電子サインサービスのDottedSignに、新機能「モバイルパネル」が追加されました。本記事では、DottedSignの紹介や電子署名について、そして新機能であるモバイルパネルについて具体的に解説していきます。
目次
電子サインとは？
そもそも電子サインとは、従来紙媒体で行っていた同意や承認、本人証明などの様々な契約や認証を、電子化し、電子上で行うプロセスのことです。電子サインは、デジタル署名とは異なり、認証や検証の為により厳格なテクノロジーが必要ありません。本人が署名を行ったことの認証が出来れば、紙書類への署名と同じように法的効力が認められるものとなっています。従来、紙の書類を通して行っていた様々なプロセスを電子サインに切り替えることで、物理的な保管場所の確保や手間が省けたり、データ上で検索が簡易的になったり、紛失のリスクを削減できたりするため、電子サインを導入することで様々なメリットが発生します。特に以前に比べてテレワークが拡大してきている現代において、多くの業界で取り入れ始めており、不動産やエステ業界など、対人契約が必要となる業界で多く活用されています。
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DottedSign（ドットサイン）とは？
DottedSignとは、クラウドベースで契約業務が行えて、安全かつ迅速な電子サインサービスです。場所やデバイスを問わず、どこにいてもいつでも契約書の準備や締結を完了させることが可能で、無駄な時間を削減することができるのが特徴です。署名を依頼する側は、タスクをメールで一斉に送信できたり、送信したタスクの進捗状況をダッシュボード上でリアルタイムで確認することができたりと、複数の署名を同時進行で管理する場合にも非常に便利な機能が多数実装されています。また、署名を受け取る側も、届いたメールからそのまま簡単に署名を行うことができるため、従来紙媒体で行っていた署名よりも完結に完了させることが可能です。さらにDottedSignでは、全ての契約プロセスを監視証拠履歴として記録しながら暗号化通信をしているため、セキュリティ体制が整っており、安全性の高い署名手続きを行うことができるのも魅力的です。
モバイルパネルとは？
そんな電子サインサービスの1つであるDottedSignに、この度「モバイルパネル」機能が追加されました。モバイルパネルとは、PC端末でサインを作成する際、PC画面上のQRコードをスキャンすることで、携帯やタブレットなどの装置上でサインを描くことができる機能です。パソコンで電子署名を行う場合、マウスやタッチパッドなどを使用してサインを書く必要があります。しかし、マウスやタッチパッドなどで綺麗にサインを書くのは、意外と難しいですよね。そこで、モバイルパネルを用いることで、パソコンでは書くのが難しいサインを、スマホで綺麗に書くことができるようになるのです。
DottedSignのモバイルパネル操作の流れ
Dotted Signでモバイルパネル機能を使用するには、まずログインして、PC端末上で「署名を作成する」画面を開きます。すると右上に「モバイルパネル」と表示されるので、そちらをクリックします。クリックした後に、QRコードと「モバイルデバイスで描画する」という文字が表示されます。署名を行いたいデバイスでQRコードを読み取り、携帯やタブレットで署名をすれば完了です。
署名を綺麗に書いた方がいい理由
ビジネスの場で、署名を求められることは少なくありません。デジタル化が進み、政府もそれを推進している現代では、パソコンで送られてくることが多くあります。多くの手続きや承認活動もデジタル化されており、その中で重要となってくるのが社長や経営者、決定権を持つ社員の署名です。つまり、こういった人物の署名＝ハンコとして効力があり、デジタル化が進めば進むほど、会社の重要書類にハンコ代わりに署名を記載する場面も多くなってくるのです。そのため、署名はできるだけ綺麗に、誰が書いたのかしっかりわかるように記載することも重要となります。
モバイルパネル以外の機能も紹介
今回新たに追加されたモバイルパネルの機能以外にも、DottedSignには様々な機能が実装されています。そこで、以下ではモバイルパネル以外の機能についてもいくつかご紹介します。
フロントデスクサイン機能
まずはフロントデスクサイン機能です。フロントデスクサイン機能とは、フィットネスクラブやエステサロンなどの、対面での申し込みにかかる手続きを電子化し、従来の紙媒体で行っていた手間を大幅に軽減するための機能です。フロントデスクサイン機能を使うと、手続きの際にお客様が直接記入した情報がそのままデータ化され、これまでデータとして保存するには転記が必要だった部分が省略されます。また、検索も簡単になり、作業の効率アップに繋がります。さらに、テンプレートも登録可能なため、対面での契約業務が日々行われており、申込書や契約書の入力項目が既に決まっている場合に非常に便利な機能です。
ダッシュボード機能
続いてご紹介するのは、ダッシュボード機能です。ダッシュボード機能では、チームの署名タスク数、署名完了率、署名完了時間などをレポートとして管理側が確認することができます。さらに、サマリーを確認したり、レポートをファイルとしてエクスポートすることも可能です。どのタスクがどんな状況にあるのか、進捗をリアルタイムで確認できるので非常に便利な機能です。また、それぞれのタスクごとにタスク完了にかかっている平均時間を確認できたり、個人ごとにかかっている時間を確認することもできます。これにより、時間がかかっているタスクを短縮するための改善案を考えたり、平均時間が長いユーザーの負担を減らしたりと、現状の問題点を洗い出すことも可能です。
公開フォーム機能
最後は、公開フォーム機能です。公開フォーム機能とは、契約書テンプレートからリンクを生成し、顧客にメールやLINE、ビジネスチャットツールなどのメッセージにURLを添付することで簡単に契約書を送ることができる機能です。DottedSign内で、契約書をテンプレートとして保存・管理し、加えて公開フォーム機能を利用すると、契約者はリンクを開き署名するだけで、契約書を締結することが可能です。そのため、PDFなどで契約書を作成し、メールに添付して送信しなければならなかった従来の電子契約に比べて、公開フォーム機能を活用した場合は契約の締結を簡潔に行うことができます。
まとめ
いかがでしたか？今回は、DottedSignの紹介や電子署名について、そして新機能であるモバイルパネルについて具体的にご紹介しました。各分野で広がりを見せる電子署名と、様々な機能が追加実装され、どんどん進化するDottedSign。今後もより使いやすくなっていくはずなので、是非注目してみてくださいね。
