こんにちは、Kdanライターの津山です。総務は、企業に勤める社員にとって、一度は必ずお世話になる部署です。筆者が新人の頃は、会社で困ることがあれば、まず総務に聞くようにと先輩から教えられました。
しかし、総務部の管理職や社員の方の中には、「何でも屋」になりがちな総務の業務を、何とかして効率化できないか、と考えておられる方も少なくないのではないでしょうか？
総務部は、会社のコスト削減や、職場環境改善に直結する重要な業務を担当するにもかかわらず、会社への貢献度や、成果が評価されにくいため、業務改善が後回しにされがちな部署です。
しかし、最近では、戦略総務という言葉が登場し、総務も企業に対し積極的な改善提案をする姿勢が求められています。非効率な仕事の進め方を見直さない企業は、付加価値の高い仕事をする余裕が生まれず、会社での存在感を失ったり、社員がやりがいを感じられず離職したりするリスクが高まります。
そこで今回は、数多くのビジネスを支援してきたKdanが、総務に業務改善が必要な理由と、効率よく業務改善を進める手順、そして業務改善を達成するために欠かせないツールをご紹介します！
目次
総務で業務改善に取り組むべき２つの理由
総務で業務改善をすべき理由を２つご紹介します。もし現在、皆様の会社で総務の仕事が重要視されていない等、周囲の理解が得られにくい場合は、以下の理由を説明いただくことで、業務改善への協力が得られやすくなると考えます。
1. 労働環境の改善
総務を対象にした調査によると、総務の7割は、契約書の捺印や書類発送のために出社するなど、テレワークが進んでいません。
しかし別の調査では、テレワークを希望する社員は8割に達します。現在は、総務の働き方と、社員の希望とのギャップが広がっており、今のままでは、総務が優秀な人材を集めることが難しくなるでしょう。
企業が円滑にビジネスを行うために、総務の存在は欠かせません。総務部の働きやすさを改善し、優秀人材を確保するためにも、業務のオンライン化など早急な見直しが必要です。
2. 活力向上
調査によると、総務の7割は自分の仕事が正当に評価されていない、と不満を持っています。
総務は備品管理から株主総会まで、企業内で幅広い分野の仕事に関与します。そのため、本来、総務の知見は、会社の課題の抽出や改善に非常に有効です。
現在、注目を集める戦略総務では、総務の知見を活用した、コスト削減や、企業風土の改革が求められています。既に、日本のスクウェアエニックス等では、総務が企業改革を主導しており、総務の存在感や評価はますます高まっています。
しかし、多くの総務部では、備品管理や経費精算などに時間を割いており、付加価値の高い仕事に着手できていません。総務全体のモチベーションを上げ、総務の知見を企業に生かすためにも、既存の業務改善は不可欠と言えます。
総務の業務改善を効率的に行う３つのステップ手順
では実際、総務で業務改善を効率的に進めるための３つのステップを、具体的にご紹介します。
ステップ1
業務の棚卸・手順の見える化
総務業務の中で、特に時間がかかっている仕事を洗い出します。仕事を数種類に分類し、エクセルで1日の工数をどの作業に使ったか記載してもらう、などの方法で集計すれば十分です。以下の表を参考に、自社に合わせて調整すれば簡単に分類ができます。
集計後、庶務業務や契約書管理など、特に時間を割いている分野があれば、その中に含まれる仕事をリスト化し、具体的な処理手順を整理します。
ステップ2
課題の抽出・優先順位の整理
社員が多くの時間を割いてる業務が判明したら、次に課題の抽出を行います。
例えば、庶務業務の備品管理に時間を取られている企業は、実は、紙資料からエクセルへの転記の手間がミスを誘発していた等、意外な所に課題が見つかることもあります。
課題の抽出後は、業務への影響、導入に必要なリソース等を考慮した上で、優先順位を決めます。
ステップ3
ツール選定・従業員への周知
