Kdan Mobileが提供している電子署名ツールDottedSignに、新しく公開フォーム機能が実装されます。電子署名ツールと公開フォーム機能の連携と聞いても、いまいちピンとこない方が多いかもしれません。しかし、実はこの2つの連携によって、これまで時間がかかっていた契約書の作成と送付が簡単になり、さらなる業務の効率化を図ることができる優れた機能です。本記事では、DottedSignの紹介や公開フォーム機能について、そしてDottedSignと公開フォームを連携してできることや活用方法について、解説していきます。
目次
そもそもDottedSignとは？
DottedSignとは、クラウドベースで契約業務が行えて、安全かつ迅速な電子署名サービスです。DottedSignでは、これまで紙媒体で行っていた署名プロセスを自動化し、契約の締結から管理までを場所やデバイスを問わず、すべて完結させることができます。これにより、無駄な時間の削減や業務の効率化を実現してくれます。すでにDottedSignには様々な機能が実装されており、契約書やメンバーの管理に加え、電子署名の進捗状況についてダッシュボード上で確認することや、メンバーごとのタスク状況の確認も可能です。複数のアカウントやタスクを同時に保持し作業を進めなければいけない企業や組織にとっては非常に便利な機能が多数実装されているのです。契約書の署名から管理までの手間を省くことができるため、マネージャーや管理側にとっても使いやすく、ITの知識がない署名者でも簡単に署名することができる電子署名ツールとなっています。
公開フォーム機能とは？
公開フォーム機能とは、契約書テンプレートからリンクを生成して、顧客にメールやLINE、ビジネスチャットツールなどのメッセージにURLを添付することで簡単に契約書を送ることができる機能です。
送られたリンクを開くだけで契約書が表示されるため、簡単に署名をしてもらうことができます。
公開フォーム機能×DottedSignでできること
・簡単に契約書を送付
従来の電子契約では、PDFなどで契約書を作成し、メールに添付して送信する必要がありました。この方法では、契約書の作成にも多くの時間がかかり、添付する契約書の管理も面倒で、契約書を送付する作業が手間となっていました。
そこで、契約書の送付までの課題を解決しようと新しく実装されたのが、DottedSignの新機能である公開フォーム機能です。
DottedSignでは、契約書をテンプレートとして保存し、DottedSign内で管理することができます。それに加え、公開フォーム機能を用いると、リンクを発行しメールにリンクをコピー＆ペーストをして、送付するだけで契約書を簡単に共有することできます。これまで1から作成し、メールにPDFなどのファイルを添付していた作業がなくなり、簡単に契約書を送付することができ非常に便利です。
・誰でも扱うことができて簡単に契約を締結
通常の電子署名ツールでは、契約書を締結するためにはメールアドレスを入力する必要があります。
公開フォームを通して契約書を開く場合、メールアドレスを入力する必要がありません。そのため契約者の手間を省くことができ、簡単に契約を締結することができます。
また、PDFなどで作成した契約書を締結させるには、契約者はまず添付された契約書をダウンロードして、署名を行い、署名済みの契約を保存してから送り返さなければいけません。
それに対し、公開フォームを利用すれば、契約者はリンクを開き署名するだけで、契約書を締結することができます。従来のPDFをメールに添付し送信する方法に比べて、非常に簡単に契約の締結を行うことができます。
DottedSignに追加された公開フォーム機能の活用事例を紹介
では実際に、DottedSignに追加された公開フォーム機能の活用可能な事例をご紹介します。
・デリバリーサービスでの活用事例
最近よく耳にするデリバリーサービスの事例です。
デリバリーサービスの強みと言えばスマホ1つで多くの飲食店から料理を選び注文をすることができる点です。この強みを伸ばすには、デリバリーサービス業者は多くの飲食店と契約する必要があり、契約回数の多いデリバリーサービスでは契約業務を効率化させるためにも電子契約の導入が適しています。
しかし、飲食店経営者が必ずしもIT知識を持っているとは限りません。個人経営でお年寄りが経営している飲食店やメールに添付された契約書をダウンロードすることさえ難しい方などIT知識を持っていない方は多く、複雑な電子契約ツールでは契約を締結することが出来ません。
多くの飲食店と契約する必要のあるデリバリーサービスでは、このようなIT知識がない飲食店との契約を締結する必要があり、少しでも分かりやすく簡単に電子署名を行える機能を持った電子署名ツールを選ばなければなりません。
そこで活躍するのがDottedSignの公開フォーム機能です。公開フォーム機能を利用すれば、複雑な操作をすることなく電子契約を行うことができます。
・ホテルでの活用方法
2つ目の事例はホテルでのチェックイン業務です。
皆さんもホテルでチェックインのためだけに、フロントで長時間待った経験があるのではないでしょうか。
ホテルのチェックインは、サインをするだけの割に長い時間がかかり、フロントで多くの人が順番待ちをすることが多々あります。ゲストを待たせることは、ゲストへの不満が募るだけでなく、受付スタッフの負担も多くなります。
そんなチェックインの業務に対し、チェックインの契約書をDottedSignでテンプレート化したとしましょう。
ホテル側は公開フォーム機能を用いて、ゲストの来店前にテンプレート化されたチェックインの契約書をゲストにメールで送付しておきます。
ゲストは、ホテルに到着する前に送付されたリンクをクリックして事前にサインを済ませておくことでホテルに来店した時のチェックイン手続きを事前に完了することができます。
このようにDottedSignの公開フォーム機能を活用することで、フロントでのチェックイン業務を効率化させ、ゲストの不満を減らし受付スタッフの負担も減らすことができます。
まとめ
いかがでしたか？公開フォーム機能の追加により、これまでより一層便利で簡単に契約の締結が実現可能となりました。
特にIT知識の少ないお客様を相手とするBtoC業界で活用されること間違いありません。
多くの大手企業では、電子署名ツールが活用されています。しかし、中小企業やBtoC企業では電子署名ツールの操作方法への不安などでなかなか導入に踏み込めていません。
そんな不安を抱えているあなたのためにも、誰でも簡単に電子契約の締結が出来るようにDottedSignでは、多くの機能が追加されています。
皆さんもぜひ一度、DottedSignと公開フォーム機能を確認してみてください。
