こんにちは、Kdanライターの津山です。突然ですが、このブログをご覧になられている介護施設長の皆様は現場の人手不足で悩んでいませんか？実は、その人手不足感は、スタッフの多くが書類整理や事務作業に忙殺されているためかもしれません。
日本は少子高齢化で要介護者が年々増え続けた結果、介護現場で人手不足を感じている施設は、なんと6割を超えています。その上、事業規模が10人未満の事業所はスタッフの離職率が20%を超えており、今後も右肩上がりで介護サービスの需要が増え続けると、業務が回らなくなる危険があります。
そこで注目すべきが、令和3年に解禁された「電子契約」の活用です。電子契約とは書面で発行していた契約書を電子化したものですが、このツールの導入で大きな介護現場の働き方改革が達成できるかもしれません！
今回は、電子契約解禁の内容と背景、電子契約を導入するメリット、そして業務改善につながる電子契約サービスの選び方を、電子契約のプロであるKdanがまとめてお伝えします！
今後も増え続ける介護需要に備え、施設の業務改善に着手したいとお考えの施設長は必見です！
目次
令和3年度 介護報酬改定の内容と背景
令和3年度の介護報酬改定では、介護現場の業務負担軽減の観点から、介護事業所における契約書等の電子化が可能になりました。具体的な改定内容は、以下の通りです：
- 介護サービスの利用者に対して、書面で発行が義務付けられていた契約書や重要事項説明書などの電子化
- 介護サービスに関連する諸記録の保存・交付等における電子化
今回、厚生労働省が介護現場で様々な文書の電子化を認めた理由として、事務作業を負担に感じる介護スタッフが非常に多いことが背景にあると考えられます。
介護求人を専門に扱う人材会社の調査によると、現場で事務作業を負担に感じる介護スタッフは9割に達しました。しかし実は業務内容を見ると、事務作業で特に多いのは書類の確認や作成です。以下をご覧ください。
（全国老施協における生産性向上（業務効率化）に向けた取り組み をもとに作成）
- 介護事業所の施設長：「書類確認」の時間が業務全体の約35%
- 介護支援専門員：「計画書作成」「ケア記録の作成」の時間が業務全体の約25%
介護現場の人手不足感は、施設長自身も含めたスタッフの多くが書類関連業務に時間を費やしているために起こっている、ということがわかります。そこで活用すべきツールが、今回解禁された「電子契約」です。
電子契約が介護の人手不足解消に役立つ理由とメリット
電子契約を活用することで、なぜ人手不足の問題が解消できるのか説明します。それはスタッフの業務効率化に直結するからです。具体的なメリットは以下の通りです：
- 契約書や重要事項説明書などの大量の製本や印刷が不要になる
- 書類の保管や検索が圧倒的に楽になる
厚生労働省の調査によると、従来は契約1件あたり30分〜1時間かけて行っていた書類準備作業が、電子契約を導入した介護事業所では最短で5分まで短縮できました。
単純に1ヶ月で10件の契約が発生していれば、最大で10時間の事務業務削減が可能です。その空いた時間を、介護スタッフは施設利用者のケアに回すことが可能になります。
また、契約書だけでなく、介護記録等まで含めたあらゆる資料の電子化を進めた事業所では、紙の保存量が1ヶ月で800枚減少した、という実績も出ています。
800枚の資料を印刷、ラベル分け、保管しようと思えばそれだけでも相当な時間がかかると予想されますので、実際はかなりの作業時間の削減に貢献していると考えられます。
後ほど詳しく説明いたしますが、Kdanが提供するDottedSignのような専門の電子契約サービスを使えば、契約書以外にも、サインが必須である雇用契約書や介護記録など、全て簡単に電子化することが可能です。
つまり、契約業務以外も含め、さらに広範囲での書類関連業務の効率化が期待できるのです。
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介護現場の業務改善を円滑に進める電子契約サービスの選び方
電子契約の導入が介護事業所の業務を効率化することはご理解いただけても、現場の介護施設長の立場からすると、電子契約への切り替えは困難に思われるかもしれません。
実際、厚生労働省が行った調査では、法律改正後に電子契約を導入した事業者はたったの3%という結果となりました。導入が進まない原因は、パソコンやスマホに不慣れな利用者からの反発が予想されるためです。
しかし、だからと言って諦める必要はありません。電子契約に詳しいKdanから業務フローを変更せずに、印刷や書類管理の工数だけを減らせる方法をお伝えします！
それは「介護事業者のタブレット等にサインを行う機能（対面署名機能）」がある電子契約サービスを選ぶことです。実際、既に導入している事業者でも、60%以上が「対面署名機能」がついているサービスを活用していました。
具体的にイメージしていただくため、Kdanが提供している電子契約サービスDottedSignの対面署名機能をお見せします。タブレットとペンを使えば、ほとんど書面にサインをもらうのと同じ手続きで済むということが直感的にわかっていただけると思います。
介護事業者のタブレット等にサインを行う方法であれば、利用者側に特別な準備は必要なく、実際に現場で説明を受けることもできるため、安心感も高まります。またスタッフ側としても業務の変更が必要ないため、慣れない業務で負荷が増えるということもありません。
実際に電子契約を導入するための具体的な手続きに関しては、以下の記事で詳しく説明していますので、こちらも併せて参考にしてください！
介護事業所で電子契約サービスを導入するならDottedSign
今回は介護事業者が多くの時間を割いている書類関連業務の効率化に、電子契約が非常に有効であることをお伝えしました！
厚生労働省の調査によると、まだ電子契約を導入していない場合も、もし簡単でリーズナブルに使えるサービスがあれば利用したいと4割以上の介護事業所が答えています。そんな皆様にお勧めしたいのが、Kdanの電子契約サービス「DottedSign」です。
DottedSignは、今回の記事で紹介した業務フローの変更がいらない「対面署名」の機能を備えています。また、DottedSignにはPDFを直接アップロードできるため、雇用契約書や介護記録も含め、業務に関連するあらゆる書類を電子化することが可能です。
また皆様の中には、人材不足を補うために外国人介護人材を雇用していらっしゃる施設もあると思います。DottedSignの説明は、英語や中国語にも切り替えが可能なため、もし日本語が苦手な方でも、安心してサインを行っていただけます。
現在、DottedSignは14日間無料トライアルを実施中です。書類関連業務を今すぐ効率化したいとお考えの介護事業者の方は、この機会にぜひこちらからDottedSignの使い勝手を試してみてください！
