こんにちは、Kdanライターの津山です。日本企業では長い間残業が当たり前でしたが、2018年に安倍政権のもと「働き方改革」が実行され、残業時間上限見直しなどが行われました。ですが本当に社員のみなさんは定時で帰れていますか？
というのも、2020年以降のコロナ禍でテレワークが導入され、数字上では一見残業時間が減りました。しかし実は以前より長時間労働になったと答えた人は60%を超え、残業代を申請してない「隠れ残業」状態の人がなんと50%以上という調査結果が出ています！
今後アフターコロナでは、またおそらく出社の機会が増えると思います。もしコロナ前に定時で帰れない状況だった場合、今から仕事効率を見直さないと、出社とテレワークの両方で残業と隠れ残業が発生してしまう最悪のケースも考えられます。
そこで今回は「残業や隠れ残業から解放されたい」という人に向けて、これまでの日本の残業の現状、そして定時で帰れない３つの理由と対策を5分でわかるようまとめてお伝えします。そして最後にテレワークの隠れ残業対策として大活躍するビジネスツールもご紹介します！
残業が当たり前の状況で悩んでる方、このブログで原因と対策をしっかり把握して、いち早く定時で帰れない状況を改善してもらえれば幸いです！
目次
日本人は定時で帰れない？これまでのデータと現在の問題
まずはじめに、日本の労働時間の問題をおさらいします。労働政策研究・研修機構の調査によると、日本は2018年時点で週に40時間以上の残業をする男性会社員が約30%もいました。これは世界の主要国と比べて非常に高い水準でした。
ただ2018年に国会で働き方改革法案が可決され、時間外労働に上限が設けられたこと、そしてさらに2020年以降のコロナを機にテレワークが導入されたことなどで、残業の実態は改善していると言われています。
実際に日本の転職サイトが15,000人に対して行ったアンケートを見ると、テレワーク開始後残業時間が減ったと回答している人は3割、全業種の平均で7.5時間残業が減ったという結果がでました。
引用元：転職・求人doda「90職種別の残業時間ランキング コロナ禍で残業時間はどう変わった?」
しかし一方で、テレワークが導入されたことで残業代を申請しない「隠れ残業」をする人が増えています。
日本労働組合総連合会のテレワークに関する調査2020によると、テレワークで普段より労働時間が増えたという人が半数、残業をしたが申請しなかった人が6割を超えるという結果になりました。
引用元：日本労働組合総連合会 テレワークに関する調査2020
テレワークで隠れ残業が増えた主な理由には「残業を申告しにくい雰囲気だった」「時間管理がきちんとされていない」などが挙げられています。またそのほかにテレワークをするためのツール・環境が整っていないために仕事効率が落ちたという意見もあります。
ですが実際に、自分の企業の何が原因で残業が増えているのかわからない、といった人も少なくないと思います。そこで次に、定時で帰れない状況を生み出している原因と対策を見ていきたいと思います。
定時で帰れない原因とは？現場とテレワークで違う？
定時で帰れない３つの原因と対策
過去に厚生労働省が発表したデータによると、定時で帰れない原因は大きく３つのカテゴリーに分けられます。それが企業の労務管理の問題、業務内容の問題、社員自身の意識の問題です。
引用元：厚生労働省 過労死等防止対策に関する調査研究について
(1) 企業の労務管理の甘さ
【原因】
・人員不足、増員の抑制
・残業を前提とした仕事の指示
・社員同士で仕事が標準化されていない
・マネジメントスキルが低い
まず企業の労務管理の甘さが残業の原因になっているケースです。業務が整理されていない状況で人員を抑制すると残業が前提の仕事が当たり前になり、いつまでたっても定時で帰ることができません。
今後は少子高齢化が進み、どんな業種でも人手不足が当たり前の状況になることが予想されます。残業を当たり前とせず、人手不足でも仕事を回せるような体制の整備が会社の使命になると考えられます。
もし人員不足の残業が続くようならその会社は明らかにマネジメントスキルが不足しています。また資金繰りが厳しい可能性も考えられます。なのでその時は思い切って転職を考えてみるのもありだと思います。
また会社側は離職者を減らすことも人材対策として重要です。離職率を下げるためのヒントは以下のブログでたくさん紹介していますので、管理社員の皆さんはぜひ参考にしてください！
(2) 業務内容の問題
【原因】
・会議・打ち合わせが多い
・仕事の締切や納期が短い
・仕事の忙しさにムラがある
・予定外の突発的な仕事が発生する
・後輩や同僚等の指導時間が長い
業務内容が原因の残業は、皆さんの会社でも心当たりがあるのではないでしょうか？実は筆者が以前働いていた会社でも、社長以下50人のマネージャーやスタッフが4時間も会議に拘束され、そのせいで定時後に残業しなければならない状況が発生していました。
