あなた自身や、あなたの所属するチームでは、紙の契約書の準備に1日または1週間にどのくらいの時間を割いているでしょうか。そしてそれらの書類に署名がされるまで、どのくらい待たなければいけないでしょうか？Finance Onlineによると、多くの企業では、署名された契約書を受け取るまでに5日かかる場合もあります。DottedSignは、Cyberbizのような企業に対し、オンラインによる契約書への署名を行い、生産性を取り戻す為の支援を行っています。
台湾のeコマース業界においてトップのソリューションプロバイダーの1つであるCyberbizは、オンラインストア統合、クラウドベースのPOS、及び倉庫管理のプロセスの簡易化を行うことにより、20,000を超える顧客のオンラインビジネスを支援しています。彼らは、紙の契約書からDottedSignに切り替えたことで、契約の準備や署名の追跡にかかる時間を削減し、運用を拡大しました。
Cyberbizは、彼らの顧客の多くが抱えている2つの課題の内1つを解決する為に、DottedSignを見つけだしました。その2つの課題が以下です。
- 統合プロセスを始めることに不安を覚えていた
- 混乱で契約が忘れ去られてしまい、締め切りに間に合わなかった
ワークフローに関するいくつかの問題が発生した結果、プロセスを再起動させなければならなくなってしまったのです。
目次
紙媒体からオンラインへの署名プロセスの変換
Cyberbizチームにとって、プロセスの進行を遅らせたのは、1つまたは2つの同じドキュメントテンプレートであることが多いという事実が、紙ベースで行う署名に対する不満の1つでした。すべてとは言いませんが、多くの契約がCyberbizのような形になっているのではないでしょうか。
Cyberbizチームは、クライアントと協働する際、一連の標準ドキュメントを使用しています。このような場合、DottedSignのテンプレートモードを使うことで多くの時間を節約することが出来ます。ドキュメントをテンプレートとして設定すると、連絡先の情報を入力して「送信」をクリックするだけで、ドキュメントを何度も再利用できるようになります。
紙ベースの署名プロセスの変更を検討中ですか？デモを予約してDottedSignが署名フローを最適化するために出来ることを確認してみてください。
リモートワークがより簡単に
他の組織のマネージャーと同様に、Cyberbizマネージャーは常に移動しています。顧客との会議、様々な施設への訪問、パンデミック後の世界で絶えず進化するリモートワーク環境のナビゲートなど、あちらこちらで物理的な契約書を結ぶ場合は、とても面倒な作業です。
DottedSignは、Cyberbizやその他の組織のマネージャー陣が、ラップトップやモバイルデバイスですべての契約書を安全に持ち運び、効率を最大化できるよう支援しています。
参考記事：DottedSign導入事例：グローバル市場で契約業務を効率化
対面でデジタル署名を行うことも
Cyberbizのマネージャーは、どこに行っても契約書を持ち運ぶことが出来るようになり、職場のモビリティを最大限に活用出来るようになることを前述しました。しかし、顧客に会うと何か起きるでしょうか？
DottedSignは、契約書に署名する人と同じ物理的空間で取引を成立させる際にも、デジタルの対面署名を提供を行っています。使いやすく、色付きの項目により、誰が署名をる必要があるか、そして契約書のどこを確認しなければならないかを簡単に示すことができます。iPad用のDottedSignは、デバイスをペンと紙の署名の代替として効果的に使えるツールに変換してくれます。
電子署名サービスを使用して勤務時間を取り戻そう
この記事の最初に、従来の方法で契約書を作成し署名するまで、どのくらいの時間を割いているか尋ねましたね。オンラインで署名を行うことで、どれだけ時間を節約することが出来るか知っていますか？Cyberbizの場合、契約書を作成してから署名し、返送されるまでの平均待機時間は、2週間から28分まで短縮されます。 つまり、335時間近く、または20123分も速くなります……この数字を誰が数えているというのでしょうか？！
さらに、内部ドキュメントの処理時間は、4時間からわずか15分に、つまり16分の1に短縮されました。
まとめ
私たちは、あなたのチームもCyberbizのように生産性を最大化する為の手助けを行いたいと思っています。 電子署名の使用経験のレベルによっては、最初はデジタル化の考え方は気が遠くなるように思えるかもしれません。 しかしそれが、まさに私たちが助けることができる部分なのです。
我々の専門家チームとスケジュールを組んでみてください。 サービスを順番に説明し、ワークフローに組み込む支援をさせていただきます。
DottedSign（ドットサイン）の詳細が知りたい方は、下記にてご予約のほどお願い申し上げます。
