電子簽章是什麼？怎麼用？5步驟完成無紙化電子簽署！
電子簽名是什麼？電子簽章怎麼用？本文將介紹電子簽署由來、簽名效力，並教學如何建立電子簽名自動化的流程，讓你不再受時空限制、大幅提高工作效率！文末再分享能保障簽名安全且操作簡單的電子簽章製作軟體給你！
| 目錄： |
| 一、電子簽章是什麼？ （一）電子簽章效力合法嗎？ 二、電子簽章怎麼用？ （一）電子簽章與手寫簽章的差異？ （二）Word電子簽章製作 （三）PDF電子簽章製作 三、電子簽章數位簽章差別 四、電子簽章的好處 五、電子簽章APP工具推薦 |
一、電子簽章是什麼？
全球電子商務興盛的情況下，許多交易不再僅限於實體世界，越來越多商務往來發生於網路上，並且越來越講求工作的效率，傳統手寫簽名、蓋印章來簽約的模式，已經漸漸顯露出其不足，比如依賴紙本難以管理資料，或是簽約時間和流程繁瑣且冗長，若中途出現小錯誤一切都得重頭再來，為了因應科技發展、工作流程腳步加快，因而衍生出了電子簽名（電子簽章）的技術，幫助企業簡化簽署流程。
電子簽章，讓用戶可以在線上簽署電子文件，不再需要紙筆，在全球各國依然能夠具有法律效力，也俗稱電子簽名。
（一）電子簽章效力合法嗎？
為了推動電子交易的普及運用，世界各國都有制定電子簽名（電子簽章）相關的法律，例如台灣的電子簽章法律效力來自《電子簽章法》，政府透過這項法律來保障電子交易的安全，那麼電子簽章台灣是如何定義與規範呢？和我們一起快速掌握重點：
電子簽章法第2條第2款中明訂了電子簽章的定義：
電子簽章指依附於電子文件並與其相關連，用以辨識及確認電子文件簽署人身分、資格及電子文件真偽者。
也就是說，不論形式的文件、同意書、合約電子簽章合法依據有2個：
- 確認身分：可辨識及確認電子文件簽署人身分、資格
- 內容紀錄：電子文件內容可完整呈現且可日後取出供查驗
文件數位化
- 方便又快速完成簽署
- 縮短作業時間
- 協助邁向無紙化未來
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即刻體驗二、電子簽章怎麼用
科技這麼發達，什麼都能合成，萬一簽名被冒用怎麼辦？那如何確認電子文件簽署人的身分呢？這就要提到電子簽章與手寫簽章的差異了。
（一）電子簽章與手寫簽章的差異？
很多人會用手機、平板或電腦在電子文件上手寫簽名，或是把簽名檔放在電子檔裡，以為這就算是完成Word、PDF簽名，但這其實並不算是法律上的電子簽章。
因為文件的接收者，無法透過電子簽名辨識是否真的由「本人」簽署，其中存在太多偽造的可能，所以這種簽名其實依然歸屬於傳統簽名的範疇，只是手寫工具換成3C用品而已。
電子簽章在辨識簽署人方面，往往會透過加密技術和各項簽署記錄來作為電子簽章的真實性證據，如此電子簽名才算是法律認定的電子簽章，而數位簽章又經過第三方憑證機關把關，使其簽名具有唯一辨識性與不可否認性。
（二）Word電子簽章說明
因此我們日常拿到Word文件，把簽名檔去背貼上的那種簽名做法，其實並不能作為電子簽章使用，不僅是因為簽名難以辨識是否為本人所為，Word格式下載落地後，也比較容易有被編輯更動的風險，安全性和嚴謹度都偏低。
以Microsoft的Word來說，它所提供的電子簽章為數位簽章服務，在使用者已經取得簽章憑證的情況下，可傳送數位簽章的檔案、憑證，使接收者得以透過公鑰辨識該文件使否曾被攔截、竄改。
但Word電子簽章提供較為陽春的服務，比如說：使用Word簽署多需要簽署人收到檔案後，自行下載、簽好、存檔，再回傳給寄送人，步驟與流程繁瑣，也較花時間。
實際使用上其實還有諸多不便，例如難以使用手機編輯、設定簽名檔步驟繁瑣、僅記錄筆跡無其他生物資訊記錄、僅支援Word格式等等。
因此Word電子簽章在一般消費者簽保單、合約等少量文件時可用，但在文件來往量大的商業領域其實相對少用，更多人會選擇其他第三方電子簽名App，例如點點簽DottedSign，這些雲端電子簽名服務可以建立自動化流程，免除中間傳遞、下載的時間，並且用數位憑證能夠確保文件完整性、不被竄改，稽核軌跡也能記錄一舉一動。
正因為涉及到他人簽名，完善的簽名流程就顯得更為重要，點點簽DottedSign擁有多重防護跟驗證讓雙方簽的都安心。
（三）PDF電子簽章製作
