さまざまな働き方が採用され始め、雇用の方法も以前に比べて多様化している現在。働き方改革やコロナによるリモートワーク・ハイブリットワークの普及や、女性のライフステージに合わせた時短やフレックス制度の導入など、企業も積極的に個人の希望の働き方を考慮するようになってきています。そのような中で、それぞれに合わせた契約書も必須になって来ますよね。
皆さんは、雇用契約書とは何かご存知でしょうか？どこかの組織に属して働いた経験がある方は、なんとなく耳にしたことがあるのではないでしょうか。しかし、実際に雇用契約書の詳細や記載しなければいけない事項などを知っている方は多くないかもしれません。
そこで本記事では、雇用契約書とは何なのか、記載するべき事項や作成時の注意点、雇用契約書の電子化についてなど、雇用契約書についての詳細をご紹介します。後半では雇用契約書を電子化することができるおすすめのツールもご紹介していますので、興味のある方はぜひ最後までご覧ください。
目次
雇用契約書とは？
そもそも雇用契約書とは、「労働者と雇用主との間の労働契約の内容を明らかにするために交わす契約書」のことです。労働時間や賃金、休暇や就業場所など、働く上で双方が明らかにするべき労働条件は多数ありますよね。そういった条件を、お互いに取り決めて書面化し、労働者と雇用者の両方が署名押印（又は記名捺印）をすることで締結します。こうして書面化されたものが、雇用契約書となります。雇用契約書は特に書面化の義務がなく、口頭でも雇用契約が成立するようになっています。しかし、後々のトラブルを避けるために口頭ではなく書面化しているケースが多いのではないでしょうか。
また、雇用契約書と頻繁に混同されるのが労働条件通知書です。労働通知書とは、雇用契約を結ぶ際、雇用主が労働者に対して送付する書類です。雇用者が労働者に対して義務的に通知しておかなければならない事項が記載されています。雇用契約書と労働通知書の明確な違いは、作成義務と労働者に対する署名交付の義務があるか否かです。雇用契約書は、書面化や作成義務がないと前述しましたが、労働通知書には作成義務と書面の交付義務があるのです。労働基準法15条1項、同法施行規則5条4項で定められています。
このように、異なる2つの書類ですが、実は雇用契約書は労働通知書を兼ねることも可能です。雇用契約書に労働通知書を兼ねる場合は、労働者に対して書面化し交付する必要があります。
雇用契約書に記載すべき事項とは？
上記で記載した通り、書面化や交付の義務はないものの、雇用者と労働者にとって重要な労働条件をまとめた書類が雇用契約書でした。では、実際に雇用契約書を作成する際に記載するべき事項には一体どんなものがあるのでしょうか。
雇用契約書には、必須で記載しなければいけない絶対的明示事項と企業や組織が該当する制度を設けている場合にのみ記載しなければいけない相対的明示事項が存在します。以下で、それぞれの事項について詳しくご紹介します。
・絶対的明示事項
まず、必ず雇用契約書に記載しなければいけない絶対的明示事項。絶対的明示事項には、さまざまなものが含まれます。就業場所や労働契約の期間、業務内容、就業・始業時刻、休暇や休日、休憩時間、賃金、賃金の計算方法や締切日と支払日、残業の有無。さらに、退職・雇用に関する規定や、労働者をグループに分ける場合は交代制のルールも記載が必要になります。また、アルバイトやパートタイムなど、時間が短い労働者に関しては、昇給や賞与、退職手当の有無に加えて、雇用管理の相談窓口の担当者や部署も記載しなければなりません。
・相対的記載事項
続いて、該当する制度を設けている企業において記載が必要となる相対的記載事項。相対的記載事項には、退職手当が定められる範囲や手当の計算や支払い方法、支払い時期を記載する必要があります。また、賞与や最低賃金額、職業訓練制度、安全衛生や休職に関する事項、災害補償・業務外の傷病扶養制度や、表彰・制裁の制度、さらに労働者負担の食費や作業用品なども記載しなければなりません。言葉では相対的となっていますが、該当する制度を設けている企業の場合は必ず記載しなければならない事項です。
