皆さんは、「対面署名」と聞いていったいどんなものなのか、想像できますでしょうか？文字通り対面での署名なのですが、従来の署名とは少し異なります。対面署名は、一言で表すと電子サインの機能の1つです。これまで紙媒体で行っていた契約の手続きを、電子サインで行うことを指します。実は思い返してみると実は様々な場面で活用されており、皆さんもどこかで一度は使ったことがあるかもしれません。本記事では、そんな対面署名について、改めてどんなメリットがあるのか、活用方法、そして、対面署名におすすめのアプリをご紹介していきます。
目次
そもそも対面署名とは
対面署名とは、前述した通り電子サインの機能の1つで、これまで紙媒体で行っていた契約の手続きを、電子サインに置き換えることです。紙媒体から電子に置き換えることで、日々の業務を改善し、様々なメリットを得ることが出来るのです。例えば、従来のように紙で署名を行う場合は、その都度契約書を印刷しなければなりませんが、電子化することでその手間が省けます。また、契約書をPDFで保管することが出来るので物理的なスペースを確保する必要もありません。更に、契約情報がデータで保存されることで、転記にかかる時間の削減や情報の検索により、作業が圧倒的に効率化され、無駄なコストを削減することが可能です。その他にも、その場で契約が完了することや、契約書類のテンプレート化が可能なこと、名前のみの記入でも契約可能など、数多くのメリットが存在します。
電子サインにおける対面署名機能の活用方法を3つ紹介！
このように、様々なメリットがある電子サインの対面署名機能ですが、実際にはどんな場面で活用されているのでしょうか。この機能は、基本的に入会手続きや申し込みなど、契約締結の業務を対面で行う業種で活用されています。以下では、具体的に対面署名機能が活用されているシーンを3つご紹介したいと思います。
① 金融
まず最初にご紹介するのは、金融機関です。金融機関では、例えば、融資契約の際の署名の手続きを電子化することで活用されています。金銭消費貸借契約証書、信用組合取引約定書、その他にも同意書など、融資契約には様々な契約締結が必要とされています。加えて、1つ1つの契約書に対して記入する項目も多く、捺印や署名など、契約する側の手間がかかることも少なくありません。そんな融資契約の手続きを、電子化し、対面署名機能を活用することで、企業が契約者に契約書を準備する時間の短縮が実現出来ます。さらに、契約者の記入項目の削減による手間の削減できたり、書類の保管・紛失のリスクを軽減できたりと、企業にとっても契約者にとってもウィンウィンのメリットが生まれるのです。
② 不動産
続いての活用事例は、不動産です。不動産業界も、物件の売買や所有権、土地に関する契約書、ローンに関する契約書など、数多くの契約が必要となります。企業間での契約は特に必要となる書類が多いですが、身近なところでは、個人で物件を契約しに街の不動産に行くのを想像してみると良いかもしれません。物件を決めてから契約完了までに、様々な書類を確認し、署名や個人情報などを何度も記入しますよね。こういった、契約時に必要な書類への署名の電子化は、修正などを必要とした場合に多くある、書類の作り直しを防いでくれます。また、テレワークが普及している現在だからこそ、企業間での不動産契約の需要が増えてきています。そんな中で、修正を削減できることで捺印のための相手先への度重なる訪問も削減できたり、契約書だけに留まらず報告書もオンラインで処理ができたりと、多くの場面で役立っています。
③ エステ
そして最後に活用事例としてご紹介するのは、エステサロンです。肌のケアや痩身、脱毛サロンなど様々なエステがありますが、多くのエステで対面署名の機能が活用されています。女性の方はもしかしたら「確かにエステで対面署名使ったことある」と思う方も多いのではないでしょうか。エステサロンでは、月額で支払うタイプのコースなど、体験以外で入会する際に様々な契約を締結します。その際の書類を電子化し、対面署名の機能を活用することで、住所や電話番号を含む個人情報についても、いちいち手書きで記載する手間を省くことができます。また、書類ごとに何度も同じ署名をする必要が無くなります。様々な諸条件の確認と署名などで、合わせて1時間以上かかることも少なくないエステサロンですが、その中でも無用な時間を削減することで、生産性の向上にも繋がりますよね。
このように、様々な業界・分野において署名の電子化と対面署名の機能が活用されています。それぞれの業界や企業によって、改善したい点は異なりますが、電子化し対面署名機能を活用することで、従来の署名の手続きの際に発生していた多くの問題点を改善することが可能です。
対面署名におすすめアプリ「 DottedSign (ドットサイン)」
さて、ここまで解説してきた対面署名ですが、最後に対面署名にオススメのアプリをご紹介します。今回ご紹介するのは、ドットサインです。
ドットサインとは、モバイルUI／UXに特化した電子サインアプリ/ワークフロー管理ツールで、クラウドベースで契約業務が行えて、安全かつ迅速なサービスです。世界で2億ダウンロード、延べ1,000万人以上のユーザーを抱えている台湾発のSaaS企業であるKdan Mobile社が提供しているサービスで、会社と共に注目が集まっています。そんなドットサインには、「フロントデスクサイン機能」という機能が実装されています。このフロントデスクサイン機能こそが、本記事でご紹介してきた対面署名であり、対面での申し込みにかかる手間を省いてくれる機能なのです。
ドットサインのフロントデスク機能により、署名の手続きを紙からタブレットなどの電子サインに切り替えることで、コスト削減や作業の効率化、売り上げアップを実現しています。ドットサインのフロントデスク機能では、テンプレートの設定をすることが可能です。そのため、あらかじめ書類をテンプレート化しておくことで、実際に使用する際に署名の方法をデバイス上で選択するだけで対面署名を完了させることが出来ます。非常に簡単に、且つ迅速に契約手続きが済み、便利ですよね。ぜひ、ドットサインのフロントデスク機能を確認してみてください。
まとめ
いかがでしたか？今回は、対面署名について、改めてどんなメリットがあるのか、活用方法、そして、対面署名におすすめのアプリをご紹介してきました。多くの業界で、今後さらに広がっていくであろう対面署名。様々なメリットがあるので、是非一度どんなものなのか、確認してみると良いかもしれません。また、記事内でご紹介した通り、すでに日常の中で活用している企業もあるので、どんな場面で使われているのか、探してみるのも良いかもしれません。対面署名の機能を活用し、より作業を便利に、且つ効率的にしてみませんか？
