2週間が最短1日に。契約関連書類を電子化｜大幅に手間と時間を削減した清掃会社.comのDottedSign導入事例

清掃会社.com 代表取締役

事業内容について

清掃会社.comでは、法人向けのお客様を対象に、会社や企業が清掃会社を探されている場合に適切な清掃会社を紹介するサイトを運営しています。長年清掃業務の実務に携わってきた経験を持っているのが特徴で、清掃会社の紹介サイト運営会社の中で唯一清掃の実務経験のある清掃会社紹介サイトは、清掃会社.comのみです。そのため、清掃会社を探している会社に対して専門的な説明ができる点や、清掃会社にもアドバイスを行うなど、コンサル業務も可能な点が清掃会社.comの強みとなっています。

今回は、清掃会社を探している法人客と清掃会社を繋ぎ、コンサル事業も行っている同社が、DottedSignを導入したきっかけや、それまでの契約締結業務において感じていた課題、そして導入後の効果について具体的にお伺いしました。

郵送の手間と時間を省き、管理も簡単に。｜DottedSign の活用方法

— 従来は、どのような流れで契約を行っていたのでしょうか。

提携契約の場合は、必要な旨をメールでご案内、清掃会社から承諾をもらった後に、提携契約書を作成、送付して、そちらを返送封筒で返送してもらっていました。

— どのような部分に課題を感じていましたか？

時間、手間がかかり、管理も充分にできていなかったことです。契約書を作ったあと、印刷、製本、捺印、封筒に入れて郵送。すべてに手間がかかっていました。また、物理的に郵送で送るので、郵送時間がかかります。さらに清掃会社さんの方でも捺印をして返送をし直してもらうので、そこでもまた時間がかかっていました。今までは、送付後の管理はできていなく、返送がない場合には電話をして再度確認や依頼を行っていたんです。これらの作業を主に2名で行っていたため、先方からの返送がないことの確認がとれていなかったことも何度かありました。

圧倒的な低コストと使いやすさが魅力に｜DottedSign を選んだ決め手

— DottedSignのことを知るきっかけは、何だったのでしょうか。

海外で行われたスタートアップのイベントに参加した際に、DottedSignの存在を知りました。もともと、電子署名ツールの導入を検討していたり、それが目的でイベントに参加したわけではありませんでした。ただ、業務効率化ということが常にテーマとして頭にあった中で、会場でDottedSignさんのお話を聞いて、おもしろいな、と思ったんです。

— イベントで DottedSign の説明を受けたとき、魅力的に感じた点があれば具体的に教えてください。

圧倒的に使い方が簡単だった点と、費用が思っていたより非常に安かったことです。同じようなツールが日本でも存在することは耳にしていましたが、費用が高いと聞いていました。そのため、DottedSignの費用を聞いた時には愕然としました。

— 他社様のツールの導入を検討していたこともありましたか？

はい。何件か見させていただいたことはありました。しかし、DottedSignさんと比較した際に使い方も少しややこしく、費用が高かったため、検討の余地がなかったというのが正直なところです。

— ありがとうございます。実際にツールを使っている方は、もともとITツールなどをあまり使う機会がなかった方なのでしょうか。

はい。先ほど伝えた、メインで契約締結業務を行っている2名はITリテラシーはあまりなく、パソコンを使える、くらいのレベル感だったため、使いやすさというところに重点をおいていました。そういう2名でも、特に問題なく簡単に使えたのが良かったですね。

不要なものがない、シンプルなインターフェース｜実際に導入した感想

— イベントで DottedSign について知っていただいてから、本導入までにフリートライアルなどは行いましたか？

はい。やはり話を聞いて簡単そうだと思うのと、実際に使ってみるとのでは差があると思ったので、1度フリートライアルで私も使ってみることにしました。

— 使ってみて、どのように感じましたか？

インターフェースがシンプルでわかりやすいと思いました。不要な機能がなく、単純明快で使いやすい。だから、行き詰まってもどこで行き詰まっているのかがすぐにわかりました。まずは私がパソコンで使ってみて、次に現場で実際の業務フローに合わせて使ってみたんです。現場からも使いやすいと好評で、問題なかったです。

2週間が1日に。時間や手間の削減と管理体制の向上｜DottedSign 導入効果

— ありがとうございます。では、 DottedSign を導入してからの変化についてお聞かせください。

まずは製本の手間がなくなったのが大きいですね。それに伴って、捺印や郵送の手間も省けるようになりました。手間だけでなく、これまで郵送にかかっていた時間も削減できました。また、相手が契約書を開いたかどうかの確認もできるようになったため、相手がサインしたという裏付けがちゃんとできるようになったのも大きな変化です。今までは、契約書が戻ってくるまでは送り返してくれているか分からなかった部分が、各手順の段階が確認できるようになりました。お客様が、どこでスタックしているかもわかるようになりましたね。

— 清掃会社さんは電子署名への抵抗はなかったですか？

意外となかったです。古い業界ですが、清掃会社さんも順応性があって、意外と簡単に導入を受け入れてくれて私もびっくりしました。アカウントを作る必要もなく、使い方も簡単な点が、すんなり受け入れてくれた理由の1つだと思います。使い方が簡単なので、使い方に関する問い合わせも入らなかったです。

— では、DottedSign 導入後の具体的な契約業務フローはどのような手順になりましたか？

PDFで書類を作成した後に DottedSign から送付して、その契約が進むのを待つだけという本当にシンプルなフローになりました。現場からも、作業がかなり楽になったという声が届いています。即日署名もしてもらえることもあります。今まで2週間以上かかってたところがかなり簡素化され、1日で署名が完了するのは、非常にありがたいです。契約業務が軽減されたことで、作業効率が上がって、浮いた時間で他の業務を推進することもできるようになりました。

— ありがとうございます。嬉しいお声です。

 最後に、清掃業界におけるDXの意義をお伺いしたいです。今回 DottedSign を導入していただいたことも、清掃業界のDXの一部だと思うのですがいかがでしょう。

DXの意義はすごくあると思います。古い業界においても、事務作業が簡略化されていくことはどの会社にとっても大きなメリットがあります。今でも電話やFAXを使っている業者さんはたくさんありますし、改善の余地はたくさんあると感じています。

— ありがとうございます。インタビューについては以上です。お忙しい中、ご協力ありがとうございました。

DottedSign（ドットサイン）の詳細が知りたい方は、下記にてご予約のほどお願い申し上げます。