導入點點簽協助 Life Assist 降低現場人員作業繁雜度，提高整體工作效率

總部位於日本東京的 Life Assist，自 2021 年成立以來一直提供專業的清潔和家居服務，通常被稱為「整理」業務。他們的核心服務包括全面的房屋清潔服務，例如清潔所謂的「囤積屋」、在房屋掛牌出售前進行清潔和準備，在死者去世前進行安排，以及處理死者的財產等。 Life Assist 另外也經營輕型貨運業務，因此需要經常與業主和個人司機簽訂合約。 Life Assist 的主要客戶是個人，但也時常有與企業客戶打交道的機會。

此篇企業專訪，點點簽團隊邀請到 Life Assist 總務部佐藤小姐，討論了他們的數位化旅程、決定採用點點簽的原因，以及數位化後的具體效果。 

點點簽導入前	．現場人員前往工作現場時需要攜帶的物品和設備很多，還要攜帶紙本合約和進行文件簽名，對現場人員是一種負擔。 ．使用紙本文件和合約需要繳納印花稅。 ．紙本簽約的手續複雜繁瑣，難度較高。
點點簽導入後	．節省印花稅：每月超過10,000日圓（約台幣2,200元）。 ．將每月 50-60 份紙本文件轉變為完全數位化的流程。 這一轉變使我們實現了全面的營運效率。 ．降低合約簽署的難度，消除了傳統紙本簽約的不便及遺失風險。
使用點點簽數位化的主要文件	僱傭契約、收據、基本合約、同意書

開始數位轉型的契機

問：在數位轉型之前，Life Assist 遇到了哪些困難？

佐藤：當工作人員前往清潔工作現場時，需要攜帶大量的設備和用品。 在數位化之前，人員還需要攜帶紙本合約到現場簽署後，才能開始現場工作。雖然只是一份合約，但也增加了需要攜帶的物品，因此清潔人員有時會在沒有簽訂合約的情況下返回，或者合約遺失。 此外，每簽訂一份紙本合約，公司都需要向政府繳納印花稅。 這些都是我們想要避免的問題。於是我們開始考慮進行數位化。

另外，當業務量大時會需要僱用很多兼職人員，每個月會產生約50〜60份文件，而處理這些文件的工作人員大約5〜6人。 使用紙本系統管理這些兼職員工的合約、收據和聯絡資訊非常困難，需要實體空間儲存紙本又耗費人力，有時又會很難找到想找的資訊。 這也是我們希望透過數位化管理解決的問題。

選擇點點簽的決定因素：性價比與品質

問：讓您開始想了解點點簽的原因為何？

佐藤：我們是透過網路搜尋關鍵字「電子簽名」找到了點點簽。 點點簽名列在一個產品比較網站中，其中產品的描述有提到成本效益佳， 所以我們決定嘗試看看。

問：最後選擇點點簽的決定性因素是什麼？

佐藤：最大的因素是成本考量。 除了點點簽外，我們也考慮過其他四家類似的服務，但都不符合我們的預算。 此外，點點簽是一項以電子簽名為中心的服務，沒有太多複雜的附加功能描述和隨之而來的成本結構。 加上使用者體驗非常簡單且易於使用，是我們最終決定使用點點簽的的原因。

問：實際使用後的感受如何？

佐藤：點點簽的設計讓使用者可以以手寫方式真實簽名，不像大多數其他類似服務的設計是在文件上輸入電子簽名，也有使用印章的選擇，體驗很好。 在正式採用點點簽之前的試用期間，點點簽的業務人員非常專業和禮貌讓我留下了深刻的印象。 每當我們在系統操作或理解遇到困難時，業務人員都會立即提供支援，解釋非常清晰，讓我們很安心。

導入結果：業務效率提高、現場人員的工作便利性增加、成本降低

問：導入點點簽之後的結果如何？

佐藤：隨著點點簽導入後，現場工作人員也就不再會遺失合約文件，簽訂合約所需的時間也大幅縮短。 現在我們可以在工作開始前提前將報價單和合約一起發出並取得客戶同意與簽名， 當工作人員到現場即可開始現場作業，節省了現場簽約的時間。 若有客戶在第一次聯繫我們時就想要檢閱合約，也能因為電子化更容易做到。

使用點點簽確實有助於減少現場人員的麻煩。 由於一切前置作業都能事先以點點簽確認，工作人員到現場進行工作時不會出現混亂的狀況，可以直接開始現場工作。 至於管理兼職人員，使用點點簽也有助於簡化流程和管理。

從財務角度來看，透過採用點點簽，每月在印花稅一項就可以節省高達 10,000 日圓（約台幣2,200元），累積起來非常可觀。 整體而言，導入點點簽改善幫助我們改善工作流程，也提升了工作效率。

數位轉型的未來展望：幫助人們整理健康生活

問：Life Assist 在未來的業務展望或想要拓展的領域為何呢？

佐藤：許多人不願或不能整理自己生活是因為有心理壓力或其他困難。Life Assist 希望支持這些人過著健康的生活。 像我們這樣的公司不多，而且面臨許多挑戰，但我們希望與心理支援服務等其他各方面的合作，擴大服務範圍與視野。 我們希望家事支援和整理業務協助人們好好照顧自己，進而增加幸福感。