企業 2024 年必備：「點點簽 2.0」優化升級 線上簽署更高效

點點簽（DottedSign）是由KDAN（凱鈿）所開發，提供符合台灣《電子簽章法》規範的數位化文件簽署流程服務，使用者的電子簽名和簽署流程全程受到加密保護並留有稽核軌跡等紀錄，提供快速且安全的簽署體驗。此外，點點簽提供雲端（SaaS）、客製化落地方案（On-premise）及API等軟體及技術整合，適用於各種規模企業的系統需求，加速工作效率。

點點簽持續收集市場及客戶聲音，並更新及升級體驗品質，2024 年釋出「點點簽 2.0」版本，推出總共13項新功能及功能優化，將電子簽名服務更貼近客戶使用情境。我們將針對三項重大功能及四大功能特色的介紹，讓您了解「點點簽 2.0」如何幫助企業簡化簽署流程，達到省時、高效且更優質的線上簽署體驗。

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目錄

一、點點簽 2.0：三項重大功能介紹 （一）合併簽署 （二）範本抽換底稿 （三）一鍵快速簽署 二、點點簽 2.0：四大特色提供更佳簽署體驗 （一）功能特色 1 – 更快完成簽署邀請 （二）功能特色 2 – 更流暢的欄位指派體驗 （三）功能特色 3 – 更省時省力的簽署體驗 （四）功能特色 4 – 更安全、更合規、更可靠 三、點點簽可應用之產業及業界案例

一、點點簽 2.0：三項重大功能介紹

本次「點點簽 2.0」釋出的三項重大功能，針對各種企業使用情境減少繁瑣的作業流程、加速簽署流程，實現企業高速、高效的工作目標。以下即介紹「點點簽 2.0」的三項重大功能以及其應用的方式：

（一）合併簽署

「合併簽署」是為了提高簽署效率而推出的強大功能。發文者在使用點點簽發起任務時，可以將多個檔案上傳，並且以一個簽署任務的狀態寄送至簽署者，簽署者也能在收到通知後一次完成多份文件簽署，減少漏信、文件少簽的狀況。

例如企業在與其他公司合作時，會有將合作契約及保密協議（NDA）一起簽署的情況，若還有需要同時簽署的其他文件，就非常適合使用合併簽署功能，協助企業提高簽約效率，加速推動業務的進行。

（二）範本抽換底稿

「範本抽換底稿」是為了文件有季節性或年度性更新而有重新替換需求所推出的便捷編輯功能。在點點簽後台設定內找到欲替換的範本，並進入到編輯模式後，即可以新文件取代原本的文件，且不會更動到原本已設定的簽署、日期等欄位的位置設定。只要在儲存範本前再確認是否要新增或刪減欄位，立即能重複使用新範本。

例如企業與委託方的業務合作上，會因為法規更新、換約、重新談條件等需求調整部分制式條文及合約內容，若要因此重新建立新的範本及欄位設定，容易消耗大量時間，此時「範本抽換底稿」功能就能成為您工作上的助手！

（三）一鍵快速簽署

「一鍵快速簽署」是為了有大量簽署欄位時提供的輕鬆簽署功能。以往在簽署時，必須點選每個簽名欄位後插入手寫簽名或印章，現在遇到有大量簽署欄位時，只要在第一個欄位選擇好簽名後，再點選尚未簽署的欄位時，系統直接套用前一次簽署時選用的簽名即可快速完成所有欄位的簽署，提高簽署效率。若有更換簽名的需求時，再次點擊欄位叫出選單，即可更換簽名。

例如企業內部一份文件有多個簽名欄位需要主管大量簽署時，身為簽署者的主管只要先選擇第一個簽名欄位的簽名樣式後，其他的欄位上即能輕鬆一點帶入簽名，幫助企業減少簽署流程耗費的時間和精力，提高工作效率。

二、點點簽 2.0：四大特色提供更佳簽署體驗

除了上述的三大項重點功能，「點點簽 2.0」的其他 10 項優化功能也提供發起者及簽署者更佳的簽署體驗，以下將此次的更新分為四大特色：

（一）功能特色 1 – 更快完成簽署邀請

• 一鍵儲存範本：您只要進入任務內打開選單，就能將自己發起的任務另存成範本，已建立的基本欄位設定將保留，並且可以在未來重複利用，提供有範本需求的用戶更便捷的儲存功能。「點點簽 2.0」商務方案全新升級將提供每位用戶至多 30 個範本的儲存數量，不用擔心範本不足的問題。

