あらゆるものが電子化され、これまでとは働き方や人の手で行われる作業内容も変わってきました。IoTという言葉がある通り、普段の生活の中でも、多くのものがインターネットと繋がり、電子化されて便利な世の中になってきています。そのような中で、仕事上でも同様、以前に比べて私たち自身もリモートワークをする機会が多くなり、ミーティングや契約書の作成作業、捺印作業も電子化が始まっています。一度は電子署名を行ったことがあるという方も増えてきているのではないでしょうか。
今注目の電子契約は、その利便性に加えて、収入印紙が不要になるメリットも持ち合わせています。そこで本記事では、電子契約について、印紙税が不要になる理由や導入時のポイント、そしておすすめの電子契約サービスをご紹介していきます。
目次
印紙税とは？
そもそも、印紙税とは、契約書や領収書、手形など、課税対象になる文書に対して課される税金のことです。印紙税は、印紙税法別表第1の課税物件表に掲げる20種類の文書に課税されることとされており、課税物件表に該当しない文書は課税対象外のため、課税がされません。経済取引等に伴って課税文書を作成した人物が、印紙を文書に貼り付け消印を押すことで、印紙税支払いの証明となります。収入印紙が必要となる20種類の課税文書には、不動産や船舶、鉱業権、無体財産権、航空機または営業の譲渡に関する契約などが含まれます。これらの契約書の記載金額が100円以上、500万円以下のとき、1通または1冊につき必要な印紙税は2,000円となります。もちろん他にも様々な課税文書が存在しますが、いずれも契約金額や取引件数が多ければ多いほど、印紙税額も高くなります。そのため、量が多いと印紙税が膨れ上がり、税金に多くのお金を費やさなければいけなくなってしまうということです。
そこで、近年では、印紙税の節約に繋がる電子契約に注目が集まっているのです。
電子契約で印紙税が不要になる理由とは？
ここまで記載した通り、印紙税は課税文書に対する税金です。電子契約では、紙の文書の代わりにPDFが使用されますが、税文書の作成は用紙への記載によるものと定義されています。そのため、電子契約には印紙税がかからないとされているのです。
印紙税法第三条において「課税対象となる文書の作成者は、その作成した課税文書につき、印紙税を納める義務がある」と定められています。また、「作成」とは、印紙税法基本通達第44条第1項で「課税文書となるべき用紙等に課税事項を記載し、これを当該文書の目的に従って行使すること」と定義されています。用紙での文書作成が、課税対象の文書作成とされているため、電子契約のPDFファイルは課税対象外となるのです。
また、電子契約書を印刷した場合でも、契約の本書（電子契約書で電子署名やタイムスタンプが押されたもの）の写しという扱いになるため、こちらも印紙税がかかることはありません。
電子契約システム導入のポイント3選
このように印紙税がかからないため、多くの契約書や領収書を取り扱っている企業にとって、電子契約は今後のコスト削減のツールの1つとなり、注目が集まっています。そこで、これから電子契約を導入しようと検討している人のために、システム導入をする際はどのようなポイントを抑えておくべきか、以下で3つご紹介します。
1. 使いやすいかどうか
まず1つ目は、システムやツールの使いやすさです。新しいシステムを導入すると、そもそもシステムの使い方に慣れるまで時間を要したり、これまでの業務内容に変更が生じたりする可能性があります。そのような時に、従業員にできるだけ負担をかけないためには、システムそのものの使いやすさが非常に重要になります。例えば、パッと見て感覚で使えるツールと、説明書を隅々まで読み込まないとなかなか使いこなせないツールでは、前者の方が慣れるまでの時間は短くて済みますよね。このように、直感的に使いこなせたり、誰でも簡単に使うことができるか、その他にも必要な機能が備わっているのかなど、総合的にみた「使いやすさ」は必ず導入前に確認しておくと良いでしょう。
2. 料金が安いかどうか
また、利用料金も重要なポイントです。電子契約システムを導入すると、必要になるのは初期導入費だけではありません。月額のランニングコストが必要な場合や、必要な量に応じて料金が発生する場合など、システムによって予算は異なります。そのため、自分たちに合った予算のシステムを選びましょう。
3. セキュリティ面は大丈夫か
最後に、重要になるのがセキュリティ面です。契約書には、さまざまな機密情報や個人情報が含まれています。そのため、セキュリティ面で安心できるシステムか否かは確実に確認しておいた方が良いでしょう。IDやパスワード、暗号化やワンタイムパスワード機能の有無など、セキュリティ担保のためにどのような機能がついているのかを事前に調べてみると良いかもしれません。
電子契約システムを導入する際に注目しておくべきポイントは多くあります。今回ご紹介したポイント以外にも、自社にとって何が重要でどんな機能が必要なのか、また導入後にはどのようなオペレーションが必要なのかなど、確認しておくべきポイントは企業によって異なります。さまざまなことを確認した上で、導入するべきか否か、また導入する場合はどのシステムを採用するのかなどを最終決定するようにしましょう。
おすすめの電子契約サービスをご紹介
ここまで、電子契約について印紙税が不要で注目が高まっていること、そして電子契約システムを導入する際のポイントをご紹介しました。最後に、おすすめの電子契約サービス「DottedSign」をご紹介します。
・DottedSign（ドットサイン）
DottedSign（ドットサイン）とは、Kdan Mobileが提供している電子署名サービスです。クラウドベースで契約業務を迅速に行うことができるツールとなっており、契約書の作成から署名作業まで、契約締結の作業一連をすべてオンラインで完結させることができます。今回ご紹介したポイント3つをすべて抑えており、直感的で誰でも簡単に使いこなすことができる上に、料金は無料版から選ぶことが可能です。無料である程度の機能が使用可能で、さらに3つのプランから自分たちに合ったプランを選んで機能を追加することもできます。また、セキュリティの担保にも力を入れており、ワンタイムパスワード機能や、全契約プロセスの暗号化、監査トレイルの提供によって、全プロセスのアクティビティ追跡が可能な機能なども搭載されています。働く場所や使用するデバイスを問わず使えることで、手間や時間の削減に繋がり、業務の効率化を図ることも可能なため、多くのすでに企業に導入されている電子契約サービスとなっています。
ご紹介した機能以外にも多くの機能があるのが特徴で、例えば、公開リンク機能による契約書の簡易的な閲覧、一括送信機能や署名者グループ機能による手間の削減など、使い方次第でより効率的に作業を進めることができるようになります。DottedSignについて、気になる方は公式HPより詳細を確認してみてください。
まとめ
いかがでしたか？今回は、電子契約について、印紙税が不要になる理由や導入時のポイント、そしておすすめの電子契約サービス「DottedSign（ドットサイン）」をご紹介しました。大幅なコスト削減や、手間や時間を減らすことによる作業効率の向上を同時に実現できる電子契約サービス。さまざまなものが電子化されている中で、電子契約も今後需要が増えていく分野かもしれません。これから、より多くの企業で採用されていくこと間違いなしです。皆さんもぜひ注目して、今後の動きをチェックしてみると良いのではないでしょうか。
