麗臺科技導入點點簽電子簽名，完善外部電子化進程

傳統產業為順應電子化時代潮流，紛紛實施企業內部的無紙化運動，並開始重視企業 ESG 永續發展。但各個企業在規劃或執行數位轉型時，難免會受到內外部的阻礙，導致無法順利進行，或是使用率低而不符預期，因此選擇適合的工具及內部的支持，是企業能成功推動的重點之一。

點點簽團隊邀請到 麗臺科技 Leadtek 倉儲管理羅文彬副理，與我們探討麗臺科技如何進行企業內部電子化發展，以及導入點點簽電子簽名服務如何協助節約成本、持續推動全公司的節能減碳計畫。

點點簽導入前	．紙本簽署需轉回總部，各層簽核耗費時間，追蹤文件簽核進度困難．簽署後文件歸檔不僅花費時間也占用空間
點點簽導入後	．倉儲部門使用電子簽名讓每次的出貨作業縮短了一些時間，也相對的節省了總工時費用 ．改用電子簽核可以節省約30%的紙張使用 ．出貨作業時間縮短10%的時間
點點簽使用情境	．倉庫出貨單（考慮擴大運用到其他流程上使用） ．使用點點簽SaaS版

紙本簽核耗時，也造成資源浪費

問：尚未導入點點簽之前，倉庫以往如何簽署以及曾面臨的挑戰為何？

答：導入點點簽前就是使用紙本。因為公司總部與廠區在不同地點，簽核文件傳遞過程耗費時間，且仰賴人力追蹤簽核進度，無法即時知悉簽核狀況，事後紙本歸檔與查詢也麻煩。

問：請問導入點點簽契機為何？有評估過或使用過其他電子簽名產品嗎？

答：公司一直以來持續進行流程數位化的改善作業，公司的很多簽核流程也已經電子化，會導入點點簽也是數位化的考量。當初在評估時主要考量為價格和符合相關法規要求兩個條件，國外的廠商價格過高，在台灣的廠商中，點點簽的簽核程序都符合需求，每個環節都有記錄，流程很完善，因此公司的第一選擇就是點點簽了。

在公司內部表單使用環節，權限及對象已經設定好，主管如同意只要點選核准選項（打勾）即可完成，但在與外部溝通往來時對象並不特定，通常需要有簽名。點點簽在這樣的情境設計上正好符合公司的需求。從開始評估到實際使用大約花了一個月的時間，實際導入前也有試用點點簽，試用時就感受到使用上很簡單，包含給主管簽的月報表等文件都很符合需求，最後決定導入。

問：麗臺科技目前使用點點簽的單位，有包含總部嗎？電子化與紙本流程併存，彼此合作上會有衝突嗎？

答：目前點點簽尚只有工廠端在使用，優點是簽署完成後可以直接分類歸檔，檔案也比較好搜尋。其他單位有許多單據需要簽核，也有在評估導入點點簽的可能性與導入的時機點。目前點點簽使用到的簽核表單與其他目前使用的紙本簽核表單不同，因此不會有衝突。

導入合法合規的電子簽名服務，達成電子化目標

問：導入點點簽後及麗臺科技的內部電子化系統，有得到什麼效果呢？

答：麗臺內部簽核系統進行電子化多年，管理階層也都很支持，因為不同流程牽涉到的單位不同，複雜度也不同，需要跨部門溝通與梳理，點點簽目前在本司初步導入試用是使用在後端，流程相對簡單的作業上，的確明顯感受到其優點。

以目前單據來說，電子化可以節省96%的時間。不像以往一張單據書面傳遞層層簽核，過程很冗長或甚至可能單據遺失，或因簽核主管無法即時簽核而卡關。

問：是否會向其他人推薦使用點點簽呢？

答：會的，我們對外都會提到已經初步導入電子簽名。因為推動電子化的過程不容易，看到顧問公司或是廠商認為使用電子簽名很先進就很開心。以前使用各種單據，列印前套用排版，不同流程不同簽核關卡追蹤等等複雜瑣碎的事情，現在直接使用電子簽名直接跑關，方便許多。

問：請分享與點點簽團隊合作的感想

答：與點點簽團隊合作起來相當愉快，業務都會很快回覆、解決問題。因為公司太多部門，電子化後節省紙張的使用不僅省成本也能為環境保護盡一份心力，而且使用點點簽還有詳盡的紀錄不會遺漏，電子化是值得的。

符合需求的電子簽名服務，是完善企業數位轉型的關鍵

企業內部推動電子化，選擇符合企業需求的電子簽名工具，會是重要的考量之一。麗臺科技除了自行開發工作流程技術之外，也向外尋找適合不同表單及場合的電子簽名工具，其中符合該情境的，正是點點簽電子簽名服務。點點簽的合規性、易用性，以及點點簽團隊的協助下，成為麗臺科技電子化的一片拼圖，成為持續支持企業數位轉型的最佳夥伴。