この記事では、ワークフローシステムの基本、電子印鑑を必要とする理由、最適なシステムの選び方を、５分でご紹介します。
こんにちは、Kdanライターの津山です。今回は業務効率化に欠かせない、ワークフローについてご紹介したいと思います。
普段、皆様がお仕事をなさる際は、チームの上司や別の部署の関係者等、複数人で協力して作業を行うことも少なくないと思います。
筆者が以前、経理部に勤めていた頃は、営業、法務、購買…といった様々な部署から、確認が必要な稟議書が毎日山のように届き、それが机の横に山積みになっている、という事態が常態化していました。
その際に、解決策として提案されたのが、オンラインで承認・回覧ができるワークフローシステムの導入です！
コロナ禍を経て、多くの企業がテレワークを導入したことでオンライン業務の重要性が増し、ワークフローシステムの需要がさらに高まっています。
しかし、皆様がワークフローシステムを導入する際に、忘れてはならないのが、電子印鑑への対応です。もし電子印鑑への対応を怠れば、一部の書類がワークフローで処理できず出社が必要になったり、最悪の場合、書類が法的効力を失ったりするリスクが生じます。
そこでこの記事では、電子印鑑に精通するKdanが、ワークフローシステムの基本から、電子印鑑を必要とする理由、そしてシステムの選び方まで、まとめてご紹介します。
目次
ワークフローの基本とシステム導入のメリット
ワークフローとは「業務の流れ」を意味し、企業で発生する業務における、一連の承認作業や手続きのことを指します。ワークフローシステムとは、それらの書類の申請や承認作業を電子化・自動化したソフトウェアのことを指します。
以下の図は、経費精算業務におけるワークフローシステム利用のイメージを示したものです。
ワークフローシステムを導入する2つのメリット
ワークフローシステムを導入し、チェックや承認手続きを電子化・自動化するメリットは主に２つあります。
メリット1.内部統制の強化
内部統制とは、企業が適正かつ健全な事業活動を継続できるように、全従業員が守るべき企業のルールや制度、仕組みのことを指します。
近年では、内部統制の重要性がますます高まっています。もし上司が不在だからといって、別の人がハンコを預かり代理決裁をしてしまうような事態が起きれば、不正のリスクを高める上、消費者の信頼を失いかねません。
そこで、ワークフローシステムの導入です。場所を選ばずオンラインで承認作業ができれば、第三者が代理承認をする必要もなくなり、不正の防止につながります。また同時に、誰まで承認したのかわからない、途中で稟議を紛失した、などのトラブルも防げます。
メリット2. 業務の効率化
日本公認会計士協会の資料によると、テレワークが実施できない理由として、紙媒体による資料への捺印が必要なため、と回答した企業は50%以上に達しています。
しかしワークフローシステムを導入することで、従来押印を必要としていた経費精算、請求、伝票、稟議等の処理が、全てオンラインで対応できるようになります。上司や他部署の予定に左右されることもなく、速やかな承認による業務効率の改善が見込めます。
Microsoft Teamsを利用したワークフロー作成方法
ワークフローシステムは、必ずしも専門のシステムを導入する必要はありません。一例として、日本の企業に幅広く利用されているビジネスチャットツール Microsoft Teams（※）を使用してワークフローを作る方法を簡単にご紹介します。
手順：
- Microsoft Teamsの画面左下の「アプリ」メニューをクリックします。
- 「承認」アプリを起動します。
- テンプレートかカスタマイズで、ワークフローの作成を開始します。
- 必要事項を入れてフォームを作成します。
- ワークフロー設定で、承認者や期日の指定を行います。
動画でご覧になりたい場合は、以下の動画も参考になさってください。
Microsoft Teams でワークフローを使用する方法
（※）Microsoft Teamsのビジネス版であるMicrosoft 365 Business Basic（月額650円/ユーザー）以上のプランの契約が必要です。
ワークフローシステムに電子印鑑機能を備える必要性
