あらゆるビジネスにおいて、分野問わず必要となる契約書。皆さんも、賃貸契約やエステの契約など、日常生活で一度は契約書を取り扱ったことがあるのではないでしょうか。最近では電子化が普及してきている契約書ですが、業界の流れや社内体制が整っていないことが原因で、まだまだ従来のやり方で進めているところも多く存在します。これまでの契約書を使用している場合、契約書を完成させるには、紙を印刷して製本をしなければなりません。電子契約書に慣れている若い世代は、従来の契約書作成の流れを知らない方もいるのではないでしょうか。
そこで本記事では、紙の契約書を作成する際に必要な作業である製本とは何なのか、そして何のために行うのか、製本の具体的な方法についてご紹介します。最後には、手間のかかる製本作業が不要になる電子契約についてもご紹介しているので、ぜひ最後まで読んでみてください。
目次
製本とは？
そもそも製本とは、その名の通り本をつくること。契約書における製本とは、複数ページにおける契約書類を綴じて1冊の本のようにすることです。製本は、袋とじとも呼ばれています。製本は必ずしなければいけないものではなく、バラバラの状態でファイルに入れているだけの場合もあります。しかし、製本した方が書類がまとまり見栄えが良くなることもあり、書類が複数枚に渡る多くの場合は、製本されます。
製本する理由とは？
契約書を製本するのには、見栄え以外にもいくつかの理由と目的があります。
まず1つ目は、契印する箇所を減らすことです。契印とは、2枚以上の契約書が連続した1つの文書であることを示すために、両ページにまたがって押す印鑑のことです。契約書が製本されていない場合、ページとページの間に毎回契印を押さなければならなくなり、相当な時間と手間がかかってしまいます。一方で製本されている場合であれば、裏表紙と表紙、または袋とじの帯の部分にまたがって契印を押すだけで済むのです。製本にはある程度の時間がかかりますが、契印を毎ページに押す手間やそれによるミスが発生する可能性を考えると、製本して契印の回数を減らす方が良いかもしれません。
そして2つ目の理由は、契約書類の改ざんや偽造の防止です。契約書が製本されていないと、1ページを抜き取って改ざんすることは比較的簡単ですが、製本されているとそこから一部分だけを抜き取ることは困難になります。改ざんや偽造をしようとすると、契約書が破損してしまうため、製本されている方がこれらの防止に繋がるのです。
これらの理由から、契約書の枚数が多い場合は製本した方が良いでしょう。
契約書を製本する方法をご紹介
では、実際に契約書を製本するにはどのような手順が必要なのでしょうか。以下では、テープで製本をする場合と、帯を作成して製本する場合の2種類の方法をご紹介します。
・製本テープで製本する場合
テープで契約書を製本する場合は、まず印刷した契約書類をホチキスでまとめて留めます。ページの順番を確認してホチキスを留めましょう。また、ホチキスを留める位置は左端で、留める箇所が紙のギリギリすぎると契約書が破れてしまう可能性があるため、少し離れたところに留めると良いでしょう。目安は、端から5mm程度のところです。全部で2〜3箇所留められれば完了です。
ホチキスで端を留めたら、続いてはその部分をテープで隠していきます。製本テープを契約書類よりも少し長めに切り、縦半分だけ剥離紙をはがします。最初に半分だけはがす理由は、すべてはがしてしまうとテープにシワが入ってしまう可能性があるためです。はがした側でホチキスを隠すようにしたら、縦の余った部分に切り込みを入れておきます。切り込みを入れた部分を内側にしまうようにして、残りの半分を契約書類の裏側に折り返し、貼り付けたら完了です。
・帯（背表紙）を作成して製本する場合
