契約書のオンライン化とは？｜おすすめオンライン化ツールも紹介！

DXの推進や働き方改革、ペーパーレス化の流れが止まらない現代。地球温暖化防止の観点や、コロナが流行したことなど、さまざまな時代背景と共に、あらゆるもののオンライン化が進んでいます。契約書もまさにそのうちの1つで、紙媒体の契約書をオンライン化する企業も増えてきています。

そこで本記事では、契約書をオンライン化するメリットやオンライン化する際の注意点、そして契約書オンライン化のためのおすすめツールをご紹介します。

オンライン化とは？

本題に入る前に、そもそもオンライン化とは何なのでしょうか。オンライン化とは、簡単に表現すると、これまでオフラインで行っていた業務を、インターネット接続を通してオンライン上で遂行可能にすることです。例えば、皆さんの中にも経験がある方が多いであろうオンライン会議。従来オフライン（対面）で行っていた会議をZOOMやGoogle Meets、Teamsなどのツールを使ってオンラインで行うようにすること。これはまさにオンライン化の事例の1つです。最近では、企業の採用面談や企業間の会議、社内の会議などもオンライン化しているところが多いのではないでしょうか。その他にも、従来紙媒体でプリントアウトして共有していた資料を、クラウドサービスを使って共有することなどもオンライン化です。

誰しもが一度は生活の中で実感しているであろうオンライン化ですが、よく混同して考えられるのがデジタル化。似たような響きで違いが分からないという方もいるかもしれませんが、オンライン化とデジタル化は意味が異なります。

デジタル化との違いとは？

オンライン化は、前述した通り業務をオンライン上で遂行できるようにすることでした。一方でデジタル化とは、デジタル技術を活用して業務効率化や新しいビジネスモデルを創造することです。つまり、デジタル化はオンライン化よりも大きな枠組みでDXを進めること。例えば、定型業務を自動化するためにツールを導入したり、これまで紙で行っていた稟議のワークフローをシステム化して進捗をシステム上で可視・管理できるようにしたりすることがデジタル化です。デジタル化の中の1つのステップにオンライン化がある、と考えるとわかりやすいかもしれません。

契約書をオンライン化するメリットをご紹介

あらゆるものがオンライン化されている中で、その進行が顕著なのが契約書です。契約書をオンライン化すると、紙媒体で行うよりも、さまざまな観点でメリットが発生するため、多くの企業で契約書のオンライン化が促進されています。以下では契約書をオンライン化するメリットを具体的に3つご紹介します。

・業務の効率化が図れる

まず大きなメリットとして挙げられるのが、業務の効率化です。これまで、紙媒体の契約書の場合は、契約書の印刷や捺印作業、そして郵送や返送などに多大な手間と時間を要していました。しかし契約書をオンライン化することで、郵送や返送の手間がなくなり、捺印作業そのものや、そのための出社も必要なくなります。印刷もする必要はなく、PDFをメールに貼り付けるだけでやり取りができるようになるのです。遅いところでは1週間〜2週間近くかかっていた契約締結作業が、全てオンラインで完結することで1日、またはそれ以下に短縮されることもあります。業務の大幅な効率化に繋がると同時に、そこにかかっていたヒューマンリソースも削減することができます。結果的に、本来必要な部分に人材を配置でき、契約業務に留まらず会社全体の業務効率化を図ることができるのです。

・コストと時間の削減

契約書オンライン化の続いてのメリットは、コストと時間の削減。1つ目の業務効率化と大きく関連する部分です。記載した通り、郵送や返送、捺印にかかる時間とコストが削減できるのは大きなメリットの1つです。その他にも、紙媒体の場合は物理的な保管書が必要となり、大手企業などでは契約書の保管場所だけで一棟、または一部屋ごと借りる場合もあるくらいです。オンライン化することで、こういった部屋代がかからなくなるため、管理費という観点でもコストを削減することができます。郵送そのものにかかる費用、管理費、そして人件費の削減に繋がるのです。

・管理がしやすくなる

そして最後のメリットは、管理の簡易化です。契約書をオンライン化すると、クラウドに保存できるようになります。そうすると、後から見返したくなった時はキーワードやタイトルで検索をすればすぐに見つけることも可能で、物理的な保管場所が不要になります。紙媒体では、自分たちでカテゴリー分けをしたり、ファイリングをしたりして管理していた部分が、オンライン化によって非常に楽になるのです。また、一度なくなると再度復元することが難しい紙媒体に比べて、オンラインでは復元や操作の履歴も残るため、セキュリティ面の強化や紛失リスクの軽減にも繋がります。

このように、あらゆる観点において契約書でオンライン化するメリットは多く存在しており、多くの企業や機関で契約書のオンライン化が進んでいるのです。

契約書をオンライン化する際の注意点をご紹介

契約書のオンライン化は利便性や生産性の向上に繋がりますが、オンライン化する際にはいくつか注意しなければいけない点もあります。そこで以下では、契約書をオンライン化する際の注意点を2つご紹介します。

・取引先から同意を得る必要がある

まず1つ目の注意点は、取引先から同意を得なければならないという点です。契約書は、当然のことながら送付先が存在するものです。ある企業が突然契約書をオンライン化したいと思っても、その契約書を交わすことになる取引先から同意を得ることができなければ成り立ちません。そのため、まずは契約書のオンライン化を周知して、取引先から同意を得るステップを踏んでから、徐々に社内外に浸透させていく必要があります。

・一部オンライン化できない契約書がある

また、契約書によっては一部オンライン化できないものがあることも注意点として覚えておかなければなりません。契約をする際、本来書面は必要ないため、ほとんどの契約書はオンライン化できますが、書面での作成が義務付けられている一部の契約書については、オンライン化することができないのです。例えば、不動産関連の契約書である事業用借地権設定契約書や農地の賃貸借契約などは、書面での作成が義務付けられており、2023年10月現在でもオンライン化できない契約書の1つです。しかし、これまでの法改定で、従来オンライン化できなかった書類がオンライン化可能になった事例もあります。そのため、現状オンライン化できないものでも、今後法律の改定によってオンライン化が認められる可能性もあります。

契約書のオンライン化は便利な部分やメリットも多いですが、注意点をしっかりと確認してから順序立てて行うことが重要です。

契約書をオンライン化できるおすすめツールをご紹介

ここまで、契約書のオンライン化について、メリットや注意点などをご紹介してきました。そこで最後に、以下では実際に契約書をオンライン化できるおすすめのツールをご紹介します。今回ご紹介するのは、Kdan Mobileが提供している「DottedSign（ドットサイン）」です。

・DottedSign（ドットサイン）

DottedSignとは、Kdan Mobileが提供している電子契約サービスです。DottedSignを使うことで、クラウドベースで契約業務を完結させることができ、契約書のオンライン化を実現できます。契約書の単なるオンライン化に留まらず、機能の豊富さや安全性の高さ、使いやすさもユーザーに好評な点となっています。DottedSignに搭載されている機能は「タスクの一括送信」や一元管理ができる「ダッシュボード機能」、よく使う契約書の項目を保存して再利用できる「テンプレート機能」などさまざまで、どの機能も作業効率をアップしてくれるものばかりです。ここには記載しきれないほど数々の機能があるので、自分が必要としている機能がきっと見つかるのではないでしょうか。

また、本人確認などの安全性についても、OTP（ワンタイムパスワード）機能やタイムスタンプ機能がついているため、ユーザーが安心して使うことができるのも魅力の1つです。詳細が気になる方は、ぜひ以下の公式HPを確認してみてください。