• 重新發起任務：讓您可將原本為取消狀態的文件，包含到期、拒簽、中止的簽署任務重新送出，且草稿維持發文者原有的欄位設定，減少再次設定的繁雜手續，若有需要也能重新編輯並開啟簽署流程。

（二）功能特色 2 – 更流暢的欄位指派體驗

• 「選擇鈕」與「核取方塊」優化：於 2023 年 11 月新優化的群組化選擇鈕及核取方塊，在這次的升級版本中優化最小尺寸限制，更符合實際使用上的需求及提升編輯的易用性。

• 新增圖片欄位：當需要在簽署任務的文件中要求簽署者上傳圖片說明時，發起者可在編輯時插入圖片欄位，可調整版面大小尺寸、移動至合適的位置。

• 複選選取與複製貼上：為加速發起任務的效率，您現在可以一次選取多個欄位移動，或是複製貼上。上述提到的圖片欄位也適用。

• 跨頁欄位位移：當文件有2頁以上且需要移動多個簽署及文字等欄位時，您可以彈性調整欄位跨頁拖曳至指定位置，提高編輯易用性。

（三）功能特色 3 – 更省時省力的簽署體驗

• 多格式夾檔優化：以往在簽署任務中，要求簽署者提供的附加檔案只能接受PDF檔，而「點點簽 2.0」則支援更多可上傳的檔案類型，包含 Word、Excel、PowerPoint、JPG、PNG、CSV、純文字檔等，省去轉檔的麻煩，且最多可上傳 15 個夾檔，讓您應用上更有彈性。

（四）功能特色 4 – 更安全、更合規、更可靠

• 時區設定：面對跨國商務合作需求，跨國商務合作需求，可透過設定時區功能，選擇偏好時區，更容易掌握簽署時間，協助提高與其他簽署者的溝通效率。

• 簽名欄位壓上時間日期：為符合各國的簽署習慣及即時確認簽名時間的需求，發文者可在點點簽的設定中選擇欲顯示的時區，瀏覽簽署任務時即可於文件的簽名欄位追蹤時間與日期，且日後調閱文件時可以更快掌握各簽署者的簽署日程。

• 稽核軌跡嵌入簽署完成檔：為確保更精確的簽署軌跡，簽署完成的PDF文件內會自動嵌入稽核軌跡，只要是有權限的用戶，打開PDF文件後點擊「迴紋針」圖示，即可取得附件的稽核軌跡，無需再進入點點簽中下載。

三、點點簽可應用之產業及業界案例

點點簽至 2023 年底的全球會員數已突破百萬，並累積超過 4,000 家不同規模的企業用戶導入點點簽的線上服務（SaaS）、API 和客製化落地方案（On-premise），其中不乏國內的指標企業，例如知名製造業大廠奇美實業導入點點簽後，與國外廠商的簽約時間由原本的 2 週縮短至 1 天，大幅減少作業時間和人力成本；旅遊業龍頭雄獅旅遊則將點點簽應用於旅客定型化契約的簽署流程中，除了減輕業務人員的負擔之外，相較與以往的紙本簽署，預計可省下 4.5 噸的用紙量。點點簽提供的電子簽名數位轉型解決方案，持續協助全球企業提升營運效益以及發展永續經營！

看過這次「點點簽 2.0」的功能介紹，是不是感受到電子簽名已經是當今企業不可或缺的工具呢？根據《 2022 臺灣中小企業轉型現況及需求調查》顯示，為因應疫情而加速的數位轉型進程，超過 9 成的中小企業已投入數位化發展。數位發展部也於 2023 年 6 月公告《電子簽章法》修正草案，並於 12 月函釋電子簽章技術促進經濟發展，明確認可電子簽章之效力。電子簽名服務點點簽不僅有線上簽署方案，也提供更有彈性的客製功能、系統整合的選擇，幫助企業達到全球提倡無紙化、節能減碳之目標。