リモートワークが拡大する中、様々な手続きや会議がオンラインで行われるようになりました。その一環として、署名作業もオンラインで行う「電子署名」も、多くの分野で徐々に使われるようになっているのをご存知でしょうか。本記事では、そんな電子署名サービスを提供中の「DottedSign」(ドットサイン) の新機能について記載していきます。はじめに、DottedSignや電子署名について改めてご紹介し、新機能であるGoogle Driveバックアップ機能についても利用シーンや特徴について解説していきます。
目次
DottedSignとは？
DottedSignとは、クラウドベースで契約業務を行うことができるサービスです。安全かつ迅速に承認・署名作業が行えるのが特徴とする電子署名サービスで、すでに世界の様々な規模の会社で利用されています。DottedSignでは、従来の古風な契約書への署名プロセスを自動化し、業務の効率化・プロセスの簡易化を実現することができます。また、場所やデバイスを問わず契約書の準備や締結を完了させることが可能で、無駄な時間を削減することができるのもDottedSignの魅力の1つです。後ほど機能の部分でもご紹介しますが、DottedSignでは全ての署名作業ステータスを一元管理することができたり、各タスクの進捗状況をリアルタイムで確認できたりと、様々な機能を活用することで、署名活動にかかる時間や手間を大幅に省くことが出来ます。タスクや単純作業を自動化し、より効率的に仕事が行えるようになることで、リソースを本来必要な部分に割くことも可能になり、良い循環が生まれます。
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電子署名とは？
そもそも電子署名とは、従来紙媒体で行っていた同意や承認、本人証明などの様々な契約や認証を、電子化し、電子上で行うプロセスのことです。紛失のリスクを削減できたり、物理的な保管場所の確保や手間が省けたり、データ上で検索が簡単になったりと、これまで紙書類を通して行っていた様々なプロセスを電子署名に切り替えることで多くのメリットが生まれます。電子署名は、デジタル署名とは異なり、認証や検証の為により厳格なテクノロジーは必要ありません。本人がサインを行ったことの認証が出来れば、紙書類への署名と同じように法的効力が認められるものとなっています。そのため、近年様々な業界で取り入れ始めており、不動産やエステ業界など、対人契約が必要となる業界で多く活用されています。
前述した通り、様々な分野で注目を集めている電子署名と、電子署名サービスを提供しているDottedSignですが、この度新しく「Google Driveバックアップ機能」が追加されました。以下では、Google Driveについて、そしてDottedSignの新機能についてご紹介します。
Google Driveとは？
今では、多くの人が活用しているGoogle Drive。皆さんも一度は利用したことがあるかもしれません。Google Driveとは、Google worksに含まれるサービスで、Googleが提供する無料ストレージサービスです。文書ファイルだけでなく、音楽や写真、動画などの様々なデータをクラウド上に保存、共有することができます。Google Driveにデータを保存することで、デバイスを問わずデータを確認することが可能です。データを確認したいデバイス上でGoogleにログインするだけで良いため、データをメールに添付して送付したりする手間が省けます。また、Google Drive上のデータは他の人とも簡単に共有することができたり、ファイルの変換なども素早くできたりと非常に便利な機能も多くあります。
Google Driveへの自動バックアップ機能について
ご紹介したGoogle DriveとDottedSignが連携し、新機能として、Google driveへの自動バックアップが可能になりました。DottedSignでのGoogle Driveへの自動バックアップとは、DottedSignを通して依頼された電子署名の契約書を、Google Driveへ定期的に自動でバックアップを取得できる機能です。DottedSignでは、公開フォームという機能（下記で紹介しています）を使うことで、URLをクリックするだけで依頼された側が署名を確認し、作業を進めることが可能です。この機能とGoogle Drive自動バックアップ機能を組み合わせることで、依頼者は顧客へ署名を依頼した後にGoogle Driveを見るだけで契約書の確認が可能なのです。さらに、確認するだけでなく、Google Driveから手動で契約書を一括ダウンロードすることも可能です。定期的に自動バックアップされた契約書を確認し、ダウンロードするまでの流れがGoogle Drive上でスムーズにできるため、契約書の管理が簡単になります。
このように多くの機能があり、それぞれを組み合わせることでより便利に電子署名活動ができるようになるDottedSignですが、上記で紹介した機能以外にも最近アップデートされた機能が幾つかあります。以下では併せて別の機能についてもご紹介します。
最近アップデートされた他の機能も紹介
今回、アップデートされた機能としてご紹介するのが、ダッシュボード、公開フォーム、モバイルパネルの3つの機能です。
・ダッシュボード
ダッシュボード機能は、いわばレポートページで、管理コンソールにログインした後に様々なレポートを閲覧できる機能です。レポートにアクセスできる管理者が、「サマリー」や「ユーザー別」など様々なデータからチームの署名タスク数、署名完了率、署名完了時間を分析することが可能です。DottedSignを通して行われている署名契約の進捗状況を、リアルタイムで確認することができます。どんなタスクが進行中なのか、また、どのような過程に時間がかかっているのかなどを分析できるため、業務の改善や課題発見に繋がります。
・公開フォーム
公開フォーム機能とは、契約書テンプレートからリンクを生成して、顧客にメールやLINE、ビジネスチャットツールなどのメッセージにURLを添付することで簡単に契約書を送ることができる機能です。依頼を受ける側は、送られたリンクを開くだけで契約書が表示されるため、簡単に署名をすることができてアプリを移動したりする必要もないため手間が省けます。また依頼する側も、従来の電子契約で必要だったPDFなどで契約書を作成し、メールに添付して送信する作業を省くことができて、契約書の共有がより簡単になるため、非常に便利です。署名の依頼を受ける側、する側の双方にとってより効率的な機能ですよね。
・モバイルパネル
モバイルパネル機能とは、PC端末でサインを作成する際、PC画面上のQRコードをスキャンすることで、携帯やタブレットなどの装置上でサインを描くことができる機能です。マウスやタッチパッドなどを使用してサインを書く必要があったパソコンでの電子署名を、モバイルパネル機能によって携帯やタブレットでの署名に変換します。マウスだと書くのが意外と難しいサインも、モバイルパネルを用いることで、スマホで綺麗に書くことができるようになるのです。ビジネスの場では署名を求められることも少なくない中、デジタル化の促進や発展に伴い、会社の重要書類にハンコ代わりに署名を記載する場面も増加しています。つまり署名をできる限り綺麗に記載できた方が良い場面も増えているため、モバイルパネルは今後あった方が良い機能として注目の機能です。
最近アップデートされたこれらの機能についても、新機能Google Drive自動アップデート機能と併せてぜひ確認してみてください。
まとめ
いかがでしたか？今回は、DottedSignや電子署名について、そしてDottedSignの新機能であるGoogle Driveバックアップ機能についてご紹介しました。今後も便利な機能が追加、アップデートされていくであろうDottedSign。これからの動きにも注目です。