短納期の仕事の対応や、突発的な仕事の対応はどうしても避けるのが難しい場合もあります。また経理などは決算時期に忙しくなることはある程度仕方ありません。
ですがそれでも会議の制限時間を決めて無駄残業をなくすことや、業務指導のマニュアルを整備して効率化するといった対策は考えられます。日本の大手人材サービス会社も残業しないチームは「１時間」の会議をしない方法を推奨しています。
筆者の会社では今、会議は最初から目的を決めて必ず１時間以内で終わるようにしています。また新人が増えてきたので業務指導のマニュアル整備も行なっており、今後は誰でも手が開いた人が指導を担当できるような体制を整えています。
皆さんがもし管理社員なら、チームのためにも業務内容の改善はどんどん試してみてください。さらに仕事を効率化したい人は、こちらの記事で台湾スタートアップの超効率的な仕事術も紹介していますので、ぜひ参考にしてください！
(3) 社員自身の意識の問題
【原因】
・周りが残業しており帰りにくい
・残業手当を増やしたい
・自分のスケジュール管理能力不足
３つ目は社員自身の意識が原因の残業です。付き合い残業が当たり前の人は、自分一人で先に帰るのが申し訳ないので、急な仕事もないのにパソコンでネット検索して忙しいふりをしてるのではないでしょうか？残念ながら筆者自身も昔は毎日30分以上付き合い残業をしていました。
また日本企業では残業してる人＝頑張ってるという風土があるため、上司へのアピールとして残業をする人も少なくありません。またお小遣い稼ぎとしてあえて残業をする人もいるようです。
この雰囲気を変えるためには、会社全体で残業を推奨しない仕組みを作ることが一番です。例えば筆者の会社では７時間勤務にして余った１時間を自由に使っていいという取り組みを始めようとしています。
効率よく仕事することで１時間の自由時間が増えるのでみんなが仕事を早く終わらせるモチベーションになります。また実際に残業なし手当を支給して定時帰りを促進している会社もあります。
会社全体の風土改革はすぐには難しいとしても、簡単に始められるのが仕事のスケジュール管理の徹底です！今は、企業でも個人でも使える優秀なタスク管理ツールがたくさんあります。まだ導入していないのなら今すぐ試してみることをお勧めします。
ちなみに実際に筆者もタスク管理ツールを使っていますが、タスクと期日を一目でわかるよう自動で整理してくれます。仕事の管理が非常に楽になりました。
どんなタスク管理ツールがあるか気になる方は、こちらの仕事術のブログを参考にしてください！
テレワークで隠れ残業が増える原因と対策
最後にテレワークで新しく問題になっている「隠れ残業」の原因を紹介します。それは業務効率の悪化です。
例えば、企業によってはセキュリティーの問題で紙資料を会社から持ち出せないため、仕事を進めるには出社するしかありません。テレワークでは完結できない仕事が残ることで行ったり来たりを繰り返し、結果仕事時間が増えてしまった、というケースもあります。
日本トレンドリサーチが2021年10月末に発表した調査では、テレワークを実施している人300人のうち75%近くが出社しなければ出来ない業務のためにやむなく出社することがあると回答しています。
出社しなければ出来ない業務の多くは、書類整理や稟議決済、請求書対応など、紙資料を使っていることが原因になっています。これらの対策として社員が望むのは紙の伝票やデータベースの電子化です。
つまりテレワークでも仕事効率を改善して隠れ残業を減らすためには、紙資料を電子化して必要な時にどこからでもアクセスできる状態を作ることが必要と考えます！
アフターコロナでも、おそらく多くの会社がテレワークを継続するでしょう。資料の電子化を職場に働きかけるとともに、今回のブログで紹介した仕事の効率化対策を実施いただき、定時で帰れない状況を一刻も早く解消していただければ幸いです！
定時で帰れない状況を変えるためには、電子サインサービス「DottedSign（ドットサイン）」
これからの日本では引き続きテレワークと出社が併用されることが予想されます。そんな中で仕事効率を改善し、定時帰りを実現したい皆さんにぜひお勧めしたいサービスを紹介します。それがKdanの電子サインサービスDottedSign（ドットサイン）です。
ドットサインを使えば、今まで出社が必要だった契約書や請求書などのサインも全てオンライン上で完結できます。またワークフロー機能も備えており、契約書や稟議は自動で必要な人に回覧されるため、ハンコリレーだけのためにわざわざ出社する必要もありません。
またドットサインでサインした書類は全てクラウド上で一元管理できるため、書類を探すための出社はもう必要ありません。また変更履歴がトラッキングできる機能も備えているので、会計・税務監査確証としても有効です。
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