DottedSignの新機能「共有リンク」！公開フォームとの違いも解説

リモートワークやハイブリッドワークなど、場所や時間を問わない働き方を採用する企業が増えてきている中で、従来の契約に代わり活用されているのが電子サインです。Kdan Mobile 社では、以前より作業の効率化を実現してくれる電子サインサービス「DottedSign」を提供しており、この度その DottedSign に新機能「共有リンク」が実装されました。

そこで本記事では、改めて DottedSign というサービスについてのご紹介と、今回新しく使えるようになった共有リンク機能について詳しくご紹介していきます。

DottedSignとは？

そもそも DottedSign（ドットサイン）とは、クラウドベースで契約業務を行うことができて、安全かつ迅速な電子サインサービスです。DottedSign を使うと、時間や場所、デバイスを問わず、簡単に契約書の準備や締結を、すべてオンライン上で完了させることが可能です。署名を依頼する側は、タスクをメールで一斉に送信できたり、送信したタスクの進捗状況をダッシュボード上でリアルタイムで確認することができます。こういった、様々な機能により、複数の署名を同時進行で管理する際も無駄な時間を省き、非常に効率的に作業を進められることができるようになるのです。また、署名を受け取る側も依頼のメールを開くとそのまま署名を行うことが可能で、双方にとって時間と手間の短縮に繋がります。さらに DottedSign では、全ての契約プロセスを監視証拠履歴として記録しながら暗号化通信をしているため、セキュリティ体制が整っており、安全性の高い署名手続きを行うことができるのも魅力の1つです。

共有リンクとは？

そんな DottedSign に今回新しく搭載された機能である「共有リンク」。共有リンクとは、受信者が特定のファイルやフォルダにアクセスできるようにするためのURLのことを指します。つまり DottedSign の場合は、サイン者が契約書にアクセスするためのリンクということです。共有リンクは、メール添付よりも素早く簡単なため、メール添付に代わる役割として様々なツールに搭載されている機能です。例えばみなさんが使うことも増えているであろう Googleドキュメントやスプレッドシートなども、共有リンクを作成することができますよね。一度は共有リンクを作成し、そこからアクセスしたことがあるという方も多いのではないでしょうか。

共有リンク機能でできること

そんな共有リンク機能ですが、DottedSignの共有リンク機能ではどんなことができるのでしょうか。DottedSignの共有リンク機能でできることを、以下でご紹介していきます。

まず、共有リンクのURLを、LINE や Messenger などのIMクライアントで、サイン者にリンクを送ることができます。そうすると、サイン者はメールで契約書を開く必要がなくなり、リンクからより簡単にサイン作業を行うことが可能です。サイン者は、特にログインなども必要なく、リンクをクリックするだけで契約書へのサインができるのです。例えば、A・B・C社が共同契約書にサインする場合、サインタスクを作成し、A・B・C社の共有リンクを1つずつ取得し、個別にラインで送ることができます。（※A社の共有リンクをA社のみに送るかたちです。各サイン者のリンクは異なります。）

署名順序の有無を選択することも可能です。順序がない場合は同時にリンクを取得することができ、ある場合は順番にリンクを取得します。

共有リンクと公開フォームの違いとは？

DottedSign には、共有リンクと似ている機能として「公開フォーム」という機能も存在します。

公開フォーム機能では、契約作成者は1つずつサインタスクを生成する必要がなく、一つだけのサインタスクを生成し、リンクを不特定多数のお客様に送って、サイン者がリンクより契約にサインすることで、簡単に契約を締結することが可能です。これだけ聞くと、共有リンクと同じ機能に聞こえるかもしれません。しかし、2つの機能は異なっています。

まず1つ目の違いは、サイン者の数です。公開フォーム機能では、サイン者が1人のみに対し、共有リンクでは1名以上、つまりふくすうサイン者に送ることができます。さらに、公開フォーム機能ではサイン者のメールアドレスが必要か不要か選択しリンクを送るのに対し、共有リンクではサイン者のメールアドレスは必須になります。そして最後に、公開フォームにはついていないID認証について、共有リンクでは選択しつけることも可能です。

このように、幾つか機能の差があります。そのため、複数のサイン者が携わる契約書に関しては共有リンクを利用し、対個人の契約の場合は公開フォームを利用するなど、その用途によって使い分けると良いかもしれません。

共有リンクの作成方法を紹介

ここまで、共有リンクについて、その機能やできること、そして公開フォームとの違いを記載してきました。そこで以下では実際に、DottedSignで共有リンクを作成する手順をご紹介します。

サインタスクを作成する
ファイルをインポートかテンプレートを選択し、サイン者の名前とメールアドレスを入力する
ID認証を設定する
入力項目や署名フォームを設定する
確認して送信する
リンクを取得（異なるサイン者のリンクは異なります。）

以上のたった6ステップで、公開リンクの作成は完了です。

共有リンク以外の機能も紹介

今回新たに追加された共有リンク機能以外にも、DottedSignには様々な機能が実装されています。そこで、以下では共有リンク以外の機能についてもいくつかご紹介します。

ダッシュボード機能

まずは、ダッシュボード機能です。ダッシュボード機能では、署名完了率や署名完了時間、チームの署名タスク数など、タスクに関する様々な情報をレポートとして管理側が確認することが可能です。さらに、サマリーを確認したり、レポートをファイルとしてエクスポートすることもできます。それぞれのタスクがどんな状況にあり、何でつまずいているのかなど、進捗をリアルタイムで確認できる非常に便利な機能です。また、それぞれのタスクごとにタスク完了にかかっている平均時間を確認できたり、個人ごとにかかっている時間を確認することもできます。そのため、時間がかかっているタスクに対する改善案を考えるなど、現状の問題点を洗い出したり、今後の動きを検討したりと、分析の要素も兼ね備えているのです。

フロントデスクサイン機能

続いては、フロントデスクサイン機能です。フロントデスクサイン機能とは、エステサロンやフィットネスクラブなど、対面での申し込みにかかる手続きを電子化し、従来の紙媒体で行っていた手間を大幅に軽減できる機能です。すでにエステや不動産など様々な業界で取り入れられています。フロントデスクサイン機能を使うことで、手続きの際にお客様が直接記入した情報がそのままデータ化され、これまでデータとして保存するため行なっていた転記の作業が省略されます。また、データ化されることで検索もより簡単になり、作業の効率アップに繋がっています。テンプレートも登録可能なため、対面での契約業務が日々行われており、申込書や契約書の入力項目が既に決まっている場合に非常に便利な機能です。

まとめ

いかがでしたか？今回は、DottedSignの新機能「共有リンク」について記載しました。また併せて、その他の機能や公開フォームとの違いについてもご紹介しました。次々と様々な機能が追加されていくDottedSign。今後、よりテレワークやハイブリッドワークが普及していくであろう中で、需要も増えていく電子サイン。これからも、より便利になっていく電子サインツール「DottedSign」の動きに注目です。