近年はリモートワークを導入する企業が増え、人々はリモート会議ツールを始めとするオンラインアプリを使い始めるなど、新たな環境へ適応する事が必要になってきました。そんな中、これまでとは違った不満の声も出てきています。

ある会社では「自宅からだと同僚や上司・部下の仕事の進捗が分からない」であったり、「書類を取るためだけに会社に行くのは面倒くさい」といった、新たな不満をこぼす人々が出てきたようです。

そういった不満を解決できるのが、今回紹介するワークフロー管理ツールです。この記事では、ワークフロー管理ツールについてと、それを使ってビジネスを可視化して業務を効率化する方法を紹介します。 

ビジネスを可視化するワークフロー管理とは？

ワークフロー管理とは、「定型的な業務の流れをシステム上で実行、管理し、全体としての業務効率向上を目的とした業務プロセスの管理手法」です。従来、会社の資料は紙ベースで保存されていましたが、紙の資料を基にワークフロー管理を行う事は難しいとされていました。

そこで、登場したのがワークフロー管理ツールです。紙媒体でのワークフローの管理ではなく、オンラインでワークフロー管理を行う事で、大幅な業務効率化ができると言われています。

それでは、ワークフロー管理ツールとは具体的にどのようなツールで、どういった活用方法があるのでしょうか。

【ワークフロー管理ツール】DottedSignを活用してビジネスを可視化する５つの方法！

近年リモートワークが進み、多くの企業で様々なツールが導入されています。電子サインもその内の１つで、リモートでの契約書への署名を促進し、話題になっています。そんな中、今回紹介するDottedSignは電子サインともう１つの側面を持ち合わせています。それは電子サインのツールであると同時にワークフロー管理ツールでもあるという点です。それでは、この両者を兼ね備えたDottedSignの５つの活用方法を説明していきます。

1. 電子契約書を通して可視化できるワークフロー

どんな企業でも、他の会社に業務を委託したり、協力してプロジェクトを進める際に契約書を結ぶ機会はあると思います。その契約書を結ぶには様々なプロセスが必要です。契約書を作成し、上司に確認してもらい、さらに先方にその契約書を送るなど、そのプロセスは複雑です。このようなプロセスが複数重なり、ましてやオンラインとなるとワークフローが見え辛くなってしまいます。

しかし、DottedSignを使えばその傾向を逆手にとえう事ができます。契約のフローをリアルタイムでオンラインで確認する事ができます。契約がいくら重複してもワークフローを可視化できているので混乱することはありません。さらに、過去の契約のデータも全て簡単に見返せるので、業務の効率化にも役立ちます。

2. 出張先でも電子契約書を簡単に作成・サインできる

従来の紙による契約書の作成作業は、社内に戻らないと進められないため、出張のある多くのビジネスマンにとっては大きな悩みのタネとなっていました。しかし、電子サインアプリであるDottedSignを導入すれば、出張先からでもスマートフォンやメール、カメラからワンタップでドキュメントをインポートでき、作業場所やデバイスを問わず操作が可能です。また、契約書に日付やテキストを追加したり、担当者に署名タスクを割り当てることができます。

3. デバイスを横断して契約書の管理・電子署名が可能

DottedSignでは、デバイスを横断して契約書を管理、サインすることが可能です。AndroidやiOS端末、その他のWebブラウザでサインやドキュメントを送信することができます。

デバイスに依存しなくどこでも作業できるため、サインが必要な契約書作成時のワークフローを効率良く行えます。各デバイスから契約書ファイルを署名者やメールアドレス、ファイル名で検索し、ステータスに応じて操作をすることも可能です。

4. 契約書をより安全に管理できる

ワンタイムパスワード (OTP) 認証により、署名者の認証が確認でき、不正なアクセスからドキュメントを守ることができます。また、ドキュメントごとに利用者の名前やメールアドレス、IPアドレス、使用した端末の全てのログが残ります。ログは日付と時刻にタイムスタンプを付けて、全ての操作が記録されます。これにより、作成時、表示時、署名時など、すべてのドキュメントの変更を確認できます。

5.その場で対面署名が可能

DottedSignの新しい対面サイン機能は、クライアントと直接会ってビジネスをおこなう全ての営業マンにとって最適なツールです。販売経営管理組合によると、営業担当者の40%が既にタブレットを持っており、販売組織の90%が近い将来タブレットへの投資を計画しているため、間違いなく電子サインはこれからますます浸透していくでしょう。 

*使い方：

対面サイン機能を使うことで、その場でドキュメントにサインが出来るため、契約書が送られるのを待つ時間や返送する手間を省けます。対面サイン機能は、DottedSignのアカウントを作成すれば誰でも利用が可能で、誰でもドキュメントにサインができます。

*使用例：

あなたは独立した請負業者で、新しい家の改修プロジェクトを検討するために新しいクライアントに会う約束をしているとしましょう。詳細はすべて完成し、クライアントは改修を始めるために契約書にサインする準備ができています。すべての作業工程を正しいワークフローに沿って進めていくために、DottedSignの電子サインサービスを使用します。ドキュメントを新規で作成する際は、作成者を自分にし、クライアントを対面サイン者に指定します。その後、モバイル端末でドキュメントに必要事項を入力し、該当書にサインをします。打ち合わせが終了するまでに、取引は完了し、契約書はサイン済みの状態で作成が完了し、クライアントも満足させることが出来ます。

法律に則した優れたセキュリティ性：

DottedSignはセキュリティ性も非常に優れています。署名プロセスはワンタイムパスワード検証に加えて、TLS / SSL、AES-256、およびRSA-2048によっても暗号化されます。SSOは、署名プロセスが保護されるようにするためにも使われています。DottedSignは、2000年の米国商取引法（ESIGN法）および統一電子取引法（UETA）の米国電子サインに準拠しており、署名された契約が法的拘束力を持ったものであるということを保証しています。

自動通知機能でワークフローをよりスムーズにする：

普段ビジネスマンが文書の郵送、ファックス、もしくは手渡しにどれだけの時間や手間をかけているかご存知でしょうか。DottedSignは各サイン担当者のステータスを確認し、関係者に通知とリマインダーを自動で送信し、ビジネスマンの確認作業やフォローアップ作業の負担を軽減させます。

まとめ

このように電子サインアプリを利用することで、契約作業をよりスムーズに進めることが出来るのはもちろん、電子化することでセキュリティ面も強化できます。これは社内だけでなく、お客様にとっても時間や手間の削減に繋がります。また、紙の契約書を使用しない為、大幅な印刷コストの削減も実現し、会社にとっては良いことづくしのアプリなのです。さあ、今日からサイン作業はデジタルに置き換えましょう。

⭐ DottedSignのサービスまとめとレビューについては、こちらをご覧ください。