【テレワークの生産性を上げないと危険！】ツールとルールを見直して離職を防止

今回の記事では、テレワークの生産性を下げる意外な原因、そしてテレワークの生産性を上げるために企業が具体的に行うべき対策を、まとめてご紹介します。

こんにちは！Kdanライターの津山です。コロナ禍を経て、導入が急速に進んだテレワークですが、皆様の会社では、現在も積極的にテレワークを活用なさっているでしょうか？

リサーチ企業の調査によると、今でも4割程度の企業は、テレワークを継続しています。しかし中には、生産性が上がらないために、上司の一言で出社勤務に切り替わってしまったなど、うまくテレワークを活用できていない企業も出てきています。

実際に、筆者が日本の大手企業の社員に話を聞いた際も、会社には週2回テレワークを使える制度があるものの、その制度を活用している社員は多くないとの答えでした。テレワークを使用すると、あいつはサボっている！などと言われるためです。

日本でテレワークが定着しない理由として、生産性が低いから、ということが挙げられます。実際の調査でも、日本のテレワークの生産性は世界の中でもかなり低い、という結果が出ています。

しかしだからと言って、テレワークをやめてしまえばいい、という結論に持ち込むのは危険です。なぜなら、テレワークをやめることで、離職者の増加を招き、更なる生産性の低下を招くリスクがあるからです。

そこで今回は、テレワークの生産性を下げる原因に迫ります。その上で、テレワークの生産性を上げるために具体的に何をしたらいいか、ご紹介したいと思います。

テレワークの生産性が上がらない企業の３つの特徴

まず、テレワークの生産性が上がらない企業の代表的な特徴を3つ、ご紹介します。それは、仕事の管理方法が問題、コミュニケーション不足、テレワークツールが不十分、ということです。それぞれについて説明します。

特徴1. 仕事の管理方法に問題がある

もし皆様が管理社員の場合、少し意外かもしれませんが、実は日本のテレワークの生産性が低い理由は、仕事の管理方法に問題があると言われています。

それというのも、日本の企業においては、長時間労働こそが評価されるという風土が長い間定着していました。しかし、テレワークにおいては、評価すべきは労働時間ではなく、むしろ期日通りに仕事を終えたか等、評価軸をアウトプットの質に切り替える必要があります。

それにも関わらず、テレワークの際、タスクをオンライン上で管理する体制が整っていないと、アウトプットの状況を可視化することができず、社員に対し正しい評価が下せなくなります。早く仕事を終えたところでサボっているなどと言われる原因となり、社員のモチベーションを下げて生産性の低下を招くことになります。

特徴2. コミュニケーションの不足

テレワークを導入すると、社員がバラバラに仕事をすることになるため、仕事に関して問題が起きた際や、気づいた点があっても、ちょっと他の人に相談したり、チーム全体で討論したりすることが難しくなります。

そこでもし企業が、テレワークでも気軽に討論できるコミュニケーションツールを準備していないと、仕事のミスや遅延を引き起こしやすくなり、生産性を低下させる原因になります。

後ほど実際の画面をご紹介しますが、筆者の会社では、テレワークの際、コミュニケーション不足による生産性低下を防止するため、Slackなどのビジネスツールを積極活用しています。

特徴3. テレワークツールが不十分

テレワークがうまくいっていない企業は、テレワークを進めるためのツールの整備が不十分である可能性があります。

日本政府が行った調査によると、テレワークの生産性を下げる要因として「自宅でできない仕事がある」と答えた回答者は4割近くに達しました。

自宅でできない仕事の内容が法律対応であれば仕方がないものの、実は稟議や契約書への捺印など、本来ツールさえあればテレワークで十分に対応できる、という仕事が含まれているケースもあります。

その場合は、企業は早急に電子契約ツールなどを整えて、テレワークで対応できる仕事の範囲を広げることが重要です。

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テレワークをやめた企業が遭遇する怖いリスク

テレワークの生産性が低いことを理由に、出社を強制することは、離職者を増やし、さらに人材確保を難しくするという、企業にとっては死活問題にもつながるリスクをもたらします。

なぜなら、コンサル会社の調査によれば、現在、コロナ禍で定着したテレワークの継続を希望する社員は実は8割にものぼっているからです。また、新卒に対して行った調査でも同様に、テレワークの制度を利用したいと答えた人は、ほぼ8割に達しています。

テレワークを希望する社員の割合 — パーセル総研「新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する調査」を元に作成

つまり、企業がテレワークを廃止し、社員に出社を強制した場合、テレワークを希望する8割の社員や新卒は、離職、あるいは別の企業に取られてしまうリスクが高くなるのです。

現在、日本国内は少子高齢化に伴い、どの産業においても人材不足の状況が顕著になっています。優秀な人材を確保するためにも、テレワークの生産性を改善し、制度として定着させることが、企業にとって避けては通れない課題といえます。

テレワークの生産性を上げるために企業が行うべき対策

では企業はどうすればテレワークの生産性を上げられるのでしょうか？最後にその具体的な対策を、多くのビジネスツールの提供を通じてテレワークを支援してきたKdanがご紹介します。

テレワークの生産性改善のキーワードは「ルール」と「ツール」です。社内のルールを見直し、ツールを活用することで、テレワークの生産性は大きく改善することができます。具体的な内容は、以下の通りです：

＜ルール編＞

週に2～3日をテレワークとする

＜ツール編＞

作業自体をオンライン化できるツール（電子契約サービスなど）
コミュニケーションを促進するツール（Slack、LINE WORKSなど）
タスク管理を可視化できるツール（Trello、Asanaなど）

まずルール編ですが、テレワークを週2日にするというのは、社員の満足度を高めつつ、生産性を上げる手法として、世界の有名企業でも取り入れられています。

リサーチ会社の調査においても、現在の労働者の希望の出社頻度は「週に3回以下」と答えた人が7割以上を占めており、さらに、別の調査では、日本人にとって週2～3日のテレワークは、給与の3.8%アップに匹敵する満足感が得られるという結果が出ています。

次にツール編ですが、こちらは３つのカテゴリに分けて紹介します。

その1. 作業をオンライン化するツール

代表的なツールが、厚生労働省のテレワークガイドラインでも導入が推奨されている、電子契約サービスです。これは、稟議の電子決裁や契約書の電子化を可能にし、ムダな出社を減らすために非常に効果的です。

電子契約サービスとはどんなものか、実際に使用するイメージを掴んでいただくために、Kdanが提供する電子契約サービス、DottedSign(ドットサイン)の画面をご紹介します。

このように、現在使用している紙の書類をPDFに変換してクラウドにアップロードするだけで、そのままオンライン上で法的に有効なサインや捺印を行うことが可能になります。

その2. コミュニケーション促進ツール

コミュニケーションを促進するツールとしては、総合ビジネスツールのMicrosoft TeamsやLINE WORKS、または無料で使えるSlackというアプリがおすすめです。これらは他のビジネスアプリとも連携が取りやすい上、仕事のグループごとにチャットボックスを分けることが可能です。

以下は弊社で使用するSlackの実際の画面になります。

また、LINE WORKSやMicrosoft Teamsは、チャット機能にとどまらず、スケジュール管理機能やアドレス帳など、全ての管理を一つのアプリで管理することができます。また、どちらも、先ほど紹介した電子契約サービスのDottedSignと連携しており、アプリ内で直接、電子契約書や電子稟議を送付することが可能です。