面對PDF檔案，該怎麼進行電子簽章呢？一般人都會下載PDF檔案再以繪畫置入簽名並回傳Email，但如我們所解釋的，這過程其實嚴謹度相當低，過多文件下載也常常讓人面臨儲存空間不足的困擾，甚至是文件版本搞混，不小心簽錯文件版本，有可能造成難以預料的後果。
快看過來！你知道嗎？其實PDF簽名流程可以超簡化！以點點簽DottedSign的PDF電子簽章設定步驟為例：（教學步驟可參考：如何建立簽署任務邀請他人簽名?）
- 註冊點點簽DottedSign會員並登入
- 點擊＋號導入欲簽署之文件
- 輸入指定簽署者姓名、Email，可自由指定簽署順序
- 指派簽名欄位給簽署人
- 發送文件給簽署人
發文者還可於點點簽DottedSign中隨時追蹤文件簽署近況，並可設定自動發送提醒信給尚未簽署的人，若為多人團隊規模，管理者可控管成員權限及查看團隊使用數據，在組織管理上更加有條理。
收到簽署邀請的人，怎麼完成回簽呢？（教學步驟可參考：收受簽署邀請並簽署文件）
- 不論是用手機、平板或電腦，都可以從簽署邀請信或文件簽署連結打開文件
- 點選被指定簽名之欄位
- 加入簽名、印章、日期時間、文字等等（若已註冊為DottedSign會員，第一次加入簽名/印章後會自動儲存）
- 點選結束，接收OTP驗證碼並確認驗證
- 完成後送出簽署，最終版文件會自動寄給雙方留存
如果看文字還是不太清楚如何運作，底下還有3分鐘教學影片，讓你實際一瞧點點簽DottedSign文件不落地，全程線上建立自動化的超快速簽署流程！
不論是發文者上傳PDF指派欄位後，設定簽名對象email，或是收到簽署邀請方在同個線上流程完成簽署，整個數位過程軌跡都會記錄點點簽DottedSign雲端中，內容完整性及效力都更加嚴謹。
三、電子簽章數位簽章差別
說了這麼多，也許有些人還是會好奇電子簽章和數位簽章差別在哪？
簡單來說，數位簽章屬於電子簽章的一種形式，其保密性與資訊安全性更高。
電子簽章佐證簽署人身分的方式十分多元，可能有記錄筆跡、筆壓、速度、指紋或聲紋等生物資訊等等，其中數位簽章就是特指運用了演算法和金鑰加密技術的電子簽章。
使用數位簽章這種電子簽章申請憑證是必要條件，第三方憑證機關（CA）會發放只有本人知道的私密金鑰，可以透過私鑰來加密文件並傳送給他人，他人則可以向第三方憑證機關（CA）申請公開金鑰驗證，以驗證並解密電子文件。
而因為私鑰加密只有本人能使用，相當於數位身分，所以數位簽證又具有唯一辨識性與不可否認性，不可否認文件非本人所為。
（更詳細的數位簽章介紹，推薦參考：《數位簽章是什麼？認識數位簽章與憑證，文件傳送更安心！》）
四、電子簽章的好處
隨著企業e化與無紙化發展趨勢，電子簽章是你非知道不可的一項服務！電子簽章有哪些優於傳統簽章的好處呢？馬上來看看：
• 不再受到時空限制：即審即簽、隨時隨地都可以用手機、電腦或平板簽章。
• 大幅提高工作效率：秒速送達，透過網路傳送不用再跑郵局或請快遞寄件。
• 保護文件及簽署者：多重驗證，使已簽署的文件具有唯一辨識性與不可否認性。
• 幫助環保節省紙張：免消耗紙，節省影印時的紙張用量，幫助環保愛地球。
• 文件保存查閱便利：輕鬆查找，文件存放管理不再頭痛，任何資訊一鍵查。
而基於以上這些電子簽章的效益，導入電子簽章還有助於企業數位轉型，從以往紙本作業的繁複、低機動性中脫離出來，進入高效率的全數位化流程，不僅是線上簽署文件，還能即時掌握文件保存與調閱，進行更便利的團隊管理，為企業縮短時間與人力成本。
五、電子簽章APP工具推薦
點點簽DottedSign，數位化簽名流程專家
點點簽DottedSign與架構龐大的電子簽章系統不同，軟體空間輕巧不佔空間，採取雲端儲存功能，線上文件簽署即簽即傳，讓業務推展順暢無阻，客戶包含Hahow好學校、SoundOn、foodomo、Cyberbiz等等，是業界最值得信賴的電子簽名服務。
點點簽DottedSign，最快速、安全、效率的電子簽名服務
點點簽DottedSign具有簡易操作的介面設計，從創建簽署文件到對方簽署完成，雙方能即時掌握每一個流程，知道文件現在傳遞到哪一關，並且具備Email和KDAN（凱鈿）會員帳號的雙重身份驗證認證，另提供數位軌跡作為記錄，滿足安全性與法律效力條件。
✅操作直覺容易上手
✅即時發送簽署文件
✅自動推進簽署進度
✅團隊成員權限管理
✅MIT專人服務團隊
✅產品客製化服務彈性大