続いて、帯（背表紙）を作成して製本する場合の手順です。テープの時と同様、まずはホチキスで端から5mm程度の部分を2〜3箇所留めます。完了したら、帯を作成します。帯の作成は、まず契約書よりも一回り大きな紙を用意し、短冊状にカットしておきます。そして契約書からはみ出した部分の帯に目印を入れ、帯を四つ折りにします。4等分したうち、左から2番目のみを残して、はみ出した部分をカットします。そして、帯の左端の部分のみ糊付けして、契約書の表面に合わせます。糊づけした箇所をホッチキスで数箇所補強しておきましょう。補強が完了したら、帯を右から左に折り返し、ミミの部分を裏面に糊づけして、余白の部分も裏面に糊づけします。最後にホッチキスの跡が隠れるようにすれば完了です。
契約書の製本は、主に上記の2種類の方法で行います。しかし、契約書を作成するたびに毎回この製本作業が発生してしまうのは、意外と手間ですよね。そこで最近では製本作業が不要な電子契約が主流かしてきているのです。
電子契約なら製本作業が不要に！
電子契約とは、これまで紙媒体で行っていた契約を電子化したもののこと。紙の契約書の場合は、当事者同士が押印を交わしていたのに対し、電子契約では電子署名を付与することで成り立ちます。契約書の作成から、契約締結が完了するまで、一連の作業がすべて電子化されるため、契約書は電子ファイルをメールで取り交わすかたちになります。そのため、ご紹介したような契約書の製本作業は不要です。
そこで最後に以下では、おすすめの電子契約ツール「DottedSign」をご紹介します。
・DottedSign（ドットサイン）
DottedSignとは、Kdan Mobileが提供している電子契約サービスです。DottedSignを使うことで、クラウドベースで契約業務を完結させることができ、契約書のオンライン化を実現できます。直感的に使えるようになっているため、これまで紙媒体で契約締結業務を行っていた人でも簡単に使うことができます。DottedSignを使うことで全ての作業がオンライン化可能で、契約書はすべてPDFになるので、製本の必要もありません。
さらに契約書の単なるオンライン化に留まらず、機能の豊富さや安全性の高さ、使いやすさもユーザーに好評な点となっています。DottedSignに搭載されている機能は「タスクの一括送信」や一元管理ができる「ダッシュボード機能」、よく使う契約書の項目を保存して再利用できる「テンプレート機能」などさまざまで、どの機能も作業効率をアップしてくれるものばかりです。ここには記載しきれないほど数々の機能があるので、自分が必要としている機能がきっと見つかるのではないでしょうか。
また、本人確認などの安全性についても、OTP（ワンタイムパスワード）機能やタイムスタンプ機能がついているため、ユーザーが安心して使うことができるのも魅力の1つです。詳細が気になる方は、ぜひ以下の公式HPを確認してみてください。
DottedSign（ドットサイン）を提供しているKdan Mobileについて
Kdan Mobileは、台湾発のSaaS企業です。ユーザーが生産性と創造性をより向上させられる、モバイルに特化したドキュメントソリューションとクリエイティブソリューションを提供しています。Kdan Mobileが提供しているツールは、すでに世界で総2億ダウンロードされており、延べ1,000万人以上のユーザーを抱えています。提供中の具体的なツールは先ほどご紹介した電子契約ツールを始め、ドキュメント管理アプリ、クリエイティブ制作アプリなど、多岐に渡ります。どれもモバイルでも作業が進められる画期的なものとなっています。コロナ渦で本格化が進んでいるリモートワークへの移行へ最大限の支援を行っていて、企業活動の効率化に務めてる、今注目の企業の1つです。DottedSign以外のサービスにも興味がある方は、ぜひチェックしてみてください。
まとめ
いかがでしたか？本記事では、契約書の製本について詳しくご紹介しました。製本作業には目的や理由がありますが、改ざんや偽造の防止をしつつも製本作業を省略することができる電子契約は、皆さんにとっても非常に魅力的なのではないでしょうか。ぜひ、まだ使用したことがない人は、今後電子契約書の使用を検討してみてくださいね。
