメンバーを無制限に追加でき、さらにビデオ電話アプリとしても使えます。もちろん、プロジェクトごとにチャットルームを分けることも可能です。
Slackが特別ビジネスに向いているのは、Googleカレンダー、Gmail、Zoomなど、外部システムとの連携が可能な点です。筆者の企業ではSlackとGoogleカレンダーを連携させており、一目で現在会議中かどうかを確認することができます。
今回紹介したツールを実際に利用している台湾のスタートアップの仕事術を知りたい方は、こちらの記事を参考にしてください！
いかがでしたか？企業がデジタルツールを導入する必要性や、本当におすすめツールがわかっていただけたと思います！
今回紹介した電子サインツールのDottedSignも、現在14日間の無料トライアルを実施中です。今すぐ契約書や請求書を電子化し、業務を効率化したいとお考えの方は、ぜひこちらからお問合せください！