雇用契約書を作成する際の注意点とは？
このように、さまざまな事項を記載する必要がある雇用契約書ですが、実際に作成する際の注意点が幾つか存在します。以下で作成時の注意点について見ていきましょう。
・正社員の場合
正社員の場合は、転勤についての記載が必要となるので注意しましょう。転勤の可能性がある場合のみですが、「全国（あるいは国内外）の支店へ転勤を命ずる場合がある」という追記が必要となります。また、転勤に応じて業務内容が変更となる場合もあるため、配置の変更による業務内容変更の可能性がある旨も記載しておいた方が、後々のトラブルを防ぐことができます。
・契約社員の場合
続いて正社員の場合です。契約社員の場合は、正社員と違って契約の期間が人によって異なる場合があったり、契約期間終了後の契約継続の有無を決めなければいけない場合があったりします。そのため、雇用契約書にも契約期間と契約更新の有無を明示する必要があります。
・パート・アルバイトの場合
最後に、パートやアルバイトの場合は、契約期間が限られている、限られていないに限らず、絶対的明示事項と相対的明示事項を記載しなければなりません。どちらかの記載漏れが無いよう気をつけましょう。
それぞれの雇用形態で記載するべき内容が異なる場合もあるため、雇用契約書を作成する際は上記のような事項に注意して作成すると良いでしょう。
雇用契約書を電子化する方法とは？
ここまで詳細をご紹介してきた雇用契約書ですが、書面化するにあたり、労働者が希望した場合は、労働条件の明示を電子化することも可能です。電子化は2019年の4月から可能になり、メールやSNS、FAXでも行うことができるようになったのです。これに伴い、今後増えていくであろう雇用契約書を電子化。現在は、雇用契約書に限らずさまざまな契約書の電子化が始まっています。
そこで、下記では電子署名ツールを使った、雇用契約書を電子化する方法をご紹介します。今回ご紹介する電子署名ツールは「DottedSign」です。
・DottedSign（ドットサイン）
DottedSignとは、Kdan Mobileが提供している電子署名サービスです。クラウドベースで契約業務を行うことができるため、契約締結の作業一連をすべてオンラインで完結させることができるツールとなっています。従来、紙媒体で行なっていた契約書への署名プロセスを電子化、自動化し、業務の効率化やプロセスの簡易化を実現します。
DottedSignでは、契約書の作成や送受信、そして署名作業をオンラインで行うことができるため、雇用契約書の電子化も、もちろん可能です。デバイスや場所を問わず契約書の準備や締結を完了させられるため、手続きにかかる時間を削減したり、利便性や作業効率の向上効果を図ることができます。こういった導入メリットから、すでに多くの企業の注目を集めており、企業規模問わず様々な企業でDottedSignが採用されています。また、DottedSignには、タスクのステータスの一元管理や契約書の一斉送信など、多くの機能が備わっているのも魅力の1つではないでしょうか。搭載機能の一部として、外部ツールとの連携も多く行なっており、これまでも他のツールとの連携を実現させています。
DottedSignのような電子署名サービスを使えば、簡単に雇用契約書の電子化が可能になります。また、DottedSignには他にも対面署名機能やテンプレート機能など、便利な機能がたくさんあります。これから雇用契約書の電子化を考えている場合は、候補の1つとして検討してみても良いかもしれません。
雇用契約書：まとめ
いかがでしたか？今回は雇用契約書について、概要や記載するべき事項、また作成時の注意点などについて解説しました。後半では、雇用契約書を電子化する方法やそのためのツール「DottedSign」についてもご紹介しました。さまざまな働き方が導入されている昨今、雇用契約書の存在意義も高まり、あらゆる契約書の電子化も進んでいくことが見込まれます。ぜひ今回の記事をきっかけに、雇用契約書や契約書の電子化について調べてみてはいかがでしょうか。