改善対象の業務が決まれば、最後にツールの選定と、従業員への周知を行います。ツールの選定時には、コストや機能の確認に加え、以下の５点もチェックしてください。
サポート体制が十分か
既存IT機器との相性は問題ないか
ランニングコストやアップデートの費用が必要か
不必要な機能がついていないか
無料トライアルで使用感を試せるか
無料トライアルで、ベテラン社員が問題なく使いこなせることが確認できれば、その後の運用が円滑に進みます。
社員が納得する総務の業務改善ツールと事例
最後に、総務の業務を今すぐ改善できるおすすめツールと導入事例を、数多くのビジネスツールを提供するKdanからご紹介します。
調査によると、総務は、電話やメール処理、勤怠管理、社会保険や給与処理などの労務管理、経費精算等に多くの時間を割いています。そこで、以下ではこれらの仕事を効率化するツールを、3つご紹介します。
1. ルーチンワークを効率化する総合ビジネスツール
総務が時間を割く業務をまとめて効率化するには、Kintoneのような、総合ビジネスツールがお勧めです。
具体的には、備品や経費の申請をオンラインで処理する、社用車や会議室利用のマニュアルをクラウド上で共有する、勤怠管理がスマホ上で行える、など幅広い機能があります。自社に必要な機能を、カスタマイズで追加することも可能です。
Kintoneを実際に導入した企業では、月30時間の労働時間削減といった成果が上がっています。
2. 情報共有をスムーズにするコミュニケーションツール
社内のあらゆる部署とやりとりを行う総務部には、コミュニケーションツールの導入がおすすめです。
総務には、日本人の利用率が9割を超えるLINEのビジネス版ツールLINE WORKSがおすすめです。LINEと同じ操作性に加え、情報共有が容易な掲示板機能や、アンケート機能、スケジュール管理機能などを備え、ベテラン社員でも、スムーズに使いこなせます。
LINE WORKSを導入した企業では、意見収集や情報伝達にかかる時間が大幅に削減されました。後ほどご紹介する電子サインなど、他のビジネスアプリとの連携ができるので、色々な機能を一つにまとめられるのも、大きなメリットです。
3. 契約書や膨大な社内稟議を電子化する電子サインツール
最後にご紹介したいのは、備品購入申請・経費精算・契約書など、サインが必要な書類をまとめて電子化できる電子サインツールです！
場所を選ばずサインでき、テレワークにも欠かせない電子サインツールは、日本企業における利用が急速に広がっています。
しかし総務部では、電子サインツールの利用があまり進んでいません。筆者が勤めた会社でも、総務が役員交際費など会社の重要文書を扱うため、セキュリティを心配するベテラン社員から導入を拒否されました。
そこで総務部では、弊社がご提供するDottedSign（ドットサイン）のように、セキュリティや法的効力を担保できる専門の電子サインサービスの利用がお勧めです。
DottedSignの機能一例
2段階認証など強力なセキュリティ機能
電子署名法に準拠した法的証拠力の高いサイン
送信データの暗号化
タイムスタンプ機能
変更履歴追跡機能… 等
専門の電子サインツールは、電子資料の保管ルールを定めた電子帳簿保存法にも対応しており、コンプライアンス面も安心です。
また、弊社のDottedSignには、多くの人と関わる総務業務で活用できる、３つの機能を備えました：
電子サインツールの利用で、契約書締結にかかる人件費が16分の1になった、等の実績が出ています。
2021年から、派遣契約書や労働条件通知書も電子化が可能になり、今後は業務のアウトソーシングや外国人雇用などの際にも、電子サインツールの活用が期待されます。
現在、DottedSignは14日の無料トライアルを実施中ですので、実際の使用感を試してみたい方は、ぜひこちらからご連絡ください！
いかがでしたか？今回は、総務の業務改善についてご紹介しました。本記事を参考に、業務改善を進め、更に企業から必要とされる総務部を目指していただければ幸いです！