一見非常に便利に見えるワークフローシステムですが、Microsoft Teams等で作成したワークフローシステムを単体で利用する場合には、弱点もあります。それは、法的証拠力を持つ電子印鑑を押印する機能がない、ということです。
上記の機能がないと、一部の書類処理のために出社が必要になるだけでなく、法的証拠力の低い印鑑データを付与して書類が法的効力を失ってしまったり、国税局から追徴課税が課されたりするリスクが生じます。
交通費精算等の社内向け申請書であれば、法的証拠力を持つ電子印鑑は必要ありません。しかし、例えば契約書など、重要な書類を電子化するためには、電子署名法や電子帳簿保存法といった法律に準拠した電子印鑑の付与が欠かせません。
ワークフローシステムで対応できる書類と対応できない書類の事例
対応できる書類：社内稟議や会計伝票等、主に社内向けの書類
職務担当者・責任者が内容を確認したことを示せれば問題ないため、ワークフローの承認機能で代用が可能
対応できない書類：契約書等、主に社外向けの書類
会社の実印に相当する、本人確認が可能で改ざんのできない電子印鑑が必要
電子印鑑の効力の違いについては、以下の記事でさらに詳しくご紹介しています。
ワークフローシステム自体には、実印に相当する電子印鑑を押印できるシステムが備わっていないことが多く、一部の伝票や社内稟議にしか使用できない、といった問題が発生してしまうのです。
そこで、一緒に導入をお勧めしたいのが、あらゆる書類に、実印と同様の法的証拠力を備える電子印鑑を付与できる、電子契約サービスの活用です。
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ワークフローシステムを最大限活用できる電子契約サービスの3つのポイント
ワークフローシステムを最大限活用できる電子契約サービスには、3つのポイントがあります。それは、他のビジネスツールと連携が可能であること、ワークフローの設定ができること、差し戻し機能があること、です。
ポイント1. 他のビジネスツールと連携が可能
せっかく電子契約サービスを導入しても、他のビジネスツールと連携できないと、業務の進捗管理で複数のサービスを確認しなくてはならず、業務が煩雑になるリスクが生じます。
そこで、お勧めしたいのが、Microsoft Teams等、業務の根幹を支えるビジネスツールと連携が可能な電子契約サービスの利用です。
例えばKdanのDottedSign（ドットサイン）は、Microsoft Teams、LINE WORKSと連携しており、通常業務のワークフロー管理と、電子印鑑が必要な業務のワークフロー管理を、一つのシステム内で処理することが可能です。手続きを統一することで業務を効率化できるだけでなく、内部統制も強化できます。
Microsoft TeamsでDottedSignを使用する方法
- Teamsのアプリメニュー：DottedSign for Teamsで電子契約書を作成し関係者に送付
- 電子契約書への捺印が完了したら、Teamsのチャット内に署名完了の通知が届く
ポイント2. 電子契約サービス上でワークフローの設定ができる
重要な書類の場合、作成した内容について、上司の承認を得た上で相手先に送付したい、というケースもあります。
そのような際は、ワークフローの設定ができる電子契約サービスを使用すれば、事前確認者や決裁者など、別々の権限を付与することができるため、事前チェックの強化が可能となります。
DottedSignの場合は、上記のワークフロー設定ができるだけでなく、書類処理の進捗状況を一目で確認できる機能も備えています。
ポイント3. 修正が必要な際に差し戻しが可能
電子契約書等の内容に不備があった際は、ワークフローを０から作り直さなくてはならない電子契約サービスが多いのですが、業務効率を最大限改善したい場合は、ワンステップだけ差し戻して書類の修正ができるサービスの利用をお勧めします。
DottedSignでは、ワンステップだけ差し戻しができるチェック＆リターン機能を設けています。小さなミスの修正のために、わざわざワークフローを作り直す手間が省け、承認を速やかに完結することが可能です。
いかがでしたか？今回はワークフローシステムと、法的効力を有する電子印鑑を同時に活用する必要性をお伝えしました！
テレワークの効率化や、内部統制の強化を目指す企業の皆様の参考になれば幸いです。
