オフィスのペーパーレス化は近年話題になっており、特にコロナウイルス蔓延後にリモートワークが主流になってからは、その重要性が再確認されています。実際、2021年11月にビジネスパーソン1000人に対して行われた調査によると、職場におけるペーパーレス化に「メリットがある」と感じている方は82.5％までに上ります。
その反面、同年行われた別の調査では、請求書のためだけに出社しなければいけなかった人は部門問わず8割を超える結果となっています。さらに、一枚の請求書を処理するために平均で約53分も要し、紙媒体の資料はテレワークや効率化の阻害要因になっているようです。
年々需要が高まっているのにも関わらずなかなか実践が難しいペーパーレス化。紙からデジタルに移行することに不安があると答えた方は64.3％おり、その原因のほとんどはデータに対するITスキルの心配やセキュリティに関する不安です。この記事を読んでくださっている皆様も、なかなか紙削減の一歩を踏み出せないという方が多いのではないでしょうか？
しかしこのブログを読めば、ペーパーレス化に対する不安を解消し、より計画的に、負担なくペーパーレス化を進めていけるでしょう！それでは、ペーパーレスオフィスとは何か、どのようなメリットがあるか、どのような進め方が効率的か、全て一から伝授いたします！
目次
ペーパーレスオフィス
日系企業のペーパーレスに関する実態
日本のオフィスの紙の年間消費量は世界的に見ても多く、56.1％の企業が、オフィスでのペーパーレス化は進んでいないと回答しました。特に、印鑑やFAXは全く電子化されていないという企業は6割以上おり、日本のオフィスがいかに紙に依存しているかが窺えます。そのため多くの日系企業にとってペーパーレスオフィスの実現が急務となっています。
ペーパーレスオフィスの実現
その名の通りペーパーレスとは、勤怠管理や日報、人事評価、契約書などの文書をPDFや電子書籍に変換したり、電子化したりすることです。つまり、ペーパーレスオフィスとは紙媒体の資料を可能な限り電子化し、業務に必要なやり取りをデジタルで進める職場のことです。
どのような業務でも資料のやり取りは必ず発生するため、「ペーパーレスはDXの第一歩」とも言われています。
ペーパーレス化をするメリットTOP５
紙媒体の資料は一覧性には優れるものの、効率化やリモートワークの妨げになっています。そこでペーパーレス化は、紙による様々な問題を解決し、以下のようなメリットをもたらします。
その1. 資料の検索・取得の効率化
デジタルファイルは、インデックス化するとファイルの名前だけではなく、保存している場所やタグなどからも検索ができるので、必要な資料をすぐに見つけることができます。また、紙媒体と違って、文書内で文字検索機能を使えば膨大な資料の中からも素早く必要な情報を得ることが可能になります。
さらに、ファイルをクラウド上に保存することで、外出先や海外出張先などからもいつでも文書を取得できるのです。
このように、ペーパーレス化をすることで資料の検索や取得の効率化が叶い、他の生産性の高いタスクに時間を割くことができます。
その2. ワークフローの単純化
従来なら、会議前や資料を共有する際、ファイルを1枚1枚印刷する必要がありましたが、電子化すればその作業も必要ありません。ペーパーレス化は、印刷物を回収する時間や、校正して再印刷する時間、資料を配布する時間の削減にも繋がるのです。
加えて、ワンクリックでファイルの最新版や過去のバージョンを共有でき、複数人が同時に編集することもできます。結果的に、ワークフローが単純化することによって生産性も上がり、スタッフ同士が協力して作業を進めやすくなります。
その3. 情報セキュリティの強化
どの会社にも、社外秘の情報や限られた人にしかアクセス権限のない情報があります。これらもデジタルにすることによって、印刷不可設定、パスワード保護、閲覧権限限定など、様々な方法で守ることができます。また、悪用された際や変更が加えられた際も全てデータとして残るため、情報の漏洩や紛失、盗難を防ぐことができます。
その4. 印刷費・保存費の削減＆スペースの有効活用
ファイルをデジタル化すれば無駄な印刷をする必要がなくなり、紙代や印刷代、インク代などの節約になります。また、不必要になった資料をいちいちシュレッダーにかける手間もなくなります。
