Kdan Mobileが提供している電子サインサービスDottedSignに新機能「フロントデスクサイン機能」が実装されました。
フィットネスクラブやエステサロン、保険の契約など対面で契約/お申し込みがある職業の方は必見です。
今まで使っていた紙の契約書をタブレットに置き換えるだけで、日々の業務の効率化に繋がりますので是非参考にしてみてください。
目次
DottedSignとは？
DottedSignはモバイルUI／UXに特化した電子サインアプリ/ワークフロー管理ツールです。モバイルでもPCでも電子契約を締結することが可能となりますので、例えば出張先からスマホで契約業務を行うことができます。また、社内の承認プロセスなどのワークフローの管理・プロセスの可視化も可能です。
フロントデスクサイン機能とは？
このたび、DottedSignに「フロントデスクサイン機能」が新たに追加されました。この機能が実装されたことにより、フィットネスクラブやエステサロンといった対面での申し込みにかかる手間を大幅に軽減することが可能です。今まで使っていた紙の契約書をタブレットに置き換えるだけで、日々の業務を劇的に改善することが可能となりました。
フロントデスクサイン機能の特徴は以下の3つです。
1. 契約情報がデータ化されるので、紙からPCへの転記不要
今まで紙で管理していた紙の契約書が全てデータ化されることによって、紙からPCへ顧客情報の転記する作業が不要となります。手入力での転記では、誤字脱字や打ち間違いなどが起き無駄な時間が発生してしまいますが、フロントデスクサイン機能を使うことで、お客様が直接記入した情報がそのままデータ化されますので、転記にかかる時間を省くことが可能となります。
これだけでも非常に作業効率がアップとなりますが、紙の契約書を保管する必要なくなりますので空いたスペースを有効活用することもできます。また、検索機能を使うことで契約書をすぐに探すことができるので作業効率が非常にあがります。
2. テンプレート化された契約書類を使うことが可能
現在使っている入会申込書や契約書をそのままデータ化しテンプレートとして活用することが可能です。今までの対面署名ではテンプレートを使うことができす、その都度契約書を作成しておりましたが、フロントデスク機能が実装されたことによってテンプレートが使えるようになり、対面での署名が非常に簡単になりました。
フィットネスクラブやエステサロン、アルバイトの雇用契約など対面での契約業務が日々行われており、申込書や契約書の入力項目が既に決まっている際に活用できます。
3. 身分検証をする必要がなく、名前のみの記入でも可能
電子サインサービスを使った電子契約の場合、OTP検証（ワンタイムパスワード検証）などを使った身分検証が必要です。その場合メールアドレスの入力が必要でしたが、フロントデスクサイン機能を使うことで、メールアドレスを入力するか必要があるかどうか、事前に設定することができます。
入会手続きなど簡単な契約の際は、メールアドレスの入力が必要なく契約者の名前のみ記入すればよい場合が多いと思われますので、契約業務を効率化することが可能です。
フロントデスクサイン機能で実現できることとは？
紙の契約書からタブレットに置き換えるだけで、以下のことが実現可能となります。
・コスト削減
紙の契約書の印刷、郵送といったことが作業が不要となりますので、今までかかっていた人件費や印刷代、郵送代がなくなりコスト削減に繋がります。
・作業効率化
顧客情報を手入力する必要がなくなりますので、日々の業務における作業効率化を図ることが可能となります。
・売上アップ
入会申込書や契約書の入力情報がリアルタイムで反映されるので、店舗⇔本部間の連携が非常にスムーズになります。各店舗における入会情報やアルバイト入社情報などの分析にも役立てることができますので、どの店舗を重点的に改善する必要があるのか把握することが可能となり会社全体の売上げアップに繋がります。
フロントデスクサイン機能の利用シーンとは？
入会手続きや申し込みなど契約締結の業務を対面で行う業種の方にご活用いただけます。
具体的な例として以下の業種が挙げられます。
・フィットネスクラブ
・エステサロン
・アルバイト社員の雇用契約
・結婚式場
・自動車販売
・保険の申し込
フロントデスクサイン機能の使い方について
①テンプレートの設定（記入箇所の決定）
現在使用している紙の契約書での記入項目をタブレットに設定します。
②「フロントデスクの署名」を選択
次に進むと「自分に署名」「署名を取得」「フロントデスクの署名」と3つ表示されますので「フロントデスクの署名」を選択します。
③対面にて署名
契約者に入力項目を埋めてもらって完成です。
まとめ
いかがでしょうか。DottedSignの新機能「フロントデスクサイン機能」を使うことで対面での署名が非常に簡単になります。
入会手続きや申し込みなど契約締結の業務を対面で行う業種の方にご活用いただき、日々の業務の効率化に繋げていただければと思います。
DottedSignは最短5分で導入可能なので是非とも使ってみてください！
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