點點簽協助 Nettower 大幅減少店內文書工作負擔 – 每年超過 1,000 份人事文件無紙化

此訪談於2023年5月以日文發行，並於2024年翻譯與改寫為以下中文版。

成立於2000年的Nettower，初衷在於將台灣盛行的珍珠奶茶飲料引進日本。隔年Nettower在日本開設了第一家珍珠奶茶工廠，並推出批發業務。此後，他們以「珍珠夫人」品牌開始擴展飲食業務，截至2023年止在日本擁有44家分店，包括販售珍珠奶茶的專賣店和咖啡店。Nettower於2022年開始導入點點簽於日常運營中，主要是為了數位化人力資源相關文件和工作流程。

點點簽團隊邀請來自Nettower的HR夥伴，分享他們在導入點點簽之前遇到的挑戰、導入點點簽帶來的改變，以及數位化對其日常營運的幫助。

導入點點簽前的挑戰	1. 各店的店經理同時要經營業務也要處理文件，管理困難。 2. 以紙本管理文件時，除了每一位新員工都需要填寫與簽署超過10份文件以外，將文件寄送總部用印、用印後再郵寄每份副本給員工，產生的郵寄成本也很可觀。 3. 店經理必須逐一指導新員工填寫每份文件，非常佔用時間。
導入點點簽後的效果	1. 大幅減少文件處理時間和人力成本，店經理能專注於店面管理和為客戶服務。 2. 當在系統內完成簽名時，副本即以電子方式發送給員工，節省郵費和紙張成本。 3. 新員工可以參考使用手冊填寫表格與完成電子簽名，降低店經理指導的成本與時間。
使用點點簽的主要文件	僱傭合同、勞動條件通知書等。

每年超過1,000份文件無紙化

問：Nettower 如何使用點點簽具體進行文件無紙化？

我們使用點點簽將內部的整套招募文件進行數位化。主要文件涉及人力資源和勞工事務，例如僱傭合同和勞動條件通知書等。基本上，點點簽用於所有新員工入職時所需的文件。

問：四月有很多新員工到職（日本的求職季節為每年三月到四月），請問每月會產生多少文件呢？

由於幾乎每天都有新的兼職人員到職，我們沒有準確算出數量，但從導入點點簽（2022年）至今大約一年五個月的時間裡，在點點簽系統上標記為「已完成」的文件約有1,205份。

也因為一直有員工到職，幾乎每天都會有僱傭合約或類似人事方面的文件簽署發生，數量每個月有所不同，但我們幾乎每天都使用點點簽。

導入點點簽的決定因素：與其他服務商相比的價格優勢

問：您是如何得知點點簽，以及是什麼原因促使導入？

我們透過公司老闆的朋友介紹認識到點點簽。我個人在之前的工作中使用過不同的電子合約工具。在評估導入電子合約工具時，點點簽的價格與其他公司相比有壓倒性優勢，因此毫無疑問地選擇點點簽。

問：您現在使用哪一種點點簽訂閱方案？

答：我們正在使用商務方案。在日本市場內有提供電子合約工具的方案中，點點簽與其他公司的功能大多相同，但價錢更友善。我們對此感到由衷感謝。

導入點點簽後的效果：大幅減少店內員工的工作負擔

問：點點簽幫助解決的問題有哪些呢？

從人力資源和勞工事務的角度來看，以紙本管理文件時，內部規定要求每位新員工需填寫超過10份文件，並在每月底前統整提交給總部。

店經理必須在經營店內業務的同時處理這些行政工作，導致面臨各種挑戰，例如文件因此收集不完整或因為需寄送文件而產生郵資成本。使用點點簽後，只要簽名流程在系統內完成，文件的副本就會自動發送給簽署者，這確實大大提升工作效率。不僅促進了無紙化操作，還大幅降低了店經理的業務量和時間成本，可以明顯感受到店內員工的負擔有減輕。

問：在採用點點簽之前的工作流程是什麼？

在採用點點簽之前，店經理必須逐份文件檢查，接著提交文件至總部進行公司用印，再由總部郵寄文件副本給員工。Nettower每年必須更新兩次僱傭合約，更新前需先將紙本僱傭合同分發給各店的所有兼職人員進行個人簽章。然而，有的員工可能忘記帶個人印章而導致簽章延遲等問題，回收文件很困難。此外，當發送的合約多達數百份時，會需要大量的紙張。

另外，使用紙本的時候，店經理必須對每位員工指導如何填寫每份表格。現在，新員工只需參考系統的操作手冊即可順利完成。所有文件也可以在總部事先處理，節省了時間並減少了店經理的負擔。

問：數位轉型的整體效果是什麼？

Nettower 在日本的44家分店中有許多兼職員工，您可以想像兼職員工的流動率以及我們在數位化前必須處理的文件量有多龐大。現今的世界又非常強調隱私保護，文件若遺失會是一個很大的問題，並可能損害公司的商譽。

數位化不僅有助於減少員工在體力上消耗（包含之前提到的指導填寫文件、郵寄文件、用印等），也能減輕精神壓力。數位化後，由於一切都儲存在點點簽的雲端中，也就沒有遺失文件或個資的風險，也不用處理員工忘記攜帶個人印章而無法完成簽署等問題。