ペーパーレス化をしていないほとんどの企業は、書類をキャビネットや倉庫で管理しているのではないでしょうか？しかし、紙媒体の資料が減ればその分スペースに空きができ、同じ賃料でもより有効的なオフィスの使い方ができるようになります。
また、自然とオフィスも整頓しやすくなり、明るく開放的になったオフィスでは従業員の生産性や満足度も向上することでしょう。
その5. 災害対策
災害が多い日本では常に災害時のリスクについても考えなければなりません。紙の資料は水害や火災に弱く、何かがあった際は簡単に紛失・破損してしまい復旧にも時間がかかってしまいます。
しかし、デジタルファイルはどのような災害があっても、万が一オフィスのパソコンが全壊してしまったとしても、クラウド上からファイルにアクセスができるためリスクを最小限に抑えることができるのです。
いざペーパーレス化へ！4ステップ
まず、ペーパーレス化を進める前に大事なことは、代表者が従業員を仕切って皆が協力して行うということです。これまで当たり前のように使ってきた物理的な資料をを電子化するということは作業に大きな変化を及ぼすため、オフィス全体の理解と協力を得ながら慎重に取り組むことが重要です。この点は、以下のどのステップにも当てはまります。
それではこのことを踏まえた上で一つ一つのステップを見ていきましょう。
Step1. 目的の明確化
最初に、なぜオフィスをペーパーレス化するのか、その目的を再確認する必要があります。ペーパーレス化をすることによって達成できる理想のオフィスとはどんなものなのか、目指したいビジョンは何なのか、これらのことが会社の経営方針にどんな影響を及ぼすのか。
このように目的を言語化・明確化することによって、従業員に考えを共有した際に賛同を得やすく、また効率的に作業を進めることが可能になります。
Step2. 現状把握
次に行うべきことは、現状の分析です。この過程では、現在ある文書の種類やそれらの文書を扱う部署、文書が閲覧される頻度や必要性など、様々なことを調べます。
その上で①の目的に沿って、文書を廃棄対象・紙媒体として必要な文書・オフィス内で必要な文書などというようにカテゴリー分けしていきます。これにより、どの文書を優先的に電子化するべきなのか、どの文書をしないべきなのかが明確になります。
Step3. 運用方法やルール、達成期限の設定
電子化した際の混乱を避けるため、具体的にどのような場面で電子資料を用いどのように使用するのかを決める必要があります。この際、資料を一番使用するのは従業員なので、従業員にも話を聞きながら、皆が「使いやすい」と思える最適な運用方法を見つけることが重要です。
例えば、会議に必要な資料は事前に共有し、会議参加者は自らそのファイルをダウンロードして用意しておく。契約書はクライアントごとにインデックスを設定しパスワードをかけておくなど、スムーズに移行できるように細かなマニュアルを作成しておくといいでしょう。
また、これらのステップにそれぞれ達成期限を設定することで段取りよく電子化を進めることができます。
Step4. オフィス全体への実現化
上記の準備が全て整えば、あとは対象の従業員に知らせ実行するのみです！定期的に効果測定をしながら、継続的に続けられるように改善を繰り返します。
ペーパーレス化を支える電子署名 DottedSign (ドットサイン)
ペーパーレス化が進み多くの書類がデジタル化した際、大事なのは誰がどの書類を発行して、いつ承認したかを明確にする事です。Kdan が提供する電子署名 DottedSign (ドットサイン)であれば、誰がいつ何を承認したかすぐにわかります。
しかもドットサインは IT に詳しくない人でも使えるように、使いやすさを追求した結果、とてもシンプルでわかりやすい管理画面になっています。
また、ドットサインは電子署名完了後に誰がいつ署名を完了したか一目でわかる監査証跡という機能があります。以下は監査証跡の画面になります。
クリックすると、承認までの全てのアクションを追跡出来ます。
オフィスのペーパーレス化は遅かれ早かれほぼ必ずと言って良いほど、やらなくてはいけない事です。この機会に抜群に使いやすいドットサインはいかがでしょうか？
現在ドットサインは14日の無料トライアルを実施しています！もし今すぐオフィスに溜まった紙書類を電子化したい企業様がおられましたら、ぜひお試しください。
